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案例研究

BNIM

這家獲獎肯定的建築公司利用 Dropbox,讓員工可以從任何辦公室或裝置協作大型設計檔案,成功縮短處理客戶專案的時間。
兩個人透過桌面上的平板電腦交換文件

BNIM 的重要成效

  • IT 管理成本減少 40%
  • 加快對同事、顧問與客戶的回覆速度
  • 更嚴密防護專有設計所有權

面臨挑戰

擴展業務的同時簡化工作流程

BNIM 設計的建築不僅外型美觀,還曾獲頒國家級永續和節能建築獎。這項佳績讓公司得以擴張事業規模,除了在堪薩斯城的總部外,又在美國設立七個新辦公室。不同辦公室的員工必須相互合作,但公司當時的作業流程讓協作相當困難,阻礙了公司發展。每個分部都有自己的網路硬碟,位於不同城市的員工和顧問合作起來相當不方便,特別在處理 3D Autodesk Revit 模型等複雜的檔案時,更是令人頭痛。通訊長 Erin Gehle 表示,企劃書的實際截止日期比明定的還要早,因為建築師必須在到期日前一晚就將檔案上傳至伺服器。Gehle 說:「我們必須額外預留傳檔案的時間。」不在辦公室時,建築師得忙著用 VPN 和專案管理軟體存取檔案。每次一有新變更,就必須再重複一次麻煩的流程。IT 總監 Paul Waters 說:「我們無法使用現有的工具分享大型 Revit 模型,勢必得採用別種機制。」為了克服種種麻煩,員工開始用公司電子郵件建立並使用 Dropbox 個人帳戶。評估多個企業級的雲端服務後,BNIM 發現 Dropbox 無疑是最佳選擇。Waters 說:「以『裝置相容性』的角度來看,Dropbox 用起來絕對是最方便的。」

以前光是分享和協作檔案就牽扯好多步驟。Dropbox 替我們省去這些麻煩,大幅提升工作流程效率。

BNIM 資訊技術總監 Paul Waters

解決方法

協同合作的新構想

對 BNIM 的員工來說,自從採用 Dropbox 後,將想法轉變為藍圖的過程變得順暢多了!Gehle 說,從前員工要花費數小時克服伺服器的各種限制,現在很快就能提出檔案請求,指示收到請求的人將檔案新增至指定資料夾。她說:「顧問看完企劃書後,若想看看不同的圖樣,也非常容易。」建築師和工程師團隊們現在得以輕鬆在共享資料夾反覆修改模型。傳設計稿給客戶時,也只要建立分享連結即可,不必擔心檔案大小或類型。此外,BNIM 的員工還可透過行動裝置將各種文件呈現給客戶,讓客戶在施工現場就能具體瞭解初期構想。Gehle 說:「透過手機工作變得超方便!再也不必載入電子郵件或下載檔案。」改用 Dropbox 後,BNIM 重要的專有公司文件可永保安全無虞,讓公司十足安心。管理員主控台的多種功能,讓 BNIM 能更妥善管理資料,比方說,IT 人員可藉由「遠端清除」功能,將公司檔案從離職員工的裝置上移除,因此被 Waters 稱作「救命丸」。

Dropbox 大幅提升了我們的處事效率,進而鞏固我們公司有求必應又願意傾聽的專業形象。客戶都相當滿意。

BNIM 通訊長 Erin Gehle

成果

縮短回應時間

BNIM 為客戶建造節能建築,Dropbox 則替 BNIM 節省不少時間。Gehle 表示:「再也不必三更半夜還忙著將檔案傳回公司網路。」客戶也注意到他們的交件速度變快了。「Dropbox 大幅提升了我們的處事效率,進而鞏固我們公司有求必應又願意傾聽的專業形象。客戶都相當滿意。」BNIM 的 IT 部門也發現,Dropbox 增進了工作速度和效率。根據 Waters 的估計,Dropbox 已為公司省下 40% 的IT 管理費用。他說:「舉例來說,以往總要詢問弄丟檔案的使用者『要還原哪一天的版本?』,現在他們自己就能還原檔案。」效率提升後,優秀的 IT 團隊得以省下時間,專心發展 BNIM 的技術能力。Waters 說:「我們努力讓 BNIM 跟上最新科技腳步,關注所有可以改善設計流程的新興方案。能降低 IT 部門的支出真是助益無限。」

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