PDF-файлы почти так же универсальны, как электронная почта. Они идеально подходят как для работы, так и повседневной жизни, их удобно использовать как для заключения контрактов, так и для чтения журналов. Основные преимущества PDF-файлов для бизнеса можно разделить на три важные категории.
Вероятно, вы можете отправить PDF-файл на 20-летний компьютер в доме ваших бабушки и дедушки, и они смогут открыть его без проблем: как формат файла, он довольно надежен.
PDF-файлы имеют большое значение и для малого, и для большого бизнеса. Получили важный документ? Вы можете воспользоваться услугой Dropbox Sign для юридически обязывающей подписи. Заметили? Эффективность вашего бизнеса уже выросла благодаря PDF-файлам!
И есть еще множество преимуществ использования PDF-файлов в вашем бизнесе...
PDF-файлы лучше совместимы
Конечно, мы часто слышим: «PDF-файлы настолько совместимы», но насколько они совместимы на самом деле? Нет другого ответа, кроме как «очень». Если инопланетянин через тысячу лет найдет ноутбук, скорее всего, он сможет без проблем загрузить на него PDF-файл.
Благодаря устойчивости формата преобразования файлов в PDF может стать отличным способом обеспечить длительную сохранность вашей готовой работы. Чтобы помочь вам начать работу, мы создали бесплатные онлайн-инструменты, которые позволяют вам конвертировать файлы из Word, PPT, JPG или PNG в PDF — учетная запись Dropbox не требуется.
Вы понимаете, совместимость может показаться слишком широкой и сложной для определения. Итак, вот несколько практических способов, с помощью которых использование сверхсовместимого PDF-файла повысит эффективность/улучшит рабочий процесс в компании:
1. Никогда не беспокойтесь и не суетитесь, открывая документ.
Не все компании используют одинаковые системы, что превращает обмен файлами в настоящую проблему.
Решение? PDF-файлы. Практически каждый может открыть их на своем компьютере или устройстве, так что на сегодня одним разочарованием меньше. Проверять!
2. Завоюйте мир с помощью нескольких языков/письменностей
PDF-файлы — это универсальный переводчик в вашем кармане, который упрощает глобальное сотрудничество.
Независимо от того, создаете ли вы, читаете или делитесь чем-то, PDF-файлы помогут вам на нескольких языках, в разных письменностях и алфавитах. Прощай, языковые барьеры, здравствуй, бесперебойный международный бизнес!
3. Станьте мастером убеждения во время продаж и презентаций.
PDF-файлы просто отправлять — ваша презентация захватит внимание любого пользователя, которому вы легко предоставите доступ.
Вы можете снабдить эти PDF-файлы гиперссылками, направляя свою аудиторию к другим важным документам и файлам, которые завершат сделку. Это как поделиться картой сокровищ со всей информацией, которая нужна, чтобы сказать «да!»
4. Улучшите свой рабочий процесс с помощью интеграции приложений
Не нужно быть большим техническим специалистом, чтобы понять, что привычные вам приложения и PDF-файлы просто созданы друг для друга.
Во многих приложениях есть функция «Сохранить как» или «Экспортировать в» PDF, которая позволяет конвертировать содержимое в надежный формат. Сделайте это, и вы получите универсальный формат для всех ваших цифровых творений.
5. Будьте лучшим командным игроком и разбейте разногласия
Благодаря такому чрезвычайно эффективному формату вы сможет стимулировать совместную работу и продуктивность, а также обеспечить единообразие.
PDF-файлы — это великолепные инструменты для налаживания межведомственного общения. Вы можете легко обмениваться важными документами, гарантируя, что все будут в курсе событий, в буквальном смысле! Больше никаких бункеров.
PDF-файлы работают на телефоне или компьютере, в Windows или macOS, а также на других технических или операционных системах, поэтому их совместимость делает их очень надежным форматом — независимо от того, какое устройство вы используете.
Кроме того, Dropbox помогает обеспечить совместимость благодаря некоторым мощным функциям конвертации. Подробнее о конвертации файлов в PDF читайте в разделе «Как конвертировать файлы Dropbox».
PDF-файлы обеспечивают отличную защиту данных
Для PDF-документа можно установить параметры безопасности, ограничивающие возможность делиться этим файлом, копировать, печатать и выполнять с ним какие-либо другие действия. Возможно, безопасность представляет собой самую перспективную функцию этого формата с точки зрения бизнеса. Скройте свои файлы от постороннего взгляда или просто делайте невозможным случайное вмешательство.
Тарифные сетки, информация о работе, личные данные, конфиденциальные данные клиентов и другие сведения надежно защищены от посторонних глаз в PDF-файле. Безопасность PDF-файлов может принести пользу вашему бизнесу следующими способами:
6. Будьте тайным агентом по защите данных
У PDF-файлов есть суперэффективная функция — шифрование. Примените настройки и сохраните свои данные под надежным замком.
Те, кому доверен код, могут получить доступ к вашим совершенно секретным файлам и просматривать их, но вы сами решаете, кто получит VIP-пропуск. Это лучшее из гаджетов и приспособлений в сочетании с высокотехнологичной эффективностью.
7. Гарантируйте целостность документов
В том, что касается защиты файлов от нежелательного редактирования, PDF-файлам практически нет равных.
Имея под рукой множество настроек безопасности, вы можете защитить важные документы, например контракты, сделав их недоступными для посторонних лиц.
8. Зарабатывайте очки доверия как профессионал
С цифровыми идентификаторами и сертификатами безопасности ваши файлы будут вызывать доверие у пользователей.
Добавляя цифровые подписи к своим PDF-файлам, вы становитесь доверенным советником, имеющим официальную печать подлинности. Прощай, скептицизм! Получатели будут знать, что ваши PDF-файлы настоящие.
9. Главное — соблюдать осмотрительность
PDF-файлы — надежный выбор для контента, связанного с интеллектуальной собственностью, авторским правом или пикантных новостей, которые не должны попасть на глаза широкой общественности.
Функции безопасности позволяют защитить ценную или конфиденциальную информацию. Больше не нужно беспокоиться о несанкционированном доступе или случайных утечках — все держится в тайне до самого главного раскрытия информации.
10. Развивайте своего внутреннего гуру GDPR
PDF-файлы позволяют работать с конфиденциальными данными, обеспечивать конфиденциальность и выполнять требования регулирующих органов.
Они помогают вам соблюдать важнейшие правила защиты данных. Гарантия того, что вы остаетесь на правильной стороне закона и избегаете надоедливых штрафов, — это то, от чего предприятия могут получить огромную выгоду!
Для дополнительной безопасности вы можете хранить PDF-файлы и многие другие типы файлов в своей учетной записи Dropbox.
Выберите тарифный план Dropbox и храните все свои файлы надежно зашифрованными.
PDF-файлы имеют очень маленький размер и легко сжимаются.
PDF-файлы имеют небольшой размер. Даже целый роман, если он преобразован в формат PDF, займет совсем немного места в вашем облачном хранилище. Это очень компактный формат! На сайте библиотеки проекта «Гутенберг» легендарный роман «Война и мир» занимает менее 5 МБ. Именно поэтому PDF-файлы — это самый популярный формат.
Небольшой размер PDF-файлов делает их удобными, будь то подробные записи о клиентских транзакциях, профили клиентов или просто исторические данные. Вот как небольшие размеры файлов способствуют повышению эффективности бизнеса:
11. Оптимизация для быстрого распространения
PDF-файлы — это спринтеры цифрового мира, они молниеносно распространяются через интернет благодаря своей динамичной форме.
Забудьте о медленной скорости интернета и проблемах с совместимостью файлов. PDF-файлы позволяют вашим получателям с легкостью получать документы, изображения и другие материалы. Это турбоускоритель!
12. Управляйте своим облачным хранилищем
PDF-файлы избавляют вас от необходимости ждать загрузки громоздких файлов или раздражаться из-за того, что они занимают драгоценное дисковое пространство.
Независимо от того, передаете ли вы, загружаете или скачиваете эти надежные PDF-файлы, они, словно ловкие акробаты, легко перемещаются по вашему Dropbox.
13. Управляйте командой как хорошо отлаженным механизмом
С PDF-файлами ваши рабочие группы всегда будут в курсе последних событий. Все обновления молниеносно синхронизируются в вашем аккаунте Dropbox.
Представьте, что кто-то обновляет PDF-файл до важной новой версии или вносит какие-то важные изменения. Угадай, что? Он позволяет без труда делиться и синхронизировать свои шедевры в формате PDF. Больше не нужно нажимать кнопку «Обновить».
14. Выполняйте дела на ходу
С файлами небольших размеров вы сможете работать абсолютно без всяких усилий.
PDF-файлы — это спасение для индивидуальных предпринимателей и цифровых кочевников, особенно когда вы рассчитываете на менее надежное или низкоскоростное интернет-подключение. Больше никаких разочарований.
15. Поделитесь своими потрясающими вещами со всем миром
PDF-файлы — это один из инструментов, которые необходимо иметь в своем арсенале для максимального охвата аудитории и воздействия на нее.
Будь то список вакансий, интересный видеоклип или информация, которой вы хотите поделиться со своим списком рассылки, формат PDF — это то, что вам нужно. Вы можете выкладывать файлы в открытый доступ, зная, что практически каждый может их скачать и просмотреть.
В целом небольшой размер PDF-файла делает его удобным для управления. Файлы меньшего размера могут помочь повысить производительность, сэкономить место и сделать взаимодействие с файлами более удобным. PDF-файлы могут вместить в себя многое в небольшом формате!
Есть ли какие-то недостатки использования PDF-файлов?
Недостатков у использования PDF-файлов для бизнеса не так много, но иногда их преимущества могут стать и причиной проблем. Возможные недостатки использования PDF-файлов в бизнесе.
- PDF-файлы бывает сложно редактировать, хотя это не проблема для встроенной функции редактирования PDF-файлов Dropbox, которая доступна во всех тарифных планах.
- PDF-файлы менее удобны для подготовки презентаций.
- PDF-файлы выглядят как печатный лист, поэтому их трудно читать и часто требуется долго прокручивать.
Итак, при использовании PDF-файлов существует несколько потенциальных проблем, но их довольно легко решить. В ближайшее время мы не увидим, как формат PDF выйдет из моды — его преимущества перевешивают недостатки.
Чтобы без проблем работать с PDF-форматом в вашей компании, прочитайте статью «Да здравствует PDF», в которой рассказывается, как функции Dropbox могут помочь вам извлечь наибольшую пользу из ваших файлов.
Получите больше от своих файлов с Dropbox
Благодаря своему размеру, безопасности и совместимости PDF-файлы — это отличный выбор для бизнеса. Вне зависимости от формата файлов (включая PDF), который задействуется вами в работе, вы сможете максимально эффективно использовать свои материалы с помощью Dropbox. Это отличный инструмент для результативного ведения бизнеса.
Вы получите интуитивно понятные функции хранения, обмена и совместной работы с данными, подходящие для любой компании. Выберите тарифный план и повысьте свою производительность с помощью Dropbox, чтобы максимально эффективно использовать ваши PDF-файлы.
Статьи на похожие темы
Как разделить PDF-файл за 3 простых шага с помощью бесплатных инструментов Dropbox
Быстро и безопасно разделяйте PDF-файлы с помощью Dropbox. Извлекайте страницы, сохраняйте отдельные файлы и организуйте документы без особых усилий — загрузка не требуется. Обеспечьте доступ к своим файлам на всех устройствах.
