Jak zarządzać fakturowaniem: 5 wskazówek dotyczących zarządzania fakturami dla freelancerów

Praca na własny rachunek to marzenie wielu osób – ale nie oszukujmy się, zarządzanie fakturami może być koszmarem. To jak niekończąca się gra w finansowy Tetris, w której próbujesz dopasować do siebie wszystkie liczby i terminy. Nie zapominajmy też o „świetnej zabawie” związanej z upominaniem się u klientów o opóźnione płatności.

Jednak dzięki odpowiednim narzędziom i strategiom możesz usprawnić ten proces i otrzymywać płatności szybciej. W tym artykule przedstawimy pięć wskazówek dotyczących zarządzania fakturami, które pomogą Ci zachować dobrą organizację pracy i wrócić do tego, co robisz najlepiej – zadziwiania klientów i rozwijania firmy.

Dlaczego zarządzanie fakturami jest ważne?

Skuteczny proces zarządzania fakturami pomoże Tobie i Twoim klientom unikać kosztownych błędów w przetwarzaniu i opłacaniu faktur. Dzięki temu możesz uniknąć opóźnień w otrzymywaniu płatności za produkty lub usługi spowodowanych ludzką pomyłką podczas wprowadzania danych. W rezultacie płynna i bezstresowa obsługa faktur ułatwi Ci budowanie pozytywnych relacji z klientami.

Dzięki odpowiednim narzędziom do obsługi faktur możesz również usprawnić zarządzanie przepływem gotówki i zapasami oraz prognozowanie finansów i rozwoju.

Jak skutecznie zarządzać fakturami

Oto pięć wskazówek, które pomogą Ci skutecznie zarządzać fakturami:

1. Wybierz odpowiednie oprogramowanie

Pierwszym krokiem na drodze do skutecznego zarządzania fakturami jest wybranie najlepszego oprogramowania. Niektórzy klienci wolą, aby wysyłać im faktury w formacie dokumentu programu Word, dokumentów Google lub PDF, aby mogli przesłać je bezpośrednio do własnego systemu zarządzania fakturami w celu przetworzenia.

Aby jednak ułatwić wszystkim ten proces, warto sięgnąć po oprogramowanie, które pozwala tworzyć i wysyłać faktury oraz zarządzać nimi z jednego miejsca.

Dropbox zapewnia scentralizowaną lokalizację do przechowywania wszystkich faktur, ułatwiając dostęp, zarządzanie i udostępnianie z dowolnego urządzenia i w dowolnym miejscu. Eliminuje to potrzebę fizycznego przechowywania faktur w formie dokumentów papierowych lub w lokalnej pamięci komputera, gdzie mogą być podatne na utratę lub uszkodzenie.

A jeśli szukasz sposobu na połączenie swoich plików z oprogramowaniem do fakturowania lub zarządzania projektami, Dropbox zapewnia integrację z szeregiem narzędzi, takich jak ActiveCollab i Xero Tax.

2. Ułatw klientom dokonywanie płatności

Nie ma nic gorszego niż klient zaskoczony niespodziewaną fakturą. To ważne, aby jak najszybciej omówić warunki płatności z klientem – najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy. Dzięki temu możesz jasno określić, w jaki sposób wolisz otrzymywać płatności, aby było to dla klienta jak najprostsze, gdy nadejdzie odpowiedni czas.

Prosty proces płatności jest korzystny dla wszystkich – klienci mogą usprawnić niektóre czasochłonne zadania związane z przetwarzaniem faktur, a Ty możesz poprawić swoją płynność finansową, szybciej otrzymując płatności.

Elektroniczne metody płatności, takie jak Stripe i PayPal, są bezpieczniejsze niż tradycyjne płatności gotówkowe. Są także znacznie szybsze niż przesyłanie przelewów za pośrednictwem bankowości internetowej.

3. Zautomatyzuj proces

Cyfrowe narzędzie do zarządzania fakturami może pomóc uniknąć wielu potencjalnych błędów typowych dla faktur papierowych. Możesz wysyłać faktury z narzędzia do fakturowania bezpośrednio do klienta – dzięki temu nie zagubią się w poczcie.

Jeśli musisz zebrać podpisy dla swoich faktur, narzędzie takie jak Dropbox Sign może pomóc Ci przyspieszyć ten proces, automatyzując jego większą część. Możesz tworzyć szablony i wstępnie wypełnione formularze do wielokrotnego użytku, które możesz dostosowywać i wysyłać klientom w celu uzyskania podpisu elektronicznego. Gdy klient wyświetli, otworzy lub podpisze Twoją fakturę, otrzymasz powiadomienie e-mail.

4. Oszczędzaj czas dzięki dopasowanym szablonom

Jeśli musisz wystawiać faktury za płatności cykliczne lub za regularną pracę projektową dla klientów, szablon pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i wysiłku.

Dzięki temu te same informacje, które trzeba by było wielokrotnie wprowadzać ręcznie, są wstępnie wypełniane. Natomiast dodanie logo marki i dostosowanie stylu szablonów sprawi, że Twoje faktury będą bardziej rozpoznawalne dla klientów.

Jeśli nie potrzebujesz podpisów na fakturach, Dropbox umożliwia łatwe edytowanie dokumentów PDF, dzięki czemu za pomocą kilku kliknięć możesz tworzyć nowe faktury na podstawie szablonu. Kontrola wersji umożliwia śledzenie zmian na fakturach – co może okazać się przydatne w przypadku audytów. Następnie możesz udostępnić pliki za pomocą prostego łącza, a klienci, dostawcy i inne zainteresowane strony będą miały dostęp do odpowiednich dokumentów, nawet jeśli nie mają konta Dropbox.

5. Przygotuj plan działania w przypadku niezapłaconych faktur

Wielu freelancerów powie Ci, że zaległe i niezapłacone faktury to niestety codzienność. Istnieje wiele czynników, które mogą na to wpływać – od niedostarczenia faktur do odpowiednich osób lub działów po klientów, którzy są po prostu zbyt zajęci, aby je przetworzyć.

Z tego powodu ważne jest, aby mieć przygotowany plan na wypadek braku płatności. Może on obejmować następujące elementy:

• Określenie opłat lub odsetek za zwłokę w umowie z klientem.
• Żądanie płatności przy odbiorze, co oznacza, że klient powinien zapłacić niezwłocznie po otrzymaniu faktury.
• Ustalenie rozsądnego terminu płatności, aby klient nie czuł się ponaglany.
• Zaplanowanie przypomnień wysyłanych do klienta pocztą e-mail – na przykład siedem dni przed terminem płatności, w dniu terminu płatności i siedem dni po terminie płatności – na wypadek, gdyby Twoja faktura zaginęła w natłoku wiadomości e-mail klienta.

Jak zarządzać fakturami za pomocą Dropbox

Jeśli nie korzystasz z oprogramowania do fakturowania, ale wolisz tworzyć je ręcznie w formie dokumentów, Dropbox może być przydatnym sposobem przechowywania, organizowania i udostępniania faktur.

Przesyłaj faktury na swoje konto Dropbox i natychmiast synchronizuj je ze swoimi urządzeniami. Udostępniaj dokumenty bezpośrednio z miejsca do przechowywania w chmurze za pomocą kilku kliknięć. A jeśli chcesz użyć zaawansowanych funkcji wysyłania, takich jak śledzenie korzystania z plików, wysyłaj faktury za pomocą funkcji Wyślij i śledź.

Zarządzanie fakturami jest teraz łatwe

Przyspiesz proces tworzenia, dostosowywania i wysyłania faktur za pomocą Dropbox.

Dropbox pełni rolę scentralizowanego miejsca do przechowywania, edytowania i udostępniania faktur, dzięki czemu możesz zachować porządek i kontrolować swoje finanse.