BNIM

Menyederhanakan alur kerja selama perluasan

BNIM mendesain bangunan yang selain terlihat apik juga berhasil memenangkan penghargaan nasional untuk kelestarian dan efisiensi energi. Keberhasilan ini telah berhasil mengembangkan perusahaan ke luar kantor pusatnya di Kansas City, dan membuka tujuh kantor yang baru di seluruh AS. Namun, saat waktunya tiba bagi para pegawai dari tujuh lokasi untuk bekerja bersama, proses yang ada tak pelak menghalangi perkembangan mereka. Setiap kantor memiliki drive jaringan berbeda, sehingga menyulitkan sesama pegawai dan konsultan untuk berkolaborasi, terutama saat harus menangani file kompleks seperti model 3-D Autodesk Revit. Tenggat proyek yang diusulkan maju dari jadwal, dan arsitek harus mengunggah file ke server satu malam sebelum tanggal tenggat, ujar Erin Gehle, Direktur Komunikasi. “Kami harus menyisihkan waktu yang panjang hanya untuk komunikasi,” kata Gehle. Saat berada di luar kantor, arsitek harus berulang kali berkutat dengan VPN dan perangkat pengelolaan proyek setiap kali seseorang mengeditnya. “Alat bantu kami yang sekarang tidak melakukan tugasnya saat kami membagikan model Revit yang berukuran besar,” kata Paul Waters, Direktur TI. “Mekanisme lain harus digunakan.” Untuk mengakali masalah ini, pegawai mulai memakai akun pribadi Dropbox memakai alamat email BNIM. Setelah mengevaluasi sejumlah penyedia awan perusahaan, tidak mengejutkan jika Dropbox Business muncul sebagai pemenang satu-satunya. “Dari sudut pandang ketidakjelasan perangkat untuk dipilih, Dropbox paling mudah dioperasikan,” kata Waters.

Cetak biru yang baru untuk berkolaborasi

Bagi pegawai BNIM, proses dari konsep ke cetak biru jadi jauh lebih mulus setelah menggunakan Dropbox. Gehle mengatakan bahwa daripada harus menghabiskan waktu berjam-jam mengakali batasan server, pegawai dapat dengan cepat memulai permintaan file, yang memandu penerima untuk menambahkan konten ke folder spesifik. “Saat konsultan melihat sebuah proposal dan ingin melihat gambar alternatif, prosesnya sangat mudah,” ujarnya. Tim arsitek dan insinyur kini dapat dengan mudah mengubah model-model yang ada di dalam folder bersama. Saat siap mengirim desain ke pelanggan, mereka memakai tautan bersama sehingga mereka tidak perlu lagi khawatir akan urusan atau jenis file. Dan pegawai BNIM sekarang bisa membagikan banyak dari dokumen-dokumen ini dengan klien di perangkat mobile, sehingga setiap konsep bisa divisualisasikan saat ada di lokasi. “Bekerja di ponsel kini menjadi pengalaman yang jauh lebih lancar dibandingkan membuka email untuk mengunduh file,” kata Gehle. Transisi ke Dropbox juga telah membuat BNIM merasa tenang karena dokumen eksklusif milik perusahaan selalu dalam keadaan aman. Waters menyebut Konsol Admin sebagai “penyelamat,” karena BNIM dapat memiliki kendali yang lebih besar atas data, sehingga TI bisa menghapus file dari perangkat saat pegawai meninggalkan perusahaan.

Waktu tanggap lebih cepat

Dropbox membantu pegawai BNIM menghemat waktu—sama seperti gedung yang dibangun firma ini yang membantu klien menghemat energi. “Kami tidak perlu lagi lembur hingga larut karena harus memindahkan file kembali ke jaringan,” ujar Gehle. Waktu penyelesaian yang lebih cepat juga dirasakan oleh pelanggan. “Dropbox benar-benar mentransformasi kemampuan kami untuk bereaksi cepat. Reputasi kami meningkat karena kami tanggap, memahami, dan peduli. Dan klien kami sangat menghargainya.” Departemen TI BNIM telah melihat dampak serupa pada kecepatan dan efisiensi mereka dengan Dropbox. Waters memperkirakan layanan ini telah mengurangi overhead manajemen TI sebesar 40%. “Misalnya, kami tak perlu lagi bertanya kepada pengguna yang file-nya hilang, ‘kapan file akan dipulihkan?’ pengguna bisa melakukannya sendiri,” katanya. Sebagai tim TI yang paham dengan bisnis, penghematan waktu ini membantu mempertahankan keunggulan daya saing BNIM. “Kami telah berusaha keras menempatkan BNIM menjadi yang terdepan dari segi teknologi dan melihat semua cara yang kini tengah berkembang untuk menyempurnakan proses desain,” ujar Waters. “Jadi pengurangan overhead ini benar-benar fantastis.”