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Estudio de caso

BNIM

Dropbox le permite a la galardonada firma de arquitectura colaborar fácilmente en archivos de diseño de gran tamaño desde cualquier oficina o dispositivo, lo que le permite reducir los plazos de entrega de los proyectos.
Dos personas intercambian un documento a través de una tablet en un escritorio

Resultados clave de BNIM

  • Reducción del 40 % en los costos de TI
  • Respuestas más rápidas con colegas, consultores y clientes
  • Mayor seguridad y propiedad de todos los diseños patentados

El desafío

Flujos de trabajo simplificados durante la expansión

BNIM diseña edificios que no solo se ven bien, también ganan premios nacionales de sustentabilidad y eficiencia energética. Este éxito le permitió a la empresa expandirse más allá de la sede central en Kansas City y abrir siete oficinas en los Estados Unidos. No obstante, cuando los empleados de diferentes ubicaciones debían trabajar en equipo, los procesos existentes obstaculizaban el crecimiento. Cada oficina tenía una unidad de red independiente, lo que dificultaba la colaboración entre los compañeros de trabajo y los consultores de las diferentes ciudades; en especial cuando trabajaban en archivos complejos, como modelos 3D de Autodesk Revit. Los plazos de las propuestas llegaban antes de lo previsto, ya que los arquitectos debían cargar los archivos en el servidor la noche anterior a la fecha de entrega, relata Erin Gehle, directora de comunicaciones. "Debíamos planificar los proyectos con amplios márgenes de tiempo solo para la comunicación", cuenta Gehle. Cuando no estaban en la oficina, los arquitectos debían lidiar con la VPN y un software de gestión de proyectos, una lucha que se repetía cada vez que alguien pretendía hacer una modificación. "Nuestras herramientas existentes no funcionaban cuando compartíamos modelos de Revit de gran tamaño", indica Paul Waters, director de TI. "Nos veíamos obligados a usar algún otro mecanismo". Para solucionar estos inconvenientes, los empleados comenzaron a usar sus cuentas personales de Dropbox con sus direcciones de correo electrónico de BNIM. Después de evaluar a varios proveedores de servicios empresariales en la nube, no nos sorprendió que Dropbox emergiera como el claro ganador. "Desde un punto de vista independiente de los dispositivos, Dropbox era la solución más fácil de usar", declara Waters.

Eran demasiados los pasos que seguíamos para compartir archivos y colaborar en ellos. Dropbox simplificó el proceso, y ahora nuestro flujo de trabajo es mucho más eficiente.

Paul Waters, director de TI, BNIM

La solución

Un nuevo plano de colaboración

Para los empleados de BNIM, la implementación de Dropbox le confirió mayor fluidez al proceso de transición del concepto a los planos. Gehle afirma que, en lugar de perder horas trabajando en las restricciones de un servidor, los empleados inician rápidamente una solicitud de archivos que les explica paso a paso a los destinatarios cómo agregar contenido a una carpeta específica. "Cuando un consultor busca una propuesta y desea ver una imagen alternativa, el proceso es muy simple", explica. Ahora, los equipos de arquitectos e ingenieros crean iteraciones de los modelos en carpetas compartidas con facilidad. Cuando están listos para enviarles imágenes a los clientes, usan vínculos compartidos, que evitan los problemas inherentes a tipos y tamaños de archivos. Ahora, los empleados de BNIM pueden compartir muchos de estos documentos con sus clientes mediante dispositivos móviles. Esto les permite mostrar fácilmente los conceptos iniciales cuando se encuentran fuera de la oficina. "Trabajar a través del teléfono es una experiencia mucho más fluida, en comparación con tener que cargar un correo electrónico o intentar descargar un archivo", comenta Gehle. Al migrar a Dropbox, BNIM ganó en tranquilidad puesto que los documentos de la empresa siempre están seguros. Según Waters, la Consola de administración es la "gran salvación", porque le ofrece a BNIM un mayor control de los datos por medio de ciertas características, como el borrado remoto, que le permite al departamento de TI eliminar datos de un dispositivo cuando un empleado abandona la empresa.

Transformó por completo nuestra capacidad de reaccionar con rapidez. Mejora nuestra reputación al ayudarnos a ser más responsables, conscientes e interesados. Y los clientes lo aprecian.

Erin Gehle, director de comunicaciones, BNIM

Los resultados

Respuestas más rápidas

Dropbox ayuda a los empleados de BNIM a ahorrar tiempo, al igual que los edificios que diseña la firma ayudan a los clientes a ahorrar energía. "Ya no tenemos que esperar largas horas para transferir archivos a través de la red", explica Gehle. Los clientes también advirtieron que logramos reducir los plazos de entrega. "Transformó por completo nuestra capacidad de reaccionar con rapidez. Mejora nuestra reputación al ayudarnos a ser más responsables, conscientes e interesados. Y los clientes lo aprecian”. El departamento de TI de BNIM ha identificado un efecto similar en la velocidad y la eficiencia con Dropbox. Según las estimaciones de Waters, el servicio redujo los costos de TI en un 40%. "Por ejemplo, en lugar de preguntarle a un usuario que extravió un archivo ‘¿Cuándo necesitas que lo restaure?’, los usuarios pueden restaurarlos ellos mismos", expresa. Como somos un equipo de TI con gran capacidad para los negocios, el tiempo que ahorramos ayuda a BNIM a mantenerse a la vanguardia. "Nos esforzamos por posicionar a BNIM a la vanguardia de la tecnología y analizamos todas las posibles estrategias que nos permitan optimizar el proceso de diseño", explica Waters. "En consecuencia, la reducción de los costos fijos es increíble".

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