Пояснення методу критичного шляху
Коли ви керуєте складним проєктом із великою кількістю мінливих умов і нечіткими термінами, може бути важко виконати його вчасно та в рамках бюджету. Існує широкий спектр інструментів управління проектами, які можуть допомогти вам досягти цих цілей, одним із яких є метод критичного шляху (МКШ).
То що таке критичний шлях?
МКШ — це метод моделювання проєкту, який використовується для аналізу, планування й визначення графіків складних проєктів. По суті, метод критичного шляху вимагає, щоб ви перелічили всі дії, які необхідно виконати для завершення проєкту, тривалість кожної дії та залежності між цими діями. Сам по собі критичний шлях — це найбільша кількість часу, яка знадобиться для завершення всього проєкту. Він дає вам уявлення про те, як найкраще структурувати графік проєкту, щоб забезпечити його виконання вчасно та з мінімальними витратами. Простіше кажучи, метод критичного шляху допомагає зрозуміти оптимальні терміни для завершення вашого проєкту.
Історія аналізу критичного шляху
МКШ було розроблено наприкінці 1950-х років Джеймсом Е. Келлі з Remington Rand і Морганом Р. Волкером з DuPont. Вони намагалися знайти шляхи зниження витрат, пов’язаних із зупинками й перезапусками заводів, які були спричинені неефективним плануванням. Вони виявили, що зайвих витрат можна уникнути, якщо забезпечити виконання потрібних завдань у потрібний час замість того, щоб ускладнювати проблему, залучаючи додаткову робочу силу.
Келлі й Уокер опублікували статтю про своє дослідження в 1959 році, хоча в компанії DuPont відмовилися від цього методу після зміни керівної групи, яка відповідала за неї. Приблизно в той самий час ВМС США і Буз Аллен Гамільтон розробили аналогічну методику під назвою PERT (Метод оцінки й аналізу програм), звідки й виник термін «критичний шлях». Насправді, аналіз критичного шляху бере свій початок від деяких методів DuPont, розроблених ще на початку 1940-х років, коли цей аналіз сприяв успіху проєкту «Манхеттен».
Хоча на початку 1960-х років зацікавленість у методі критичного шляху в DuPont зменшилася, кілька інших компаній почали використовувати його для керування великими проєктами, зокрема Mauchly Associates і Catalytic Construction. Спочатку для використання МКШ були потрібні громіздкі й спеціалізовані комп'ютери. Як наслідок, вартість управління проєктом за допомогою методу критичного шляху була значною перешкодою. Однак після комп'ютерної революції та інновацій в галузі апаратного й програмного забезпечення з'явилася можливість керувати плануванням на стандартному настільному комп’ютері, унаслідок чого використання методу критичного шляху набуло значно більшого поширення.
Як працює управління проєктом за допомогою методу критичного шляху?
Перший етап методу критичного шляху складається з чотирьох основних кроків. Нижче наведено докладніший опис того, як вони працюють.
- Складіть перелік усіх завдань і дій. У першу чергу потрібно вказати всі завдання та дії, необхідні для завершення проєкту, у структурі розподілення робіт (WBS). Взагалі, цей перелік має включати лише критичні завдання та дії вищого рівня (а не дрібні деталі), інакше, якщо буде включено детальний огляд усіх видів діяльності, аналіз критичного шляху може стати занадто складним для керування.
- Розрахуйте тривалість кожного завдання. По-друге, потрібно буде розрахувати найдовший час, протягом якого необхідно виконати кожне завдання критичного шляху. Звичайно, тривалість виконання завдання має бути приблизною, тому зробіть обґрунтоване припущення, керуючись власним досвідом і знаннями ваших колег. Також потрібно буде вказати найбільш ранню дату початку й завершення кожного завдання, не затримуючи виконання проекту.
- Установіть залежності завдань. Далі потрібно зібрати будь-які залежності завдань, коли перша дія або попереднє завдання визначає дату початку наступного завдання. Щоб розібратися із взаємозалежними завданнями вашого проєкту, поставте собі такі запитання, коли складаєте перелік дій:
а. Яке завдання необхідно виконати до того, як розпочати це завдання?
б. Яке завдання потрібно виконати відразу після цього завдання?
в. Яке завдання має бути завершено одночасно з цим завданням?
- Запишіть основні етапи проекту. Нарешті, важливо вказати основні етапи проєкту, а також результати проєкту.
Після того як ви зберете всі ці дані, потрібно буде побудувати модель для візуалізації всіх дій у рамках проєкту. Існує кілька різних моделей, які ви можете використовувати — від простих графіків і мережевих діаграм до діаграм Ганта. Потім, використовуючи цю модель, можна визначити критичний шлях самого проєкту. Нагадаймо, що це найдовший шлях ваших запланованих дій до завершення проєкту, а також найбільш ранні та найбільш пізні дати й терміни, коли може розпочатися кожна дія, не спричиняючи затримки проекту. Модель також покаже найдовший відрізок часу, необхідний для завершення проєкту.
Розробивши критичний шлях, ви можете визначити, які його елементи є «критичними діями», а які можна віднести до «загального резерву» (тобто, які можна відкласти без подовження проєкту). Потім ви можете використовувати цю інформацію для швидкого відстеження часу початку певних завдань, скорочення часу проєкту, якщо потрібно, та ефективнішого управління ресурсами.
Переваги методу критичного шляху
Управління проєктом за допомогою методу критичного шляху надає кілька важливих переваг. Перш за все, це допомагає керівникам проєктів визначити найважливіші завдання у межах проєкту. Якщо будь-яка з критично важливих дій почнеться пізніше або триватиме довше, ніж очікувалося, це вплине на весь проєкт. Таким чином, менеджерам проєктів корисно мати план проєкту, який визначає, якими завданнями потрібно керувати ретельніше, ніж іншими. Також важливо враховувати той факт, що аналіз критичного шляху може скоротити терміни проєкту. Після проведення аналізу ви зможете побачити завдання, які найкраще підходять для скорочення тривалості.
Крім того, управління проєктом за допомогою методу критичного шляху може значно полегшити процес оцінки ризиків. Після того як ви встановите взаємозалежності завдань, буде відносно просто зрозуміти, як пропущений термін вплине на наступний результат. Крім того, аналіз критичного шляху надає керівникам проєктів ідеальну основу для вимірювання фактичного й очікуваного прогресу проєкту. Відстежуючи результати за вихідними базовими показниками, ви можете визначити причини низької ефективності та вжити заходів, щоб виключити їх зі свого робочого процесу.
Чи підходить мені метод критичного шляху?
Аналіз критичного шляху можна використовувати майже для будь-якого типу проєктів, зокрема для досліджень, проєктування, розробки продуктів, розробки програмного забезпечення, конструювання тощо. Якщо наведені твердження застосовні до проєкту, який ви розпочинаєте, то метод критичного шляху може бути доречним:
- Дії в рамках проєкту чітко визначені, і їх завершення сигналізуватиме про завершення проєкту.
- Дії в рамках проєкту впорядковані та мають виконуватися послідовно. Наприклад, матеріали для будівельного проєкту необхідно придбати до початку фактичного будівництва.
- Дії в рамках проєкту може бути зупинено й розпочато незалежно в межах заданої послідовності (не враховуючи безперервні процеси, як-от переробка нафти).
Як бачите, управління проєктами за допомогою методу критичного шляху може бути придатним для широкого кола галузей і проєктів. Але не обов'язково застосовувати цей метод повністю, щоб скористатися його перевагами. Якщо якійсь елемент МКШ вам підходить, може бути корисно інтегрувати його в процес управління проєктом. Зрештою, здатність адаптуватися є однією з ключових якостей успішного керівника проєкту.
Використання методу критичного шляху у своїй команді
Тепер, коли ви знаєте трохи більше про метод критичного шляху, варто подумати про те, як можна використовувати його у своїй організації. Dropbox пропонує кілька інструментів, які можуть допомогти вам реалізувати аналіз критичного шляху. Наприклад, Dropbox Paper може допомогти вам керувати всією послідовністю проєктних завдань з одного інтерфейсу, що робить його ідеальним інструментом управління проєктом за допомогою методу критичного шляху. По-перше, використовуйте шаблон планування проєкту, щоб керувати учасниками вашої команди на кожному етапі проєкту. Потім делегуйте завдання відповідним членам команди, створюйте списки справ, щоб ваш проєкт рухався в оптимальному темпі, і використовуйте інструменти керування завданнями, щоб мати професійне бачення завдань, призначених вашій команді. Також можете представити своїй команді метод критичного шляху проєкту за допомогою інструментів на кшталт Dropbox Capture. Зробіть запис екрана з інструкціями, чітко визначивши послідовність дій, і надішліть запис працівникам, щоб вони могли звірятися з ним.
Висновки
Зрештою, метод критичного шляху забезпечує вам чіткість і пропонує візуальне зображення всього робочого процесу вашого проєкту від початку до кінця. Визначивши «критичний шлях», ви можете забезпечити розподіл ресурсів на найважливіші завдання й оптимізувати швидкість завершення та виконання критичних проєктів.
