BNIM

Simplificar procesos de trabajo en época de expansión

BNIM diseña edificios que cumplen otras funciones más allá de la estética, y ha recibido premios de ámbito nacional por su sostenibilidad y su eficiencia energética. Este éxito ha llevado a la empresa a expandirse más allá de su sede central de Kansas City, y ha inaugurado siete nuevas oficinas en los EE. UU. Sin embargo, debido a las dificultades de los empleados para trabajar juntos desde las distintas ubicaciones, los procesos existentes impedían el crecimiento. Cada oficina contaba con una unidad de red independiente, lo que dificultaba la colaboración entre compañeros y consultores, sobre todo al usar archivos complejos como modelos de Autodesk Revit en 3-D. Las fechas de entrega de las propuestas se les echaban encima y los arquitectos debían cargar los archivos en el servidor la noche antes de la fecha en que se cumplía el plazo, según afirma Erin Gehle, directora de comunicaciones. "Teníamos que dejar amplios márgenes de tiempo simplemente para comunicarnos", explica Gehle. Cuando se encontraban fuera de la oficina, los arquitectos debían lidiar con los VPN y software de gestión de proyectos, un problema al que debían enfrentarse cada vez que alguien modificaba los diseños. “Nuestras herramientas no rendían bien cuando compartíamos modelos grandes de Revit”, reconoce Paul Waters, director de TI. "Había que usar otro mecanismo". Para resolver estos problemas, los empleados empezaron a utilizar cuentas personales de Dropbox con sus direcciones de correo electrónico de BNIM. Después de evaluar varios proveedores de almacenamiento en la nube para empresas, no nos extrañó que Dropbox se alzara como claro vencedor. “Teniendo en cuenta la compatibilidad con los dispositivos, Dropbox era el más sencillo de utilizar”, comenta Waters.

Una nueva forma de colaborar

Para los empleados de BNIM, el proceso desde el concepto hasta el diseño físico es mucho más sencillo desde que implementaron Dropbox. Gehle explica que, en lugar de pasar horas intentando salvar las restricciones del servidor, los empleados lanzan rápidamente una solicitud de archivo, que indica a los destinatarios que añadan contenido a una carpeta concreta. "Cuando un consultor busca una propuesta y quiere ver una versión distinta, el proceso es muy sencillo", afirma. Ahora, los equipos de arquitectos e ingenieros pueden hacer cambios sin dificultad alguna en los modelos de carpetas compartidas. Cuando están listos para enviar los diseños a los clientes, utilizan enlaces compartidos, que acaban con las preocupaciones relativas a los tamaños o tipos de archivo. Además, los empleados de BNIM pueden compartir muchos de estos documentos con los clientes utilizando su teléfono móvil, o que facilita la visualización de los primeros conceptos cuando se encuentran trabajando en el terreno “Trabajar desde mi teléfono es ahora una experiencia mucho más simple, ya que no tengo que cargar el correo electrónico o intentar descargar un archivo”, explica Gehle. Además, Dropbox también ha proporcionado a BNIM la tranquilidad de saber que los documentos que pertenecen a la empresa están siempre a buen recaudo. Waters define la Consola de administración como un “recurso salvador”, pues ofrece a BNIM un mayor control sobre los datos a través de funciones como el borrado remoto, que permite al equipo de TI eliminar archivos de dispositivos cuando un empleado deja la empresa.

Tiempos de respuesta más rápidos

Dropbox ha ayudado a los empleados de BNIM a ahorrar tiempo, al igual que los edificios diseñados por el estudio ayudan a los clientes a ahorrar energía. "Se acabó quedarse trabajando hasta tarde para subir archivos a la red", señala Gehle. Los clientes también han notado que los tiempos de entrega son más rápidos. “Ha transformado completamente nuestra capacidad de reacción. Ha mejorado nuestra reputación como empresa atenta, consciente e involucrada. Y los clientes lo valoran”. El departamento de TI de BNIM ha apreciado un efecto similar en la velocidad y la eficiencia gracias a Dropbox. Waters calcula que el servicio ha reducido los gastos generales de gestión de TI en un 40 %. “Por ejemplo, en lugar de preguntarle a un usuario que ha perdido un archivo ‘¿Qué día quieres que lo restaure?', los usuarios pueden hacerlo ellos mismos”, explica. Puesto que este equipo de TI es experto en negocios, este ahorro de tiempo ayuda a BNIM a seguir en cabeza. “Nuestro objetivo es colocar a BNIM a la vanguardia tecnológica y estudiar todos los métodos que surgen para mejorar el proceso de diseño", comenta Waters. "Así que contar con esta reducción de los gastos generales es fantástico".