BNIM

Uproszczenie procesów podczas ekspansji

Firma BNIM projektuje budynki, które nie tylko wyglądają wspaniale, ale również zdobywają krajowe nagrody w dziedzinie ekologii i energooszczędności. Odnoszone sukcesy spowodowały, że siedziba firmy w Kansas City stała się za mała i BNIM otworzyło siedem nowych biur na terenie USA. Kiedy jednak pracownicy z poszczególnych biur mieli ze sobą współpracować, stosowane dotychczasowe procedury wyraźnie to spowalniały. Każde biuro miało swój własny dysk sieciowy, co utrudniało współpracę kolegom i konsultantom z różnych miast, zwłaszcza w przypadku złożonych plików, takich jak trójwymiarowe modele Autodesk Revit. Pojawiły się kłopoty z dotrzymywaniem terminów składania ofert, ponieważ architekci musieli przesyłać pliki na serwer noc wcześniej — mówi Erin Gehle, dyrektor ds. komunikacji. „Musieliśmy uwzględniać spory margines bezpieczeństwa na potrzeby samej komunikacji” — uważa Gehle. Poza biurem architekci byli zmuszeni do korzystania z sieci VPN i oprogramowania do zarządzania projektami, co powodowało problemy przy każdej modyfikacji projektu. „Przy udostępnianiu dużych modeli Revit nasze dotychczasowe narzędzia po prostu się nie sprawdzały” — twierdzi Paul Waters, dyrektor IT. „Potrzebowaliśmy innego mechanizmu”. W odpowiedzi na wszystkie te problemy pracownicy zaczęli korzystać z osobistych kont Dropbox przy użyciu firmowych adresów e-mail w domenie BNIM. Gdy w firmie oceniono kilku dostawców rozwiązań chmurowych dla przedsiębiorstw, raczej nikogo nie zdziwił fakt, że z dużą przewagą zwyciężył Dropbox. „Z perspektywy obsługi dowolnego urządzenia Dropbox był najłatwiejszy w użytkowaniu” — mówi Waters.

Nowy schemat współpracy

Odkąd w BNIM wdrożono Dropbox, wszystkie prace od pierwotnej koncepcji do gotowego projektu przebiegają znacznie płynniej. Jak mówi Gehle, zamiast wiele godzin zmagać się z ograniczeniami serwera, pracownik szybko wysyła prośbę o pliki, której odbiorcy mogą dodać materiały do określonego folderu. „Gdy konsultant patrzy na ofertę i chce zobaczyć alternatywne ujęcie, może to zrobić w bardzo prosty sposób” — dodaje. Zespoły architektów i inżynierów mogą łatwo pracować na modelach w folderach udostępnionych. Gdy projekty są gotowe do wysłania klientom, pracownicy używają łączy udostępnionych, które wyeliminowały problemy z rozmiarami i typami plików. Ponadto obecnie wiele z tych dokumentów pracownicy BNIM mogą udostępniać klientom na urządzeniach mobilnych, co ułatwia wizualizację koncepcji na placu budowy. „Praca na telefonie jest obecnie znacznie wygodniejsza w porównaniu z koniecznością ładowania e-maili czy pobierania plików” — mówi Gehle. Przejście na Dropbox dało również BNIM pewność, że poufne firmowe dane są zawsze bezpieczne. Waters szczególnie chwali Konsolę administratora, która zapewnia administratorom BNIM większą kontrolę nad danymi dzięki takim funkcjom jak zdalne czyszczenie, które pozwala usunąć pliki z urządzeń pracowników odchodzących z firmy.

Krótszy czas reakcji

Dzięki Dropbox pracownicy BNIM mogą zaoszczędzić czas — podobnie jak dzięki projektowanym przez tę firmę budynkom klienci oszczędzają energię. „Nie musimy już przesyłać plików po nocach” — mówi Gehle. Krótsze czasy reakcji nie umknęły uwadze klientów. „Teraz jesteśmy w stanie reagować nieporównanie szybciej. Staliśmy się firmą wrażliwą, świadomą i zainteresowaną potrzebami klientów. A oni to doceniają”. Podobny wzrost szybkości i wydajności dzięki Dropbox odnotował dział IT BNIM. Waters ocenia, że po wdrożeniu usługi liczba rutynowych czynności administracyjnych spadła o 40%. „Na przykład w przypadku utraty plików nie musimy już pytać użytkownika, którą wersję mamy mu przywrócić — użytkownik może zrobić to sam” — wyjaśnia. Informatycy BNIM mogą wykorzystać zaoszczędzony czas na poszukiwanie i wdrażanie najnowocześniejszych rozwiązań. „Chcemy, aby w BNIM były stosowane najnowocześniejsze technologie i stale poszukujemy nowych sposobów na doskonalenie procesu projektowania” — mówi Waters. „Dlatego tak bardzo cieszymy się z ograniczenia liczby rutynowych operacji”.