BNIM

Semplificazione dei flussi di lavoro durante la fase di crescita

BNIM si occupa della progettazione di edifici che, oltre a essere esteticamente molto belli, si aggiudicano premi a livello nazionale per la sostenibilità e l'efficienza energetica. Questo successo ha spinto l'azienda a espandersi oltre la propria sede centrale di Kansas City, aprendo sette nuovi uffici in diverse zone degli Stati Uniti. Ma quando è stato il momento per i dipendenti di diverse sedi di lavorare insieme, è risultato chiaro che i processi esistenti ostacolavano la crescita. Ogni ufficio aveva una propria unità di rete, rendendo difficile la collaborazione tra colleghi e consulenti in diverse città, in particolare per la gestione di file complessi quali modelli 3-D di Autodesk Revit. Le date di consegna delle proposte si avvicinavano più rapidamente del previsto, in quanto gli architetti dovevano caricare i file sul server la sera prima della data di scadenza, racconta Erin Gehle, Director of Communications. "Dovevamo calcolare un certo margine di tempo per le comunicazioni", afferma Gehle. Fuori dall'ufficio gli architetti dovevano combattere con VPN e software di gestione dei progetti, un problema che si ripeteva ogni volta che qualcuno apportava una modifica. "Gli strumenti esistenti non erano adeguati quando condividevamo modelli di Revit di grandi dimensioni", rivela Paul Waters, Director of IT. "Dovevamo adottare qualche altro sistema". Per risolvere tutti questi problemi, i dipendenti hanno iniziato a utilizzare i propri account Dropbox personali con gli indirizzi email di BNIM. Dopo aver valutato diversi fornitori di spazio di archiviazione per aziende, non sorprende il fatto che Dropbox sia emerso come vincitore indiscusso. "Dropbox era più facile da utilizzare a prescindere dal dispositivo usato", afferma Waters.

Un nuovo modello di collaborazione

Per i dipendenti di BNIM, la fase di passaggio dall'idea al progetto si è notevolmente semplificata dopo l'adozione di Dropbox. Come ricorda Gehle, anziché dedicare ore a trovare soluzioni estemporanee alle restrizioni dei server, i dipendenti creano rapidamente una richiesta di file, che consente ai destinatari di aggiungere contenuti a una cartella specifica. "Quando un consulente esamina una proposta e vuole vedere un'immagine alternativa, la procedura è molto semplice", afferma Gehle. Ora i team di architetti e ingegneri lavorano facilmente sui modelli nelle cartelle condivise. Quando sono pronti a inviare i progetti ai clienti, utilizzano i link condivisi, che hanno risolto tutti i problemi relativi a dimensioni e tipi di file. Ogni dipendente di BNIM ora può condividere molti di questi documenti con i clienti dal proprio dispositivo mobile, rendendo più semplice la visualizzazione dei progetti nel loro stadio iniziale quando ci si trova in cantiere. "Lavorare sul cellulare ora è molto più facile rispetto a caricare email o provare a scaricare un file", afferma Gehle. Inoltre, il passaggio a Dropbox ha garantito a BNIM la certezza che i documenti proprietari dell'azienda siano sempre al sicuro. Waters definisce la Console amministratore "una benedizione", in quanto offre a BNIM un maggiore controllo sui dati tramite funzioni quali la pulizia remota, grazie alla quale il team IT può eliminare i file dai dispositivi quando i dipendenti lasciano l'azienda.

Tempi di risposta più rapidi

Dropbox aiuta i dipendenti di BNIM a risparmiare tempo, proprio come gli edifici che l'azienda progetta aiutano i clienti a risparmiare energia. "Abbiamo detto addio alle nottate passate a trasferire file sulla rete", afferma Gehle. I tempi di risposta più rapidi sono stati osservati anche dai clienti. "Ha trasformato del tutto la nostra capacità di reagire prontamente. Inoltre, ha migliorato la nostra reputazione di azienda dinamica, attenta e informata, cosa che viene apprezzata dai clienti". Il dipartimento IT di BNIM ha riscontrato risultati simili in termini di velocità ed efficienza grazie a Dropbox. Waters stima che il servizio abbia ridotto i costi generali di gestione dell'IT del 40%. "Ad esempio, anziché chiedere a un utente che ha perso un file quale versione vuole ripristinare, l'utente può recuperare il file da solo", afferma egli. Grazie a un team IT attento alle esigenze del business, il tempo risparmiato aiuta BNIM a rimanere all'avanguardia. "Il nostro impegno è garantire all'azienda soluzioni sempre innovative in campo tecnologico e valutare tutti i nuovi metodi per migliorare la fase di progettazione", afferma Waters. "Pertanto, poter ridurre i costi generali è fantastico".