Udfordringen
Forenkling af arbejdsgange samtidig med ekspansion
BNIM designer bygninger, der ikke kun ser fantastiske ud, men også vinder priser for bæredygtighed og energivenlighed. Successen har bevirket, at virksomheden, der før kun havde et hovedkvarter i Kansas City, har åbnet syv nye kontorer rundt omkring i USA. Da medarbejderne på de nye adresser skulle arbejde sammen, stod det imidlertid klart, at de eksisterende processer bremsede væksten. Kontorerne havde hver sit netværksdrev, hvilket vanskeliggjorde samarbejdet mellem kolleger og konsulenter i forskellige byer, især når det drejede sig om komplekse filer som Autodesk Revit-modeller i 3D. Afleveringsfristerne for forslag var pludselig tæt på, når arkitekterne skulle uploade filer til serveren aftenen før den endelige dato, siger Erin Gehle, Director of Communications. “Vi var nødt til at planlægge med store buffere alene til kommunikation,” siger Gehle. Samtidig skulle arkitekter kæmpe med VPN og projektledelsessoftware, når de arbejdede uden for kontoret, og det gentog sig, hver gang nogen redigerede noget. “Vores eksisterende værktøjer var ikke gode nok, når vi skulle dele store Revit-modeller,” siger Paul Waters, Director of IT. “Vi var nødt til at bruge en anden metode.” For at undgå alle disse problemer begyndte medarbejderne at bruge private Dropbox-konti, som var oprettet under deres e-mailadresse hos BNIM. En række cloududbydere til store virksomheder blev evalueret, og det kom ikke som nogen større overraskelse, at Dropbox var en klar vinder. “Dropbox var nemmest at bruge, når man har forskellige enheder,” siger Waters.
Vi skulle tidligere gøre mange ting for at dele og samarbejde om filer. Dropbox har forenklet processen, så vores arbejdsgange er langt mere effektive.