BNIM

Forenklet arbeidsflyt ved bedriftsutvidelse

BNIM designer bygninger som ikke bare ser bra ut, de har vunnet nasjonale priser for bærekraft og energieffektivitet. Denne suksessen har gjort at selskapet nå har ekspandert utover sitt hovedkvarter i Kansas City, med syv nye kontorer over hele USA. Men da det var tid for at ansatte på forskjellige kontorer skulle samarbeide, var det tydelig at de eksisterende prosessene var en hindring for veksten. Hvert kontor hadde en egen nettverksstasjon, noe som gjorde det vanskelig for kollegaer og konsulenter i forskjellige byer å samarbeide, spesielt når det gjaldt å håndtere kompliserte filer som 3-D Autodesk Revit-modeller. Tidsfristene for anbud kom snikende på oss raskere enn forventet, siden arkitektene var nødt til å laste opp filer på serveren natten før forfall, sier Erin Gehle, kommunikasjonsdirektør. «Vi måtte beregne inn store marginer kun for kommunikasjon», sier Gehle. Når arkitektene var borte fra kontoret, måtte de kjempe med programvare for VPN og prosjektledelse – en kamp som gjentok seg hver gang noen gjorde en endring. «De eksisterende verktøyene våre var ikke gode nok når vi delte store Revit-modeller», sier Paul Waters, IT-direktør. «En annen mekanisme måtte brukes.» For å omgå alle disse problemene, begynte de ansatte å bruke private Dropbox-kontoer under BNIM-e-postadressene sine. Etter å ha vurdert en rekke nettskytilbydere for bedrifter, var det ingen stor overraskelse at Dropbox viste seg som den klare vinneren «Fra et enhetsagnostisk ståsted, var Dropbox enklest å håndtere», sier Waters.

En ny plan for samarbeid

For ansatte i BNIM har prosessen fra idé til tegning blitt mye smidigere etter at de implementerte Dropbox. Gehle sier at i stedet for å bruke timevis på å bekjempe en servers begrensninger, kan ansatte nå raskt sette i gang en filforespørsel, som forteller mottakerne at de kan legge til innhold i en bestemt mappe. «Når en konsulent ser gjennom et forslag og ønsker å vise et annet bilde, er det en veldig enkel prosess», sier hun. Arkitekt- og ingeniørteam kan nå enkelt gå over modellene i delte mapper. Når de er klar til å sende tegninger til kundene, bruker de delte koblinger. Dette har gjort det unødvendig å bekymre seg for filstørrelser og -typer. Og BNIM-ansatte kan nå dele mange av disse dokumentene med kunder på mobile enheter, noe som gjør det enklere å visualisere tidlige konsepter når de er ute på byggeplasser. «Det å arbeide på telefonen er nå en mye mer sømløs opplevelse, i motsetning til å benytte e-post eller forsøke å laste ned en fil», sier Gehle. Overgangen til Dropbox har også gitt BNIM den nødvendige tryggheten om at de rettighetsbeskyttede bedriftsdokumentene alltid er sikre. Waters kaller administratorverktøyet en «reddende engel». Det gir BNIM økt kontroll over data med funksjoner som ekstern sletting, som lar IT-avdelingen slette filer fra enheter når ansatte forlater selskapet.

Raskere responstid

Med Dropbox kan BNIM-ansatte spare tid – på samme måte som bygningene firmaet designer, hjelper kunder spare energi. «Det er slutt på sene kvelder med å overføre filer til nettverket igjen», sier Gehle. Behandlingstidene er raskere, og dette har blitt lagt merke til av kundene. «Dette produktet har fullstendig forvandlet vår evne til å reagere raskt. Det bedrer omdømmet vårt som imøtekommende, bevisste og interesserte. Og kundene setter pris på det.» IT-avdelingen hos BNIM har observert en lignende virkning på tempo og effektivitet med Dropbox. Waters anslår at tjenesten har redusert uspesifiserte kostnader for IT-administrasjon med 40 %. «I stedet for å f.eks. spørre en bruker som har mistet en fil 'hvilken dag må du ha den gjenopprettet?', kan brukere gjøre det selv», sier han. Som et forretningskyndig IT-team, vil denne sparte tiden hjelpe BNIM med å ligge i forkant. «Vi arbeider hardt for at BNIM skal ligge i forkant av teknologi og holde seg oppdatert på nye måter å forbedre designprosessen på», sier Waters. «Så det å ha denne reduksjonen i uspesifiserte kostnader er fantastisk.»