Creatief werk presenteren kan lastig zijn, vooral wanneer teams verspreid zijn, wat betekent dat een persoonlijke vergadering misschien niet mogelijk is.
Virtuele events wonnen snel aan populariteit tijdens de COVID-19-pandemie en deze trend lijkt door te zetten. Ze zijn handiger voor zowel veel personen als bedrijven, omdat deelnemers niet worden opgezadeld met lange reistijden om persoonlijk aanwezig te zijn.
Voor creatief projectachtig videomateriaal biedt werk virtueel presenteren (via een 'virtuele screening' of 'watch party') mogelijkheden voor samenwerking en efficiëntere communicatie tussen makers en klanten.
Maar hoe bereik je dit? En wat is een 'virtuele screening'? In deze complete handleiding vind je de antwoorden op deze vragen en vind je tips en trucs voor het organiseren van een virtuele screening.
Wat is een 'virtuele screening' of 'watch party'?
Een watch party of virtuele screening is een georganiseerde sessie waarbij een groep mensen (collega's, bureaus en klanten, of zelfs vrienden) virtueel samenkomen om eerder opgenomen videomateriaal te bekijken. Afhankelijk van het doel van de screening kan de video een webinar, film, tv-advertentie of trainingsmateriaal zijn.
Als je een filmmaker bent, kan een virtuele filmvertoning met een distributeur of de organisatoren van een filmfestival ervoor zorgen dat je werk wordt opgemerkt en aan een breder publiek wordt getoond.
Dit soort bijeenkomsten vindt plaats via internet, wat betekent dat jij en je medekijkers zich niet in dezelfde ruimte, stad of staat hoeven te bevinden om deel te nemen.
Voor videoprojecten bieden virtuele screenings een ruimte voor collega's en belanghebbenden van het project om de inhoud samen te beoordelen, waardoor het proces van het verzamelen en uitvoeren van feedback wordt versneld, zodat je veel sneller dat definitieve versiebeheer kunt bereiken.
Stap voor stap naar het hosten van een virtuele screening
Je hebt je video bewerkt en kunt deze nu presenteren aan de klant voor feedback en om de volgende stappen te bespreken. Zo kun je een virtuele screening voor je videoproject plannen en hosten, met behulp van belangrijke tools zoals Zoom en Dropbox Replay.
Stap 1: Je screeningplatform kiezen
Als host bepaal je zelf welk platform je wilt gebruiken voor je virtuele screening. Er zijn verschillende mogelijkheden om uit te kiezen, dus bij het nemen van je beslissing zijn er een paar dingen waarmee je rekening moet houden:
- Je publiek/deelnemers: is iedereen bereid en in staat om software of extensies van derden te installeren voor de weergave? Of is een browsergebaseerde tool zoals Dropbox Replay geschikter?
- Interactiviteit: wil je dat deelnemers tijdens de screening opmerkingen toevoegen in de beoordelingstool? Hoe zit het met framenauwkeurige aantekeningen en annotaties op het scherm?
- Synchroon/asynchroon: moet iedereen de video tegelijkertijd kunnen bekijken? Zo niet, dan is een asynchrone sessie wellicht eenvoudiger te beheren.
Zoom is een populair en handig platform voor het hosten van virtuele evenementen.
En wanneer je Zoom integreert met Dropbox, kun je naadloos feedback delen en in realtime samenwerken aan video's. Je kunt:
- Een Zoom-vergadering toevoegen, eraan deelnemen en deze rechtstreeks starten vanuit Dropbox-materiaal.
- Sla opgenomen Zoom-vergaderingen en transcripties automatisch op in Dropbox.
- Presenteer documenten, dia's en afbeeldingen uit Dropbox tijdens een Zoom-vergadering.
Als je een virtuele screening in Zoom wilt organiseren, kun je een link naar een video in Dropbox Replay delen met je deelnemers. In deze browsergebaseerde virtuele weergaveruimte kan iedereen de video tegelijkertijd bekijken en opmerkingen vastpinnen en annotaties maken bij bepaalde frames.
Stap 2: Je virtuele uitnodigingen verzenden
Nodig de deelnemers ten minste een week voor het evenement plaatsvindt uit voor je virtuele screening. Dit geeft ze de tijd om hun persoonlijke planningen te controleren en te ordenen voordat ze hun RSVP vastleggen.
Op de dag van de screening kun je een e-mail met een uitnodiging sturen met een herinnering die het volgende bevat:
- Een streaminglink of link naar de vergadering, afhankelijk van het door jou gekozen platform (zodat deze niet verloren gaat in hun e-mailpostvakken!)
- Een overzicht van wat leden/aanwezigen kunnen verwachten bij je virtuele presentatie
- Een agenda, indien nodig, om ervoor te zorgen dat alle aanwezigen op één lijn zitten
- Voor videoprojecten met veel belanghebbenden kan het hebben van een agenda voor de online screening helpen om de vergadering gefocust en georganiseerd te houden
- Je kunt een welkomsttoespraak plannen om je benadering van het project uit te leggen, abonnementspauzes voor een virtuele Q&A of discussie plannen, en tijd besteden aan het einde van de screening voor het afronden en het voorstellen van de volgende stappen in het project (zoals het uitvoeren van de feedback)
Stap 3: De screening starten
Net als bij persoonlijke screenings, kan het optimistisch zijn om aan te nemen dat je virtuele screening begint op het moment dat je had gepland. Deelnemers kunnen onverwachte problemen ondervinden met hun internetverbinding of andere toegangsproblemen die vertragingen kunnen veroorzaken.
Als presentator van de screening is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze kleine tegenslagen niet tot verstoring leiden.
Zodra al je deelnemers met succes hebben deelgenomen aan de virtuele vergadering, wil je misschien beginnen met het ijs te breken voordat je de screening start. Dit is handig als meerdere van je beoordelaars elkaar niet kennen, omdat het hen kan helpen zich op hun gemak te voelen om eerlijke feedback te geven zodra de screening is begonnen.
Houd er rekening mee dat in Dropbox Replay iedereen in een live-beoordelingssessie het afspelen van audio of video kan regelen. Als host kun je hierin bemiddelen door grenzen of huishoudelijke regels in te stellen.
Stap 4: Feedback verzamelen en de screening beëindigen
Feedback is belangrijk in elk videoproject, maar het verzamelen van opmerkingen en acties van beoordelaars kan vaak een gedoe zijn.
Dropbox Replay lost het probleem van verspreide feedback op. Wanneer je een virtuele screening host in Replay, kunnen deelnemers aantekeningen toevoegen aan specifieke frames in de tijdlijn van de video, of annoteren op het scherm.
Nadat de video is afgespeeld en de beoordelaars de kans hebben gehad om feedback te geven en vragen te stellen, is het tijd om de screening af te ronden. Misschien heb je een paar afsluitende opmerkingen of lees je de notulen van de vergadering terug die je hebt bijgehouden in Dropbox Paper.
Beoordelaars hebben mogelijk wat meer tijd nodig om over het project na te denken en de video in hun eigen tijd opnieuw te bekijken. Zelfs nadat de screening is afgelopen in Dropbox Replay, kunnen beoordelaars nog steeds opmerkingen en tekeningen in de video plaatsen zolang ze machtigingen hebben.
Als je screening in Zoom hebt opgenomen, wordt deze automatisch opgeslagen in je Dropbox-account, zodat je deze kunt delen met je deelnemers.
Door je live beoordelingssessie in Dropbox Replay uit te voeren, wordt het veel gemakkelijker om de feedback die je hebt verzameld bij te houden en te verwerken, vooral omdat je video's kunt uploaden en rechtstreeks vanuit Adobe Premiere Pro en andere editors toegang hebt tot feedback.
Naadloze virtuele vertoningen met Dropbox Replay
Dropbox biedt alles wat je nodig hebt om je samenwerkingsproces voor video's naar een hoger niveau te tillen, zonder dat je daarvoor je favoriete tools en bewerkingssoftware hoeft op te geven.
Met Dropbox Replay kan iedereen tegelijkertijd dezelfde video bekijken en van opmerkingen voorzien, met vloeiende, HD-weergave die voor alle kijkers synchroon loopt.