Vad menas med mjuka färdigheter på arbetsplatsen?

Vad är mjuka färdigheter?

Att bara anställa den mest erfarna kandidaten kan verka som det mest logiska och förnuftiga beslutet, men det finns fler faktorer än kvalifikationerna och erfarenheten som avgör vem som blir en bra kollega. Förmågan att förstå skillnaden mellan mjuka och hårda färdigheter och varför mjuka färdigheter är helt nödvändiga är avgörande om du vill skapa ett starkare och mer effektivt team.

Yrkeslivet fortsätter att utvecklas i snabb takt och det traditionella konceptet ”karriär” förändras och omformas. Att ha överförbara färdigheter som kan tillämpas i vilken position och bransch som helst blir viktigare för varje dag som går.

Hårda färdigheter sågs under lång som de mer ”yrkesmässiga färdigheterna” och mjuka färdigheter betraktades bara som något att fylla ut sitt CV med. Nyligen genomförda undersökningar har emellertid visat att rekryterare nuförtiden tenderar att föredra mjuka färdigheter framför hårda färdigheter när de beskriver den perfekta kandidaten.

Hårda färdigheter är mätbar, påtaglig kompetens som, även om den är viktig i alla positioner, inte är ensamt avgörande för vem som blir en bra medarbetare. Hårda färdigheter avser praktiska förmågor som matematik, läsförståelse, språkförmåga och datakompetens, för att nämna några.

Mjuka färdigheter avser å andra sidan personlighetsdrag och egenskaper som är mindre kvantifierbara, men lika viktiga eller ännu mer viktiga på arbetsplatsen och i resten av livet. De har sin grund i beteendet, attityderna och värderingarna.

Hårda färdigheter har kanske större inverkan på det arbete du utför, men mjuka färdigheter hjälper till att utveckla mänskliga kontakter och stärka företagskulturen och en känsla av gemenskap på arbetsplatsen. Mjuka färdigheter helt klart en positiv inverkan på det arbete du producerar, särskilt om du arbetar i ett team.

Vilka är de viktigaste mjuka färdigheterna?

Mjuka färdigheter är mer än bara människokännedom och en positiv attityd. De viktigaste mjuka färdigheterna nedan kan flätas samman med varandra och delar många ömsesidiga principer och tillämpningar. Det finns ingen mjuk färdighet som är viktigare än de andra, och listan växer ständigt, men det här är några av de mest värdefulla personliga egenskaperna att ha på en modern arbetsplats:

Lista över mjuka färdigheter

1. Emotionell intelligens

Emotionell intelligens inbegriper många av de mjuka färdigheternas viktigaste egenskaper, från konfliktlösningsförmågan till sociala färdigheter, självmedvetenhet, medkänsla och empati.

Personer med hög emotionell intelligens har förmågan att tolka, förstå och hantera känslorna hos både sig själv och personerna de arbetar med. De kan hantera påfrestningar samtidigt som de hjälper andra att känna sig trygga, och de förstår hur deras beteende kan påverka deras arbetsmiljö. Denna förmåga att bygga starka mellanmänskliga relationer är en mjuk färdighet som kan stärka teamets produktivitet och resultat.

En stor del av den emotionella intelligensen handlar också om att vara bra på att lyssna. Aktivt lyssnande inspirerar till mer öppen och produktiv kommunikation på arbetsplatsen och ser till att alla i teamet känner sig sedda, förstådda och uppskattade.

2. Kommunikation

Kommunikationsförmågan är avgörande på arbetsplatsen, inte bara för att skapa en öppen och välkomnande miljö utan också för att säkerställa att arbetet som görs är fokuserat och tydligt.

Ett team som vet hur man kommunicerar bra kommer att vara effektivare, mer organiserat och mer anpassat till varandras idéer och perspektiv. Att ha kommunikationsförmåga betyder inte bara att ha talets gåva – kommunikationsförmågan sträcker sig långt bortom det verbala. Förmågan att enkelt kommunicera komplexa idéer och förmedla viktiga budskap tydligt och kortfattat, oavsett om det sker muntligt, skriftligt eller på annat vis, minimerar risken för misstag och ineffektivitet.

Bra samarbete är helt enkelt inte möjligt utan effektiv kommunikation. Detta är särskilt viktigt eftersom digitala arbetsmiljöer på distans blir allt vanligare. Väl utvecklade mjuka färdigheter skapar gemenskap mellan människor även om de arbetar långt ifrån varandra. Verktyg som Dropbox är utformade för att underlätta och förbättra samarbetet och kommunikationen, men det är också viktigt att se till att personerna som använder verktygen har de mjuka färdigheterna som krävs. Detta gäller särskilt i en miljö som i första hand är virtuell, där det kan vara svårare att få fram sitt budskap. Genom att använda en skärminspelare som Dropbox Capture kan du säga mer på kortare tid och skapa rätt effekt med dina egna ord. Denna lösning är ett utmärkt sätt att utnyttja asynkron kommunikation till max.

3. Respekt och samarbete i teamet

Att vara en bra lagspelare innebär att ge allt för att nå teamets gemensamma mål. Det innebär att lägga jaget åt sidan och verkligen bry sig om dem man samarbetar med, vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att teamet fungerar smidigt och med sammanhållning och att sätta gruppens bästa över sig själv. Lagspelare är öppna och ärliga mot varandra, och de är pålitliga och lojala i alla sammanhang.

Ömsesidig respekt mellan dig och dina kollegor är absolut nödvändigt. Det innebär att respektera olika åsikter och synpunkter, respektera varje persons ansvarsområden och respektera det arbete du gör. En arbetsplats utan respekt kan helt enkelt inte producera respektabelt arbete.

4. Flexibilitet och kreativitet

Förmågan att anpassa sig till nya miljöer och utmaningar är oerhört värdefull. Oavsett jobbet, företaget eller branschen du verkar i ska du alltid förvänta dig det oväntade och ha flexibiliteten att anpassa dig till det som sker. Vare sig det gäller att börja använda ny teknik, nya system eller nya strukturer, eller bara påbörja ett nytt projekt, är mångsidigheten avgörande för framgången i alla team.

Kreativiteten är lika viktig i en ständigt föränderlig affärsmiljö. Att ha förmågan att tänka utanför boxen och skapa innovativa koncept och idéer gör dig till en pålitlig och värdefull medlem i vilket team som helst. Vissa problem kräver nya lösningar, och det är kreativiteten som driver innovation och framsteg. Ett team med kreativa tänkare är ett team som är väl rustat för tillväxt och utveckling.

5. Problemlösning och kritiskt tänkande

Hand i hand med flexibilitet och kreativitet går problemlösningsförmågan – förmågan att dekonstruera problem och vidta omedelbara, logiska åtgärder för att lösa dem. Om du vet att ditt team är redo och kan skapa produktiva och rationella lösningar på oväntade problem växer förtroendet och inspirationen på arbetsplatsen vilket gör att ni kan hantera utmanande hinder utan stress eller belastning.

Förmågan att titta djupare på en fråga och analysera och utvärdera dess nyanser på ett logiskt och systematiskt sätt säkerställer att ni alltid når fram till bästa möjliga lösning. Kritiskt tänkande innebär att man helt dekonstruerar alla vinklar hos en fråga och undviker att fatta beslut grundat i instinkt eller intuition.

6. Ledarskap

Oavsett den specifika befattningen eller positionen i företagets hierarki är ledarskapsförmågan absolut nödvändig i alla roller. Du vill att teamet ska vara motiverat, drivet och målinriktat, och du vill möjliggöra tillväxt och utveckling. Om du säkerställer att varje medarbetare i ditt team har starka ledaregenskaper kan du vara trygg i förvissningen att någon alltid kan ta kontrollen.

När du introducerar en ny medlem i teamet vill du kunna integrera denna person i de långsiktiga affärsplanerna. Du vill ha ett team som är villigt och redo att växa, och som har utrymmet och verktygen som krävs för att nå dit.

En bra ledare ger inte bara order, utan inspirerar och uppmuntrar teamet och bryr sig om alla sina medarbetare. Ledarskap är inte förbehållet chefer och arbetsledare, och en person med ledarskapsförmåga har förmågan att äga och ansvara för också de allra minsta projekten eller uppgifterna.

7. Tidsplanering och organisation

Att kunna lita på att teamet får jobbet gjort snabbt utan att kompromissa med kvaliteten är oerhört viktigt. Tidsplanering handlar om mer än att bara att dyka upp i tid och leverera arbetet när det efterfrågas. Det handlar om att veta hur man ska prioritera, hur man schemalägger och hur man får ut maximalt av den tiden som finns tillgänglig. Tidsplanering förbättrar inte bara produktiviteten och effektiviteten utan får också positiva effekter på kvaliteten på det arbete du utför.

Oordning är inte bra för någon arbetsmiljö, vare sig den är på kontoret, digitalt eller i ditt huvud. Att vara organiserad innebär att veta hur man effektivt hanterar inte bara det utrymme man arbetar i utan också tiden och arbetsbelastningen. En person som är riktigt välorganiserad kommer att ha förmågan att skapa och följa system och strukturer som förbättrar effektiviteten, och kommer inte att låta sig själv bli överväldigad eller låta processerna bli röriga.

8. Motivation och arbetsmoral

Du vill vara säker på att du och dina medarbetare presterar maximalt, och ett sätt att göra detta på är att förstå, uppmuntra och utnyttja motivationen hos dem du arbetar med.

En riktigt skicklig kodare kan till exempel verka värdefull, men den verkliga potentialen återspeglas inte om personen inte är motiverad att göra sitt bästa.

Motivation kan och bör påverkas av både personliga och yrkesmässiga resultat. Du måste veta att ditt team verkligen bryr sig om vad de uträttar. Om de inte brinner för arbetet och om de inte är hängivna teamets och organisationens högre mål kommer de inte att göra sitt bästa.

Arbetsmoralen är besläktad med motivationen. Personer med god arbetsmoral gillar vad de sysslar med och förstår och tar sitt ansvar. De är disciplinerade, fokuserade och alltid professionella. Den med stark arbetsmoral och motivation förstår att hårt arbete lönar sig och lägger ner största möjliga energi på alla jobbets aspekter.

Använda mjuka färdigheter online

Mjuka färdigheter kan verka som egenskaper som bara märks när man träffas fysiskt, men det finns många sätt att känna igen och tillämpa mjuka färdigheter när man arbetar och samarbetar på distans och online. I takt med att distansarbete blir allt vanligare på företag över hela världen blir behovet av mjuka färdigheter viktigare än någonsin för att onlinesamarbetet ska bli organiskt och produktivt.

Vare sig det handlar om att organisera effektiva filsystem, använda verktyg för att underlätta uppgiftshanteringen eller uppmuntra till bra och smidig kommunikation i teamet gör Dropbox det enkelt att uppnå effektivt teamarbete online eftersom du kan omfamna och förbättra dina mjuka färdigheter.

Mjuka färdigheter ger hårt arbetade personal

Detta är bara några av de många viktiga färdigheter som kan ge enorma framgångar i yrkeslivet.

Det spelar ingen roll hur bra någon är på en specifik uppgift – om personen inte har mjuka färdigheter kommer hen inte att bli lika värdefull i teamet. Mjuka färdigheter behövs för att förstå företagets mål och visioner, för att förstå arbetets syfte, för att både kommunicera och ta emot idéer, för att främja en behaglig och säker arbetsmiljö och för att göra det möjligt för en medarbetare att nå sin fulla potential.

Tekniska färdigheter är självklart viktiga, men om inte de starka mjuka färdigheterna finns där kommer den tekniska förmågan inte att ha få chans att lysa igenom.

Om du rekryterar och skapar en arbetsbeskrivning eller formulerar intervjufrågor ska du alltid ha dessa färdigheter i åtanke och vara tydlig med att de inte är mindre viktiga än erfarenhet och expertis. När du läser ett personligt brev eller en CV eller genomför en intervju ska du se till att du tittar du bortom kvalifikationer och arbetsspecifika färdigheter och utvärderar kandidatens mellanmänskliga färdigheter, attityder och värderingar.

Rekrytering med mjuka färdigheter i åtanke kan ge en mångsidig, effektiv, produktiv och entusiastisk miljö där alla känner värde och tillit.