BNIM

Eenvoudigere workflows tijdens uitbreiding

BNIM ontwerpt gebouwen die er niet alleen goed uitzien. Het heeft ook landelijke prijzen gewonnen voor duurzaamheid en energiebesparing. Door dit succes heeft het bedrijf zich van een hoofdkantoor in Kansas City kunnen uitbreiden naar zeven nieuwe kantoren in verschillende delen van de VS. Maar de groei werd belemmerd door bestaande processen toen medewerkers op verschillende locaties met elkaar moesten gaan samenwerken. Elke vestiging had een eigen netwerkstation, waardoor het voor collega's en consultants op verschillende plaatsen moeilijk was om samen te werken, zeker als ze met ingewikkelde bestanden als 3D-modellen van Autodesk Revit moesten werken. "Deadlines voor offertes vielen eerder dan verwacht, omdat architecten de nacht voor de deadline bestanden moesten uploaden naar de server", vertelt Erin Gehle, directeur communicatie. "We moesten enorme veiligheidsmarges inbouwen, simpelweg voor communicatie", zegt Gehle. Buiten kantoor worstelden architecten met VPN- en projectmanagementsoftware, en die strijd herhaalde zich telkens als iemand een wijziging aanbracht. "Onze bestaande tools werkten niet als we grote Revit-modellen deelden", zegt Paul Waters, IT-directeur. "We hadden een andere methode nodig." Om al deze problemen te omzeilen, begonnen medewerkers een persoonlijk Dropbox-account te gebruiken met hun e‑mailadres van BNIM. Na het beoordelen van een aantal cloudproviders voor ondernemingen was het geen verrassing dat Dropbox duidelijk het beste bleek te zijn. "Dropbox was het eenvoudigst in gebruik omdat het met alle soorten apparaten werkt", aldus Waters.

Een nieuwe blauwdruk voor samenwerking

Voor BNIM-medewerkers verliep het proces van concept naar blauwdruk veel soepeler sinds het in gebruik nemen van Dropbox. Gehle vertelt dat werknemers niet langer uren hoefden te besteden aan het omzeilen van de beperkingen van een server, maar snel een bestandsaanvraag konden doen, waarmee ontvangers worden geholpen materiaal toe te voegen aan een specifieke map. "Wanneer een consultant een offerte bekijkt en een andere afbeelding wil, is dat een heel eenvoudig proces", zegt ze. Teams van architecten en ingenieurs kunnen modellen nu in gedeelde mappen zo vaak bewerken als ze willen. Wanneer ze ontwerpen naar klanten sturen, gebruiken ze gedeelde links, waardoor ze zich geen zorgen meer hoeven te maken over de grootte of indeling van bestanden. En BNIM-medewerkers kunnen nu veel van deze documenten met klanten delen op mobiele apparaten. Daardoor kunnen ze de eerste schetsen beter visualiseren op bouwterreinen. "Op mijn telefoon werken gaat nu veel vlotter dan een e-mail ophalen of proberen een bestand te downloaden", zegt Gehle. Door over te stappen op Dropbox, heeft BNIM nu ook de gemoedsrust dat de eigen bedrijfsdocumenten altijd veilig zijn. Waters noemt de beheerconsole een reddende engel, waardoor BNIM meer controle heeft over gegevens, dankzij functies als extern verwijderen, waarmee de IT-afdeling bestanden kan wissen van apparaten wanneer werknemers het bedrijf verlaten.

Kortere reactietijden

Dropbox helpt BNIM-medewerkers tijd te besparen, net zoals de gebouwen die het bedrijf ontwerpt, klanten helpen energie te besparen. "We hoeven niet meer 's avonds laat over te werken om bestanden weer te uploaden naar het netwerk", zegt Gehle. De klanten merken dat de doorlooptijden korter zijn geworden. "Dankzij Dropbox kunnen we nu veel sneller reageren. Het versterkt onze reputatie als responsief, bewust en geïnteresseerd bedrijf. Klanten stellen dat op prijs." De IT-afdeling van BNIM ziet een vergelijkbaar effect op snelheid en efficiëntie met Dropbox. Waters schat dat de overhead van IT-beheer door de service is verminderd met 40%. "Neem bijvoorbeeld een gebruiker die een bestand is kwijtgeraakt. We hoeven niet meer te vragen binnen hoeveel dagen hij het hersteld wil hebben, want gebruikers kunnen het zelf doen", zegt hij. Door deze tijdsbesparing kan het IT-team met zakelijk inzicht BNIM voorop laten lopen. "We streven ernaar de geavanceerde technologie toe te passen bij BNIM en bekijken alle nieuwe methoden om het ontwerpproces te verbeteren", zegt Waters. "Dus het is fantastisch om de overhead zo te verlagen."