BNIM

Упрощение рабочих процессов при расширении

BNIM занимается проектировкой зданий, которые не только потрясающе выглядят, но и получают государственные награды за надежность и эффективность энергоиспользования. Благодаря этому успеху компания начала развиваться и открыла помимо штаб-квартиры в Канзас-Сити еще 7 офисов в США. Но когда сотрудникам пришло время работать вместе, находясь в разных местах, существовавшие на тот момент процессы начали тормозить рост компании. У каждого офиса был отдельный сетевой диск, что усложняло совместную работу с коллегами и консультантами, находящимися в других городах. Особенно тяжело было работать с большими файлами, например 3D-моделями Autodesk Revit. «Сроки сдачи макетов приходилось сокращать из-за необходимости загружать файлы на сервер за ночь до назначенной даты», — рассказывает Эрин Геле, начальник отдела по связям с общественностью. «Приходилось планировать большой запас времени под одну только коммуникацию», — говорит Геле. Находясь не в офисе, архитекторам приходилось бороться с VPN и программами по управлению проектами. Это был бой, который повторялся каждый раз, когда кто-то вносил изменения. «Наши инструменты не справлялись, когда мы передавали большие модели Revit», — вспоминает Пол Уотерс, начальник отдела ИТ. «Нужно было найти какой-то другой способ». Чтобы обойти все эти сложности, работники BNIM начали использовать свои личные аккаунты Dropbox, регистрируя их на рабочие адреса электронной почты. После оценки нескольких корпоративных провайдеров облачных хранилищ никого не удивило, что Dropbox стал явным победителем. «С точки зрения разнообразия устройств использовать Dropbox проще всего», — говорит Уотерс.

Новая модель совместной работы

Для сотрудников BNIM переход от концепта к готовому макету стал гораздо мягче с момента начала работы с Dropbox. Геле рассказывает, что теперь вместо того, чтобы часами загружать работу на сервер и обходить его ограничения, сотрудники быстро создают запрос файлов, а его получатели следуют инструкциям и без проблем загружают нужные данные в специальную папку. «Когда консультант просматривает вариант макета и хочет сравнить его с другой версией, то сделать это очень просто», — рассказывает она. Команды архитекторов и инженеров теперь запросто могут вносить изменения в модели, используя общие папки. Когда макет готов к отправке клиенту, они используют ссылки доступа, благодаря которым никогда не приходится беспокоиться об ограничении по размеру и типу файлов. Находясь на рабочих площадках, сотрудники BNIM предоставляют клиентам доступ ко многим файлам, просто используя мобильные устройства, что помогает наглядно представить ранние стадии разработки концептов. «По сравнению с необходимостью отправлять файлы через эл. почту или попытками скачать файл теперь работа через телефон проходит значительно более гладко», — говорит Геле. Переход на Dropbox также подарил BNIM уверенность в том, что все конфиденциальные корпоративные файлы теперь в полной безопасности. Уотерс называет консоль администрирования «спасительной благодатью», которая дает BNIM контроль над данными благодаря таким функциям, как удаленное стирание. Отдел ИТ использует эту функцию, чтобы удалять файлы с устройств сотрудников, которые уходят из компании.

Реагировать быстрее

Dropbox помогает сотрудникам BNIM экономить время — точно так же, как здания, которые проектирует фирма, помогают клиентам экономить энергию. «Больше не приходится проводить ночи, загружая файлы обратно в сеть», — говорит Геле. Ускорение рабочих процессов не прошло незамеченным для клиентов. «Dropbox дал нам возможность реагировать быстро. У нас появилась репутация чуткой, отзывчивой и заинтересованной фирмы. Клиенты это очень ценят». Отдел ИТ компании BNIM заметил схожее воздействие на скорость и эффективность после перехода на Dropbox. По оценке Уотерса новый сервис снизил издержки отдела ИТ на 40 %. «Например, теперь мы не спрашиваем у пользователя, который потерял файл: "К какому дню нам его восстановить?" Он может сделать это сам», —рассказывает Уотерс. Отдел ИТ использует сэкономленное время, чтобы внедрять в BNIM самые передовые технологии. «Мы хотим сделать BNIM ультрасовременной компанией и рассматриваем все новые способы, чтобы улучшить процесс разработки проектов», — говорит Уотерс. — Так что снижение нагрузки пришлось очень кстати».