BNIM

Simplifier les workflows pour maîtriser la croissance

Les bâtiments conçus par BNIM ne sont pas seulement esthétiques : ils font aussi la part belle au développement durable et à l'efficacité énergétique, ce qui a valu au cabinet de remporter plusieurs concours nationaux aux États-Unis. Grâce à cette réussite, l'entreprise s'est développée bien au-delà de Kansas City, où se trouve son siège, pour ouvrir sept agences dans tous les États-Unis. Mais lorsque les employés des différents sites ont essayé de travailler ensemble, les processus existants se sont révélés être un véritable frein pour le développement de l'activité. Chaque agence possédait un lecteur réseau spécifique, empêchant les collaborateurs et les consultants d'autres villes de collaborer, en particulier sur des fichiers complexes tels que les modèles 3D Autodesk Revit. Les dates butoirs de réponse aux appels d'offres devaient être largement anticipées, car les architectes devaient importer les fichiers sur les serveurs pendant la nuit, explique Erin Gehle, directrice de la communication. “Nous devions prévoir beaucoup de marge pour la communication”, raconte-t-elle. À l'extérieur des bureaux, les architectes devaient lutter avec un client VPN et des logiciels de gestion de projets. Et ce pour la moindre modification. “Nos outils existants montraient leurs limites dès que nous partagions de gros modèles Revit”, ajoute Paul Waters, directeur informatique. “Il nous fallait une autre solution.” Pour résoudre ces problèmes, des employés ont commencé à utiliser leurs comptes Dropbox personnels avec leurs adresses e-mail BNIM. Après une étude des fournisseurs de solutions cloud pour les entreprises, Dropbox s'est vite imposé comme le choix idéal. “Sur le plan de la compatibilité avec l'ensemble des appareils, Dropbox était la solution la plus simple à utiliser”, affirme Paul Waters.

Un nouveau modèle de collaboration

Pour les employés de BNIM, le passage du concept à l'avant-projet est beaucoup plus fluide depuis le déploiement de Dropbox. Comme l'explique Erin Gehle, au lieu de passer des heures à essayer de contourner les restrictions du serveur, les employés peuvent créer rapidement une demande de fichiers. Les destinataires sont alors guidés dans l'ajout des contenus à un dossier spécifique. “La procédure est très simple lorsqu'un consultant examine une proposition et souhaite voir une autre image”, ajoute-t-elle. Désormais, les équipes d'architectes et d'ingénieurs peuvent facilement retravailler les modèles enregistrés dans des dossiers partagés. Et lorsque les projets sont prêts à être envoyés aux clients, ils utilisent des liens partagés, sans même se soucier de la taille ou du type de fichier. De plus, tous les employés de BNIM peuvent désormais partager bon nombre de ces documents avec les clients via leurs appareils mobiles, ce qui facilite la visualisation des premières ébauches directement sur le chantier. “Je peux désormais travailler avec mon téléphone de façon beaucoup plus fluide, sans avoir à charger mes e-mails ou télécharger des fichiers”, explique Erin Gehle. Depuis l'adoption de Dropbox, les collaborateurs de BNIM ont aussi gagné en tranquillité d'esprit, car ils savent que les documents de l'entreprise sont toujours en sécurité. Pour Paul Waters, l'interface d'administration est même une vraie bénédiction : BNIM contrôle de façon plus précise ses données grâce à des fonctionnalités telles que l'effacement à distance, qui permet à l'équipe informatique de supprimer des fichiers sur les appareils des collaborateurs qui quittent l'entreprise.

Des délais réduits

De la même manière que BNIM aide ses clients à faire des économies d'énergie, Dropbox aide les employés du cabinet à gagner du temps. “Finies, les interminables soirées passées à transférer des fichiers sur le réseau de l'entreprise”, explique Erin Gehle. Les clients apprécient aussi les délais réduits. “Cette solution a complètement transformé notre capacité d'adaptation. Elle améliore notre réputation en matière de réactivité, de prise en compte des besoins et d'écoute, des points qu'apprécient particulièrement nos clients.” Avec Dropbox, le département informatique de BNIM a constaté un gain significatif en matière de vitesse et d'efficacité, qui se traduit par une réduction des frais de gestion de 40 %, selon Paul Waters. “Par exemple, alors que nous devions auparavant demander à un utilisateur qui ne retrouvait plus un fichier quelle version il souhaitait restaurer, l'utilisateur peut désormais s'occuper lui-même de la restauration”, explique-t-il. L'équipe informatique étant recentrée sur les activités de l'entreprise, BNIM peut s'assurer de rester à la pointe du secteur. “Chez BNIM, nous nous efforçons de garder une longueur d'avance sur le plan technologique, et nous étudions toutes les solutions émergentes susceptibles d'améliorer le processus de conception”, ajoute Paul Waters. “Cette réduction des frais généraux est donc fantastique.”