BNIM

Simplificação de fluxos de trabalho durante expansão

A BNIM projeta edifícios que, além de lindos, ganham prêmios nacionais por sustentabilidade e eficiência energética. Esse sucesso levou a empresa a expandir para além da sede em Kansas City e abrir sete escritórios novos em diversas partes dos EUA. No entanto, quando chegou a hora de funcionários de diferentes locais trabalharem em conjunto, os processos antigos estavam claramente atrapalhando o crescimento. Cada escritório tinha uma unidade de rede separada, o que dificultava a colaboração entre colegas e consultores de diferentes cidades, principalmente ao lidar com arquivos complexos como modelos tridimensionais do Autodesk Revit. Os prazos das propostas acabavam ficando mais curtos, pois os arquitetos precisavam enviar arquivos para o servidor na noite anterior à data limite, explica Erin Gehle, diretora de comunicações. “Tínhamos de construir com grandes margens de segurança em relação aos prazos apenas para comportar a comunicação”, diz Erin. Quando estavam fora do escritório, os arquitetos tinham que brigar com a VPN e com o software de gerenciamento de projetos, e essa briga se repetia sempre que alguém fazia uma edição. “Nossas ferramentas da época não davam conta quando compartilhávamos grandes modelos do Revit”, afirma Paul Waters, diretor de TI. “Precisávamos usar algum outro mecanismo.” Para contornar todos esses problemas, os funcionários começaram a usar contas pessoais do Dropbox com seus endereços de e-mail da BNIM. Depois que analisaram uma série de provedores de serviços em nuvem para empresas, não foi surpresa o Dropbox acabar como o óbvio vencedor. “De um ponto de vista agnóstico com relação a dispositivos, o Dropbox foi o mais fácil de operar”, diz Paul.

Novo modelo de colaboração

Para os funcionários da BNIM, o processo de transformação de conceito em planta ficou bem mais harmonioso desde a implantação do Dropbox. Erin explica que, em vez de gastar horas de trabalho lidando com as restrições de um servidor, os funcionários enviam rapidamente solicitações de arquivos, que orientam os destinatários a colocar conteúdos em pastas específicas. “Quando um consultor analisa uma proposta e quer ver uma imagem alternativa, o processo é muito simples”, diz ela. Equipes de arquitetos e engenheiros agora podem alterar versões de modelos em pastas compartilhadas com facilidade. Quando os projetos estão prontos e podemos enviá-los para os clientes, as equipes usam links compartilhados, que eliminam as preocupações com tamanhos e tipos de arquivo. E os funcionários da BNIM agora podem compartilhar muitos desses documentos com clientes em dispositivos móveis, facilitando a visualização de conceitos iniciais quando em campo. “Trabalhar no celular ficou muito mais tranquilo agora, sem precisar carregar e-mails ou tentar baixar arquivos”, diz Erin. A implantação do Dropbox também deu à BNIM a certeza de que os documentos de propriedade da empresa estão sempre seguros. Paul chama a seção de Administração de “a salvação”, por dar à BNIM maior controle sobre os dados com recursos como a exclusão remota, que permite excluir arquivos de dispositivos quando funcionários deixam a empresa.

Tempos de resposta mais rápidos

O Dropbox está ajudando os funcionários da BNIM a economizar tempo da mesma forma que os edifícios projetados pela empresa estão ajudando os clientes a economizar energia. “Ninguém mais precisa ir dormir tarde da noite por causa de uma transferência de arquivo para a rede”, afirma Erin. Os clientes também percebem a maior agilidade nas entregas. “O Dropbox transformou totalmente a nossa capacidade de reagir com rapidez, melhorou nossa reputação como empresa atenciosa, consciente e interessada, e os clientes apreciam isso.” O departamento de TI da BNIM percebeu um efeito parecido na velocidade e na eficiência com o Dropbox. Paul estima que o serviço tenha reduzido as despesas gerais com gerenciamento de TI em 40%. “Por exemplo, em vez de perguntarmos a um usuário que perdeu um arquivo para que dia ele precisa da restauração, o próprio usuário pode restaurar o arquivo”, explica. Por ter uma equipe de TI com jogo de cintura nos negócios, a BNIM permanece na vanguarda com a ajuda desse tempo economizado. “Estamos nos esforçando para colocar a BNIM à frente da tecnologia e analisar todas as novas formas de melhorar o processo de design”, explica Paul. “Então, é fantástico ter essa redução nas despesas.”