BNIM

Спрощення виробничих процесів під час розширення

BNIM конструює будівлі, які не лише мають чудовий вигляд, але й здобувають державні нагороди за екологічність й енергоефективність. Цей успіх привів до того, що компанія розширилась за межі своєї штаб-квартири в Канзас-Сіті, створивши 7 нових офісів по всій території США. Але коли настав час співпрацювати колегам, які перебували в різних місцях, стало ясно, що діючі тоді процеси заважали зростанню. Кожен офіс мав свій окремий мережевий диск, що ускладнювало співпрацю співробітників і консультантів із різних міст, особливо коли вони мали справу зі складними файлами, такими як 3-вимірні моделі у форматі Autodesk Revit. За словами директора з комунікацій Ерін Геле, кінцеві терміни ніби несподівано підкрадалися та наставали раніше, ніж очікувалося, оскільки архітекторам доводилося завантажувати файли на сервер в ніч перед днем здачі проектів. «Ми мали будувати, використовуючи для спілкування широкі поля документів», — розповідає Геле. Коли архітектори перебували поза межами офісу, їм доводилося боротися з мережею VPN і програмним забезпеченням з керування проектами, і ця боротьба повторювалася кожного разу, коли хтось вносив зміну. «Наявні у нас інструменти не працювали, коли ми ділилися великими моделями у форматі Revit, — говорить директор з інформаційних технологій Пол Вотерс. — Доводилося використовувати інший механізм». Щоб уникнути всіх цих проблем, співробітники почали використовувати особисті обліковки Dropbox, пов'язані зі своїми адресами електронної пошти BNIM. Оцінивши декілька постачальників хмарних корпоративних рішень, ми були дещо здивовані, що Dropbox виявився явним лідером. «Якщо не враховувати особливості того чи іншого пристрою, з Dropbox працювати було найлегше», — стверджує Вотерс.

Новий підхід до спільної роботи

З моменту розгортання Dropbox перехід від концепції до креслення для працівників BNIM значно спростився. Геле каже, що замість того, щоб годинами намагатися обійти всі обмеження сервера, співробітники швидко ініціюють запит файлу, з якого одержувачі дізнаються, який вміст і до якої папки їм слід додати. «Коли консультант розглядає пропозицію і хоче побачити альтернативне зображення, це дуже просто», — продовжує вона. Команди архітекторів й інженерів тепер легко взаємодіють, створюючи моделі у спільних папках. Коли креслення конструкцій готові і їх час надсилати клієнтам, вони використовують посилання на спільний доступ, завдяки яким не турбуються через розміри або типи файлів. І тепер працівники BNIM можуть обмінюватися з клієнтами багатьма цими документами через мобільні пристрої, що полегшує візуалізацію попередніх концепцій під час перебування на будівельних майданчиках. «Робота з телефону тепер стала йти набагато гладше у порівнянні з тим, коли ми використовували електронну пошту або намагалися завантажити файл», — говорить Геле. Перехід на Dropbox також забезпечив персоналу BNIM необхідний спокій, адже документи компанії завжди під захистом. Вотерс називає консоль адміністрування «спасенним благословенням», яке дає компанії BNIM можливість краще контролювати дані, використовуючи такі функції, як дистанційне стирання, завдяки яким IT-фахівці можуть видаляти файли з пристроїв, коли хтось звільняється з компанії.

Швидше реагування

Dropbox допомагає співробітникам BNIM заощадити час так само, як будівлі, які будує компанія, допомагають клієнтам заощаджувати енергію. «Більше жодних безсонних ночей, перш ніж файли будуть передані назад у мережу», — зауважує Геле. Клієнти також помічають скорочення строків виконання. «Наша здатність швидко реагувати повністю змінилася. Завдяки цьому ми все більше завойовуємо репутацію швидко реагуючої, компетентної та зацікавленої компанії. І клієнти це цінують». В ІТ-відділі BNIM спостерігається подібний ефект підвищення швидкості й ефективності завдяки Dropbox. За оцінками Вотерс ця служба скоротила накладні витрати на ІТ-керування на 40%. «Наприклад, не треба розпитувати користувача, який втратив файл, коли він хоче, щоб його відновили. Замість цього користувач зможе зробити це сам», — говорить він. Як і ІТ-команда, яка добре розбирається у бізнесі, цей заощаджений час допомагає компанії BNIM бути попереду всіх. «Ми прагнемо вивести компанію BNIM в авангард інноваційних технологій і розглядаємо всі нові шляхи вдосконалення процесу проектування», — розповідає Вотерс. — Тому таке скорочення накладних витрат — це просто фантастика».