PDF-файлы почти так же универсальны, как электронная почта. Они идеально подходят как для работы, так и повседневной жизни, их удобно использовать как для заключения контрактов, так и для чтения журналов. Основные преимущества PDF-файлов для бизнеса можно разделить на три важные категории.
Вы можете отправить PDF на 20-летний компьютер своих бабушки и дедушки, и файл без проблем у них откроется: это довольно надежный формат.
PDF-файлы имеют большое значение и для малого, и для большого бизнеса. Получили важный документ? Вы можете воспользоваться услугой Dropbox Sign для юридически обязывающей подписи. Заметили? Эффективность вашего бизнеса уже выросла благодаря PDF-файлам!
15 преимуществ PDF-файлов для бизнеса
PDF-файлы можно легко создавать, читать и делиться ими. А вы знали, что можно читать и редактировать PDF-файлы прямо в Dropbox? Дополнительные сведения см. в разделе «Как редактировать PDF-файлы в Dropbox».
В чем же заключаются их основные преимущества для бизнеса? Ниже перечислены практические способы, с помощью которых использование PDF-файлов может повысить вашу производительность.
PDF-файлы очень хорошо совместимы
Да, мы частно слышим: «PDF-файлы прекрасно совместимы», но насколько они совместимы на самом деле? Другого ответа как «прекрасно» не существует. Если какой-нибудь инопланетянин найдет ноутбук через тысячу лет, есть шанс, что он сможет загрузить PDF-файл.
Благодаря устойчивости формата преобразование файлов в PDF может стать отличным способом обеспечить длительную сохранность вашей готовой работы. Чтобы помочь вам начать работу, мы создали бесплатные онлайн-инструменты, которые позволяют вам конвертировать файлы из Word, PPT, JPG или PNG в PDF, и аккаунт Dropbox для этого не требуется.
Ясно, понятие «совместимость» — достаточно широкое и трудно дать ему точное определение. Итак, вот несколько практических способов, с помощью которых использование суперсовместимого PDF повысит эффективность/оптимизирует рабочий процесс в компании:
Документы открываются легко и удобно
Не все компании работают с одинаковыми системами, поэтому обмен файлами иногда доставляет немало хлопот.
Каково же решение? Используйте PDF-файлы. Практически все пользователи могут открывать их на своих компьютерах или устройствах, поэтому одной проблемой у вас на сегодня будет меньше. Проверьте!
Работайте с несколькими языками/скриптами и привлекайте клиентов из разных стран
PDF-файлы — это универсальный переводчик в вашем кармане, с ним вы легко организуете сотрудничество с компаниями по всему миру.
Какая бы задача перед вами ни стояла: создание, чтение PDF-файлов или обмен ими, — этот формат адаптируется к разным языкам, скриптам и алфавитам. Забудьте о языковых барьерах, легко ведите бизнес на международном уровне!
Убедительно представляйте свои бизнес-планы и планы продаж
PDF-файлы просто отправлять — ваша презентация захватит внимание любого пользователя, которому вы легко предоставите доступ.
Вы можете вставить в эти PDF-файлы гиперссылки на другие важные документы и файлы, необходимые для подтверждения заключения сделки. Вы как будто делитесь картой сокровищ, в которой есть вся информация, которая нужна вашим клиентам, чтобы сказать вам «да!»
Оптимизируйте рабочий процесс при помощи интеграции приложений
Не нужно быть большим техническим специалистом, чтобы понять, что привычные вам приложения и PDF-файлы просто созданы друг для друга.
Во многих приложениях есть функция «Сохранить как» или «Экспортировать в PDF», которая позволяет конвертировать содержимое в надежный формат. Сделайте это, и у вас появится универсальный формат для всех ваших цифровых документов.
Станьте настоящим командным игроком и решите проблему разных систем
Благодаря такому чрезвычайно эффективному формату вы сможет стимулировать совместную работу и продуктивность, а также обеспечить единообразие.
PDF-файлы — отличное средство для связи между разными отделами. Вы можете легко делиться важными документами, чтобы все пользователи были в курсе актуальных вопросов — в буквальном смысле читали одни и те же страницы! Больше никакой разобщенности.
PDF-файлы открываются на телефоне и компьютере, Windows и macOS, а также в других решениях и операционных системах, такая совместимость делает их очень надежным форматом в независимости от используемого устройства.
Dropbox также позволяет обеспечить совместимость благодаря эффективным функциям конвертации. Как конвертировать файлы в PDF-форматсм. в разделе«Как конвертировать файлы Dropbox».
PDF-файлы обеспечивают высокую безопасность данных.
Для PDF-документа можно установить параметры безопасности, ограничивающие возможность делиться этим файлом, копировать, печатать и выполнять с ним какие-либо другие действия. Возможно, безопасность представляет собой самую перспективную функцию этого формата с точки зрения бизнеса. Скройте свои файлы от постороннего взгляда или просто делайте невозможным случайное вмешательство.
Тарифные сетки, информация о работе, личные данные, конфиденциальная информация о клиентах и другие вещи будут надежно защищены от посторонних глаз в формате PDF. Функции безопасности в формате PDF могут предоставить вашему бизнесу следующие преимущества.
Станьте секретным агентом по защите данных
У PDF-файлов есть суперэффективная функция — шифрование. Примените настройки и сохраните свои данные под надежным замком.
Пользователи, у которых есть код, могут получить доступ к вашим сверхсекретным файлам и просматривать их, но вы сами определяете того, кто получит VIP-допуск. Это лучшее сочетание оборудования и гизмологии с эффективностью высоких технологий.
Обеспечьте целостность и сохранность своих документов
В том, что касается защиты файлов от нежелательного редактирования, PDF-файлам практически нет равных.
В вашем распоряжении множество настроек безопасности, которые помогут защитить важные документы, такие как контракты, сделав их недоступными для неуполномоченных лиц.
Заслужите доверие как профессионал
С цифровыми идентификаторами и сертификатами безопасности ваши файлы будут вызывать доверие у пользователей.
А если вы добавите в свои PDF-файлы еще и цифровые подписи, вас будут воспринимать как надежного эксперта, подлинность которого подтверждена официально. Прощай, скептицизм! Получатели будут уверены, что ваши PDF-файлы — настоящие.
Сохраняйте свободу действий
PDF-файлы — надежный выбор для контента, связанного с интеллектуальной собственностью, авторским правом или пикантных новостей, которые не должны попасть на глаза широкой общественности.
Функции безопасности позволяют заблокировать ценное или конфиденциальное содержимое. Больше не нужно беспокоиться о несанкционированном доступе или случайных утечках: все будет под грифом «секретно» до того момента, когда придет время придать эту информацию огласке.
Облегчите жизнь своему внутреннему специалисту по GDPR
PDF-файлы позволяют работать с конфиденциальными данными, обеспечивать конфиденциальность и выполнять требования регулирующих органов.
С ними вам будет проще соблюдать все эти важные правила защиты данных. Будьте уверенны, что вы никогда не нарушите закон и избежите неприятных штрафов, с которыми у бизнеса есть высокий риск столкнуться!
Для еще большей безопасности PDF-файлы и многие другие типы файлов можно хранить прямо в аккаунте Dropbox.
Выберите тарифный план Dropbox и храните все свои файлы надежно зашифрованными.
У PDF-файлов очень небольшой размер, и они легко сжимаются.
PDF-файлы имеют небольшой размер. Даже целый роман, если он преобразован в формат PDF, займет совсем немного места в вашем облачном хранилище. Это очень компактный формат! На сайте библиотеки проекта «Гутенберг» легендарный роман «Война и мир» занимает менее 5 МБ. Именно поэтому PDF-файлы — это самый популярный формат.
Небольшой размер PDF-файлов делает их удобными для работы с объемными записями транзакций клиентов, профилями клиентов, просто накопленными данными и многим другим содержимым. Посмотрите, как небольшой размер файлов способствует оптимизации вашего бизнеса.
Оптимизируйте для ускорения распространения
PDF-файлы — это спринтеры цифрового мира, они молниеносно распространяются через интернет благодаря своей динамичной форме.
Забудьте о проблемах с совместимостью или с низкой скоростью Интернет-соединения. PDF-файлы позволяют вашим коллегам и партнерам легко получать документы, изображения и другие полезные файлы. Это просто турбоускоритель для вложений!
Управляйте своим облачным хранилищем
Тяжелые файлы легко загружаются в PDF-формате, а также не занимают много ценного места в хранилище.
Когда вы пересылаете, отправляете или загружаете безопасные PDF-файлы, все происходит легко, и в Dropbox для них нет препятствий.
Управляйте рабочей группой, как хорошо отлаженным механизмом
С PDF-файлами ваши рабочие группы всегда будут в курсе последних событий. Все обновления молниеносно синхронизируются в вашем аккаунте Dropbox.
Представьте себе, что какие-то пользователи вносят в PDF-файлы важные изменения или обновляют их до новой версии. Что произойдет в этом случае? Эти пользователи могут быстро синхронизировать свои PDF-файлы и предоставить к ним общий доступ. Больше не надо нажимать кнопку «Обновить».
Все происходит моментально
С файлами небольших размеров вы сможете работать абсолютно без всяких усилий.
PDF-файлы — спасение для индивидуальных предпринимателей и «цифровых кочевников», особенно если у вас есть сомнения в надежности или скорости интернет-соединения. Безвыходных положений больше не будет.
Поделитесь интересными для вас материалами со всем миром
PDF-файлы — это один из инструментов, которые необходимо иметь в своем арсенале для максимального охвата аудитории и воздействия на нее.
Хотите разместить объявление о вакансии, поделиться классным видеоклипом или отправить материалы людям из своего списка контактов? В этом случае PDF — самый подходящий формат. Вы можете выкладывать файлы в свободный доступ, зная, что практически каждый может их скачать и просмотреть.
В целом, с PDF-файлами небольшого размера очень просто работать. Файлы небольшого размера позволяют повысить производительность, сэкономить место и сделать работу с файлами беспроблемной. В одном небольшом пакете PDF-файлы могут вместить очень многое!
Есть ли какие-то недостатки использования PDF-файлов?
Недостатков у использования PDF-файлов для бизнеса не так много, но иногда их преимущества могут стать и причиной проблем. Возможные недостатки использования PDF-файлов в бизнесе.
- PDF-файлы бывает сложно редактировать, хотя это не проблема для встроенной функции редактирования PDF-файлов Dropbox, которая доступна во всех тарифных планах.
- PDF-файлы менее удобны для подготовки презентаций.
- PDF-файлы выглядят как печатный лист, поэтому их трудно читать и часто требуется долго прокручивать.
Поэтому с использованием PDF-файлов есть несколько потенциальных проблем, но с ними довольно легко справиться. Мы не видим никаких предпосылок к тому, что формат PDF в ближайшее время потеряет свою популярность. Его преимущества перевешивают недостатки.
Чтобы без проблем работать с PDF-форматом в вашей компании, прочитайте статью «Да здравствует PDF», в которой рассказывается, как функции Dropbox могут помочь вам извлечь наибольшую пользу из ваших файлов.
Используйте Dropbox для своих файлов по максимуму
Благодаря своему размеру, безопасности и совместимости PDF-файлы — это отличный выбор для бизнеса. Вне зависимости от формата файлов (включая PDF), который задействуется вами в работе, вы сможете максимально эффективно использовать свои материалы с помощью Dropbox. Это отличный инструмент для результативного ведения бизнеса.
В вашем распоряжении интуитивно понятные и подходящие для любого бизнеса инструменты для хранения данных, предоставления общего доступа и совместной работы. Выберите тарифный план и повысьте свою производительность с Dropbox, чтобы использовать PDF-файлы по максимуму.