BNIM

ปรับขั้นตอนงานให้ง่ายขึ้นในระหว่างการขยับขยาย

BNIM ออกแบบอาคารที่มีดีมากกว่าแค่รูปลักษณ์ที่สวยงาม และชนะรางวัลระดับชาติด้านความยั่งยืนและการใช้พลังงานที่มีประสิทธิภาพ ความสำเร็จนี้ทำให้บริษัทได้ขยายออกไปนอกสำนักงานใหญ่ในเมืองแคนซัสซิตี และเปิดสำนักงานใหม่อีกเจ็ดแห่งทั่วสหรัฐอเมริกา แต่เมื่อพนักงานในหลายสำนักงานต้องทำงานร่วมกัน กระบวนการที่มีอยู่กลับเป็นอุปสรรคของการเติบโต แต่ละสำนักงานมีไดรฟ์เครือข่ายที่แยกกัน ทำให้พนักงานและที่ปรึกษาในต่างเมืองประสบปัญหาในการทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะเมื่อต้องใช้งานไฟล์ที่ซับซ้อน เช่น โมเดล 3-D Autodesk Revit Erin Gehle ผู้อำนวยการฝ่ายสื่อสารกล่าวว่าวันครบกำหนดการเสนองานมาเร็วกว่าที่คาดไว้ เพราะสถาปนิกต้องอัพโหลดไฟล์ขึ้นไปไว้บนเซิร์ฟเวอร์คืนก่อนวันครบกำหนด Gehle กล่าวว่า “เราได้ลงทุนอย่างมากเพียงเพื่อการสื่อสารเท่านั้น” เมื่ออยู่นอกสำนักงาน สถาปนิกต้องวุ่นวายกับ VPN และซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการ ซึ่งเป็นปัญหาที่เกิดซ้ำๆ ทุกครั้งที่มีคนแก้ไขงาน “เครื่องมือที่มีอยู่ของเราทำงานไม่ดีนักเมื่อต้องแบ่งปันไฟล์โมเดล Revit ขนาดใหญ่ๆ” Paul Waters ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีกล่าว “เราจึงต้องใช้วิธีการอื่นแทน” พนักงานได้เริ่มใช้บัญชี Dropbox ส่วนตัวด้วยที่อยู่อีเมล BNIM ของตนเองเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ หลังจากพิจารณาผู้ให้บริการคลาวด์ระดับองค์กรหลายราย ก็ไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไม Dropbox จึงนำหน้ามาก่อนใคร “เมื่อมองแบบไม่ยึดติดกับอุปกรณ์แล้ว Dropbox สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด” Waters กล่าว

แผนใหม่สำหรับการทำงานร่วมกัน

สำหรับพนักงาน BNIM กระบวนการตั้งแต่ร่างคอนเซ็ปต์ไปจนสร้างพิมพ์เขียวนั้นง่ายดายขึ้นมากตั้งแต่เริ่มใช้ Dropbox Gehle กล่าวว่าแทนที่จะต้องเสียเวลาหลายๆ ชั่วโมงในการหาทางเลี่ยงข้อจำกัดของเซิร์ฟเวอร์ พนักงานสามารถเริ่มการขอไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งระบบจะแนะนำให้ผู้รับเพิ่มเนื้อหาลงในโฟลเดอร์ที่เจาะจง เธอกล่าวว่า “เมื่อที่ปรึกษาอ่านเอกสารข้อเสนอแล้วต้องการดูรูปภาพตัวเลือก ก็สามารถทำได้ง่ายๆ ค่ะ” ตอนนี้ทีมสถาปนิกและวิศวกรสามารถทำซ้ำโมเดลได้อย่างง่ายดายในโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน เมื่อพร้อมจะส่งแบบให้ลูกค้าดู พวกเขาก็ใช้ลิงก์ที่แบ่งปัน ซึ่งทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องขนาดหรือประเภทของไฟล์ และตอนนี้พนักงานของ BNIM ก็สามารถแบ่งปันเอกสารเหล่านี้ให้กับลูกค้าที่ใช้อุปกรณ์มือถือได้ ช่วยให้สามารถมองเห็นภาพคอนเซ็ปต์ในช่วงแรกเริ่มได้ง่ายขึ้นเมื่ออยู่ที่ไซต์งาน Gehle กล่าวว่า “ในตอนนี้การทำงานบนโทรศัพท์มือถือนั้นราบรื่นขึ้นมากจริงๆ ค่ะ เมื่อเทียบกับการโหลดอีเมลหรือการพยายามดาวน์โหลดไฟล์” การเปลี่ยนไปใช้ Dropbox ยังช่วยให้ BNIM วางใจได้ว่าเอกสารซึ่งเป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัทนั้นจะปลอดภัยอยู่เสมอ Water เรียกแผงควบคุมของผู้ดูแลทีมว่า “ตัวช่วยอันยิ่งใหญ่” ซึ่งทำให้ BNIM สามารถควบคุมข้อมูลได้ดียิ่งขึ้นผ่านคุณสมบัติต่างๆ เช่น การลบข้อมูลระยะไกล ซึ่งทำให้ทีมไอทีสามารถลบไฟล์ออกจากอุปกรณ์เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัทได้

เวลาในการตอบสนองที่รวดเร็วขึ้น

Dropbox ช่วยให้พนักงาน BNIM ประหยัดเวลา เช่นเดียวกับตึกที่บริษัทออกแบบช่วยลูกค้าประหยัดพลังงาน Gehle กล่าวว่า “ไม่ต้องคอยโอนย้ายไฟล์กลับไปในเครือข่ายตอนดึกๆ อีกต่อไปแล้ว” ลูกค้าเองก็สังเกตเห็นว่าบริษัทส่งงานได้รวดเร็วขึ้น “บริการนี้ได้พลิกโฉมความสามารถในการตอบสนองอย่างฉับไวของเรา อีกทั้งยังช่วยสร้างชื่อเสียงด้านการตอบสนองที่รวดเร็ว ตระหนักรู้ และใส่ใจในงานด้วย ซึ่งลูกค้าพอใจมาก” แผนกไอทีของ BNIM ได้รับผลแบบเดียวกันในด้านความเร็วและประสิทธิภาพเมื่อใช้ Dropbox Waters คาดว่าบริการนี้ได้ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการไอทีลงไปถึง 40% “ตัวอย่างเช่น แทนที่จะต้องถามผู้ใช้ที่ทำไฟล์หายว่า ‘คุณต้องการกู้คืนไฟล์นั้นวันไหน’ ผู้ใช้สามารถทำได้ด้วยตัวเองเลย” เขากล่าว ในฐานะทีมไอทีที่ตามทันความต้องการของธุรกิจอยู่เสมอ เวลาในส่วนที่ประหยัดเพิ่มมาได้นี้ทำให้ BNIM สามารถก้าวล้ำนำวงการอยู่เสมอ “เราพยายามทำให้ BNIM ก้าวทันเทคโนโลยีล่าสุดอยู่เสมอ และมองหาวิธีใหม่ๆ ในการยกระดับกระบวนการออกแบบ” Waters กล่าว “ดังนั้นการที่เราสามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจนี้ได้จึงเป็นเรื่องที่ยอดมากครับ”