Praca na własny rachunek to marzenie wielu osób – ale nie oszukujmy się, zarządzanie fakturami może być koszmarem. To jak niekończąca się gra w finansowy Tetris, w której próbujesz dopasować do siebie wszystkie liczby i terminy. Nie zapominajmy też o „świetnej zabawie” związanej z upominaniem się u klientów o opóźnione płatności.
Jednak przy użyciu odpowiednich narzędzi i strategii możesz usprawnić ten proces i szybciej otrzymać zapłatę. W tym artykule podzielimy się pięcioma wskazówkami dotyczącymi zarządzania fakturami, które pomogą Ci zachować porządek i wrócić do tego, co robisz najlepiej — imponowania klientom i rozwijania swojej firmy.
Dlaczego zarządzanie fakturami jest ważne?
Skuteczny proces zarządzania fakturami pomoże Tobie i Twoim klientom unikać kosztownych błędów w przetwarzaniu i opłacaniu faktur. Dzięki temu możesz uniknąć opóźnień w otrzymywaniu płatności za produkty lub usługi spowodowanych ludzką pomyłką podczas wprowadzania danych. W rezultacie płynna i bezstresowa obsługa faktur ułatwi Ci budowanie pozytywnych relacji z klientami.
Wyposażony w odpowiednie narzędzia system zarządzania fakturami może również pomóc Ci zarządzać przepływami pieniężnymi i zapasami, a także prognozować wyniki finansowe i rozwój firmy.
Jak skutecznie zarządzać fakturami
Oto pięć wskazówek, które pomogą Ci skutecznie zarządzać fakturami:
1. Wybierz najlepsze oprogramowanie dla siebie
Pierwszym krokiem na drodze do skutecznego zarządzania fakturami jest wybranie najlepszego oprogramowania. Niektórzy klienci wolą, aby wysyłać im faktury w formacie dokumentu programu Word, dokumentów Google lub PDF, aby mogli przesłać je bezpośrednio do własnego systemu zarządzania fakturami w celu przetworzenia.
Aby jednak uprościć ten proces dla wszystkich, warto rozważyć oprogramowanie, które umożliwia tworzenie, zarządzanie i wysyłanie faktur z jednego miejsca.
Dropbox zapewnia scentralizowane miejsce przechowywania wszystkich faktur, dzięki czemu dostęp do nich, zarządzanie nimi i udostępnianie ich jest łatwiejsze z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu. Eliminuje to potrzebę fizycznego przechowywania danych, takiego jak pliki papierowe lub lokalne pamięci komputerowe, które są podatne na utratę lub uszkodzenie.
Jeśli zaś szukasz sposobu na połączenie plików z oprogramowaniem do fakturowania lub zarządzania projektami, Dropbox integruje się z szeregiem narzędzi, takich jak ActiveCollab i Xero Tax.
2. Ułatw swoim klientom dokonywanie płatności
Nie ma nic gorszego niż klient zaskoczony niespodziewaną fakturą. To ważne, aby jak najszybciej omówić warunki płatności z klientem – najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy. Dzięki temu możesz jasno określić, w jaki sposób wolisz otrzymywać płatności, aby było to dla klienta jak najprostsze, gdy nadejdzie odpowiedni czas.
Prosty proces płatności jest korzystny dla wszystkich — klienci mogą zmniejszyć czasochłonność zadań związanych z przetwarzaniem faktur, a Ty możesz poprawić przepływ środków pieniężnych, otrzymując płatności szybciej.
Elektroniczne metody płatności, takie jak Stripe i PayPal, są bezpieczniejsze niż tradycyjne płatności gotówkowe. Są także znacznie szybsze niż przesyłanie przelewów za pośrednictwem bankowości internetowej.
3. Zautomatyzuj proces
Cyfrowe narzędzie do zarządzania fakturami może pomóc uniknąć wielu potencjalnych błędów typowych dla faktur papierowych. Możesz wysyłać faktury z narzędzia do fakturowania bezpośrednio do klienta – dzięki temu nie zagubią się w poczcie.
Jeśli musisz zbierać podpisy na fakturach, narzędzie takie jak Dropbox Sign może przyspieszyć ten proces, automatyzując znaczną część jego czynności. Możesz tworzyć wielokrotnego użytku szablony i wstępnie wypełnione formularze,które możesz dostosować i wysłać klientom w celu uzyskania podpisu elektronicznego. Otrzymasz powiadomienia e-mail, gdy klient wyświetli, otworzy lub podpisze Twoją fakturę.
4. Oszczędzaj czas dzięki niestandardowym szablonom
Jeśli musisz wystawiać faktury za płatności cykliczne lub za regularną pracę projektową dla klientów, szablon pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i wysiłku.
W ten sposób te same informacje, które musiałbyś wielokrotnie wprowadzać ręcznie, są teraz wstępnie wypełnione. Dodanie logo Twojej marki i dostosowanie stylu szablonów sprawi, że Twoje faktury będą bardziej rozpoznawalne dla klientów.
Jeśli nie potrzebujesz podpisów na fakturach, Dropbox umożliwia łatwą edycję dokumentów PDF, dzięki czemu możesz tworzyć nowe faktury z szablonu za pomocą kilku kliknięć. Kontrola wersji umożliwia śledzenie zmian na fakturach, co może okazać się przydatne podczas audytu. Następnie możesz udostępnić te pliki za pomocą prostego łącza, a klienci, dostawcy i inni interesariusze będą mogli uzyskać do nich dostęp, nawet jeśli nie mają konta Dropbox.
5. Miej plan na wypadek niezapłaconych faktur
Wielu freelancerów powie Ci, że zaległe i niezapłacone faktury to niestety codzienność. Istnieje wiele czynników, które mogą na to wpływać – od niedostarczenia faktur do odpowiednich osób lub działów po klientów, którzy są po prostu zbyt zajęci, aby je przetworzyć.
Z tego powodu ważne jest, aby mieć przygotowany plan na wypadek braku płatności. Może on obejmować:
- Określenie opłat lub odsetek za zwłokę w umowie z klientem.
- Żądanie płatności przy odbiorze, co oznacza, że klient powinien zapłacić niezwłocznie po otrzymaniu faktury.
- Ustalenie rozsądnego terminu płatności, aby klient nie czuł się ponaglany.
- Planowanie przypomnień, które zostaną wysłane do klienta e-mailem na wypadek, gdyby faktura przypadkowo zaginęła w wiadomościach e-mail klienta
- Na przykład siedem dni przed terminem płatności, w dniu wymagalności i siedem dni po terminie wymagalności
Jak zarządzać fakturami za pomocą Dropbox
Jeśli nie korzystasz z oprogramowania do fakturowania, ale wolisz tworzyć je ręcznie w formie dokumentów, Dropbox może być przydatnym sposobem przechowywania, organizowania i udostępniania faktur.
Prześlij faktury na swoje konto Dropbox i natychmiast zsynchronizuj je ze swoimi urządzeniami. Następnie po prostu udostępnij dokumenty bezpośrednio ze swojej chmury za pomocą kilku kliknięć.
Zarządzanie fakturami jest teraz łatwe
Przyspiesz proces tworzenia, dostosowywania i wysyłania faktur za pomocą Dropbox.
Dropbox to scentralizowany ośrodek przechowywania, edytowania i udostępniania faktur, dzięki czemu możesz zachować porządek i panować nad swoimi finansami.
Poznaj powiązane zasoby
6 najlepszych aplikacji do zwiększania produktywności, które usprawniają zarządzanie zadaniami i czasem
Powolne dni pracy stają się dla Ciebie codziennością? Zapoznaj się z naszą specjalnie przygotowaną listą sprawdzonych aplikacji mobilnych i komputerowych, które zwiększą Twoją wydajność i produktywność.