BNIM

Förenklar arbetsflödena när företaget växer

BNIM utformar byggnader som gör mer än bara ser eleganta ut och man vinner nationella priser för hållbarhet och energieffektivitet. Framgången har lett till att företaget har expanderat bortom huvudkontoret i Kansas City och har lanserat sju nya kontor i USA. Men när det blev dags för personal på olika platser att samarbeta blev det tydligt att befintliga processer bromsade tillväxten. Varje kontor hade en separat nätverksenhet, vilket gjorde det svårt för kollegor och konsulter i olika städer att samarbeta, speciellt när de skulle hantera komplexa filer som 3-D Autodesk Revit-modeller. Offertdeadlines kom obehagligt nära när arkitekter skulle ladda upp filerna till servern kvällen innan deadline, enligt Erin Gehle, kommunikationschef. ”Vi behövde bygga in stora marginaler bara för kommunikationen”, säger Gehle. Utanför kontoret brottades arkitekter med VPN och projektledningsprogram, en kamp som upprepades varje gång någon gjorde en ändring. ”Våra befintliga verktyg klarade inte att dela stora Revit-modeller”, säger Paul Waters, IT-chef. ”Vi behövde använda andra metoder.” För att kringgå alla de här problemen började anställda använda personliga Dropbox-konton under sina BNIM-mejladresser. Efter att ha utvärderat ett antal molnleverantörer för företag var det inte någon överraskning att Dropbox blev den tydliga vinnaren. ”Från en enhetsagnostisk synpunkt var Dropbox den enklaste lösningen att använda”, säger Paul Waters.

En ny samarbetsplan

För personalen på BNIM har processen från koncept till ritning blivit mycket smidigare efter att man började använda Dropbox Gehle säger att i stället för att slösa timmar på att kringgå serverbegränsningarna kan anställda snabbt skapa en filinlämning som mottagarna använder för att lägga materialet i en specifik mapp. ”När en konsult tittar på ett förslag och vill se en annan bild är detta lätt att ordna”, säger hon. Team med arkitekter och tekniker kan nu enkelt arbeta på modeller i delade mappar. När de är redo att skicka förslag till kunder använder de delade länkar, vilket har eliminerat oron över filstorlekar och filtyper. BNIM-anställda kan nu dela många av dokumenten med kunder på mobila enheter, vilket gör det enklare att visualisera tidiga koncept ute på byggena. ”Nu är det mycket enklare att arbeta i mobilen i stället för att läsa in e-postbilagor eller försöka ladda ner en fil”, säger Gehle. Övergången till Dropbox har också gett BNIM nödvändig försäkran om att de interna företagsdokumenten alltid är säkra. Waters kallar adminkonsolen en ”räddningsplanka” som ger BNIM större kontroll över data med funktioner som fjärradering, vilket gör att IT kan ta bort filer från enheter när anställda lämnar företaget.

Snabbare responstider

Dropbox hjälper anställda på BNIM att spara tid – precis som byggnaderna som företaget konstruerar hjälper kunderna att spara energi. ”Inga fler sena nätter när vi flyttar filer tillbaka till nätverket”, säger Gehle. Kunderna har också noterat de snabbare handläggningstiderna. ”Tjänsten har helt omvandlat vår förmåga att reagera snabbt. Den förbättrar vårt rykte om att vara lyhörda, medvetna och intresserade. Kunderna uppskattar det.” BNIM:s IT-avdelning har sett en liknande effekt på hastighet och effektivitet med Dropbox. Waters beräknar att tjänsten har minskat IT-ledningens fasta kostnader med 40%. ”Exempelvis slipper vi fråga en användare som tappat bort en fil ”Vilken dag behöver du få den återställd?” Nu kan användarna göra det själva”, säger han. För det affärssmarta IT-teamet hjälper tidsbesparingen BNIM att kunna ligga i framkant. ”Vi strävar efter att BNIM ska ligga i framkant av tekniken och hitta alla nya sätt att förbättra designprocessen”, säger Waters. ”Så det är fantastiskt att få den här effektiviseringen”.