BNIM

회사 확장에 따른 워크플로 간소화

BNIM은 아름다운 외관 이상의 가치를 제공하는 건물들을 설계하며 지속 가능성과 에너지 효율성 부문에서 내셔널 어워드를 수상했습니다. 이러한 성공은 회사의 확장으로 이어졌고, 캔자스시티에 위치한 본사 이외에도 미국 전역에 7개의 새로운 지점을 설립하게 되었습니다. 하지만 기존의 프로세스는 서로 다른 지점에서 근무하는 직원들 간의 협업을 제한하며 성장을 저해하는 요소로 작용했습니다. 지점마다 별도의 네트워크 드라이브를 사용했기 때문에 다른 지점의 동료, 컨설턴트와의 협업이 어려웠고, 특히 3D Autodesk Revit처럼 복잡한 파일을 다루기는 더욱 힘들었습니다. 커뮤니케이션 책임자 Erin Gehle은 건축가들이 마감 하루 전에 파일을 업로드해야 해 기획서 마감 시한이 생각보다 더 촉박했다고 설명합니다. "오직 커뮤니케이션만을 위해 많은 것을 투자해야 했다"라고 Gehle이 이야기합니다. 건축가들은 사무실 외부에 있을 때면 VPN 연결과 프로젝트 관리 소프트웨어 때문에 골치를 앓았습니다. 이러한 문제는 누군가가 파일을 수정할 때마다 반복적으로 발생했습니다. IT 책임자 Paul Waters는 "기존에 사용하던 도구는 대용량 Revit 모델 파일을 공유하기에 적합하지 않았다. 다른 메커니즘이 필요했다"라고 말합니다. 이 문제를 해결하기 위해 직원들은 BNIM 이메일 주소로 Dropbox 개인용 계정을 사용하기 시작했습니다. 수많은 엔터프라이즈 클라우드 공급업체를 평가한 후, Dropbox가 확실한 승자가 된 것은 그리 놀라운 일이 아니었습니다. Waters는 "장치의 구애 없이 사용할 수 있는 솔루션 중에서 Dropbox가 사용하기 가장 편리했다"라고 말합니다.

협업의 새로운 청사진

Dropbox 도입 후 콘셉트를 설계도로 옮기는 과정이 훨씬 매끄러워졌습니다. Gehle은 직원들이 서버의 제약 때문에 다른 방법을 찾는 데 시간을 낭비하는 대신 요청을 받은 사람이 파일을 특정한 폴더에 추가할 수 있도록 안내해주는 파일 요청 기능을 바로 시작할 수 있게 되었다고 말합니다. "컨설턴트가 기획서를 훑어본 후 대체 이미지를 보고 싶어 할 때 그 과정이 매우 쉽고 간편하다." 건축가와 엔지니어로 구성된 팀은 이제 공유 폴더에 저장된 모델로 간편하게 반복 작업을 할 수 있습니다. 고객에게 설계도를 전송할 준비가 되면 공유 링크를 사용하면 되어 파일의 용량이나 유형을 신경 쓰지 않아도 됩니다. 이제 모바일 장치로도 클라이언트와 다양한 문서를 공유할 수 있어 현장에 있을 때도 초기 콘셉트를 시각화하는 작업이 수월해졌습니다. Gehle은 "휴대폰으로 업무를 보면 이메일을 로딩하거나 파일을 다운로드하는 것보다 훨씬 편리하다"라고 말합니다. Dropbox 도입 후 회사 기밀문서가 언제나 안전하게 보관되어 마음의 평안도 얻을 수 있었습니다. Waters는 관리 콘솔을 '구세주'라고 부릅니다. 원격 삭제 등의 기능 덕분에 데이터에 대한 제어가 강화되어 IT 부서가 퇴사하는 직원의 장치에서 파일을 삭제할 수도 있게 되었기 때문이죠.

대응 시간 단축

BNIM이 설계한 건물이 클라이언트가 에너지를 절약하도록 도와주듯이 Dropbox는 BNIM 직원들의 시간 절약을 도와주고 있습니다. Gehle은 "파일을 네트워크에 전송하느라 밤늦게까지 야근을 해야 할 필요가 사라졌다"라고 말합니다. 고객들 역시 작업에 소요되는 시간이 단축된 것을 체감하고 있습니다. "Dropbox 덕분에 신속하게 대응할 수 있는 능력을 갖출 수 있었다. 즉각적인 대응과 인식, 관심으로 인해 회사의 평판도 좋아졌다. 클라이언트도 이 점을 높게 평가한다." BNIM의 IT 부서도 Dropbox 도입 후 속도와 효율성 면에서 이와 비슷한 효과를 봤습니다. Waters는 Dropbox 덕분에 IT 간접 관리비가 40% 감소한 것으로 추정합니다. "예를 들면, 파일을 잃어버린 사용자에게 '파일을 어떤 날짜로 복원할까요?'라고 묻는 대신 사용자가 직접 파일을 복원할 수 있다"라고 Waters는 설명합니다. 이렇게 절약한 시간 덕분에 BNIM은 최첨단 기업의 자리를 유지할 수 있었습니다. Waters는 "BNIM은 설계 프로세스를 개선하기 위해 최첨단 기술을 사용하고 새롭게 출현하는 모든 기술을 검토한다. 그 결과로 간접 비용을 이렇게나 줄일 수 있다는 게 정말 놀랍다"라고 말합니다.