Hvordan Sundance Film Festival gjenoppfant seg selv

Av Adam Montgomery, Senior Manager of Programming, Sundance Film Festival

I januar måned reiser gjerne over 100 000 mennesker fra hele verden til feriebyen Park City, Utah, for Sundance Film Festival, den største uavhengige filmfestivalen i USA. I løpet av 10 dager samles publikum, artister, bransjefolk og journalister til visninger, paneler, interaktive arrangementer og fester for å feire det aller beste innen uavhengig kino og media.

2020-festivalen ble avsluttet noen få uker før begynnelsen av pandemien. Med den neste utgaven mindre enn ett år unna, var det usikkerhet rundt hvordan 2021-festivalen kunne bli. Ville vi være i stand til å returnere til Utah for et live-arrangement, flytte det hele til nettet, eller kunne vi gjennomføre en hybridfestival? Teamet vårt planla for hvert scenario, så uansett verdens tilstand, ville vi kunne presentere kunstnernes nye verk og bringe fellesskap sammen rundt historiefortellingen. 

Etter mye sjelsøking bestemte Sundance Institute at hele Sundance Film Festival-programmet for 2021 skulle være tilgjengelig på nettet, med utvalgte live-visninger over hele landet. Det var en massiv oppgave som var komplisert av vår nye virkelighet med eksternt samarbeid på tvers av (minst) fem tidssoner. Organisasjonen vår forvandlet festivalens fasade for å gjøre den mer tilgjengelig i et virkelig eksepsjonelt år.

Bak scenen

Min rolle i festivalens programmeringsavdeling er å overvåke utvelgelsesprosessen for de over 15 000 årlige innsendelsene. Teamet vårt på 60 personer sikrer at alle bidrag blir sett på gjennomtenkt og grundig, noe som gjør oss i stand til å oppdage nye og friske stemmer som representerer det beste innen uavhengig historiefortelling. 

Så snart programmeringsteamet har bestemt den endelige festivaloppstillingen, blir det foretatt akseptanrop og den vanskelige prosessen med å samle inn og organisere informasjon begynner. Stillbilder fra filmer, portretter av regissøren, skriftlige synopser, krediteringer og en mengde tilleggsinformasjon samles inn med stramme tidsfrister. Filmskapere jobber febrilsk med å fullføre klippene sine slik at de kan sees på nett eller i festivallokalene våre.

Holden Payne, vår tekniske direktør for utstillingen, venter på levering av dette materiellet. Teamet hans inspiserer videofiler og Digital Cinema Packages (DCP-er) for lyd- og bildekvalitet for å sikre at alt er i orden for festivalpresentasjon. Holden er i hovedsak ansvarlig for alt festivalgjengere ser og hører under filmvisninger og festivalpaneler, enten det er utstilt på nett eller i et teater.

Nye bruksområder for et kjent verktøy

Holden og jeg hadde jobbet sammen i omtrent åtte år og visste at vi allerede hadde et flott verktøy for å hjelpe med overgangen på nettet: Dropbox. Vi brukte det til å be om og dele videoinnhold som var brukt gjennom hele festivalen for paneler, prisutdelingen vår og mange andre bruksområder. Jeg ville finne og redigere filmklipp og legge dem i en delt Dropbox-mappe, slik at Holdens team kunne pakke og presentere det. Jeg fikk også paneldeltakere til å sende inn klipp de ønsket å vise og takketaler fra fraværende prisvinnere via Dropbox. Det er langt enklere og mer strømlinjeformet å få dem til å laste opp en fil enn å håndtere e-postvedlegg og koblinger.

Som en som jobber fra flere bærbare datamaskiner, nettbrett, et videoredigeringstårn og kontordatamaskin, trenger jeg at filene mine er tilgjengelige hvor som helst. Dropbox gjør dette mulig, sømløst.

Min første oppgave på Sundance var å overføre festivalinnsendingene våre fra VHS til DVD. Vi gikk fra et arkaisk system med papirsøknader og analoge videobånd til en nettapplikasjon som ville tillate de som ønsket å ha med bidraget sitt på festivalen å laste opp videofiler til vår vurdering. Siden vi visste at det ville ta tid for alle å tilpasse seg, lot vi folk levere filmene sine til oss i alle formater. 

Vi har endelig kommet ut av fysiske mediers mørke tidsalder, men konkurrerende digitale teknologier utgjør et eget problem. Ulike private koblinger og frittstående sikre nettplattformer med visningsinstruksjoner som ofte leveres via e-post, gjør det vanskelig å holde styr på tusenvis av innsendinger. Dropbox har vist seg å være et uvurderlig og alltid synkronisert verktøy for å forenkle denne prosessen, og gir oss et sentralt sted for å koordinere visnings- og utvalgsprosessene våre. Dropbox integreres også sømløst med plattformer vi bruker daglig, noe som gjør det til vårt beste knutepunkt for samarbeid. 

Utjevning av spillefeltet

Selektiv synkronisering sparer plass

Selv om det har vist seg enkelt og greit å sette opp Dropbox på en hvilken som helst enhet, er harddiskplass en snublestein for nye brukere. Mange av teammedlemmenes bærbare datamaskiner har ikke massevis av lagringsplass, og de er motvillige til å installere noe annet. Etter å ha gått dem gjennom den veldig enkle prosessen med å installere Dropbox med selektiv synkronisering, var jeg i stand til å vise dem hvordan de bare synkroniserer filene de trenger. Etter min erfaring er denne prosessen ikke på langt nær like enkel på andre nettskybaserte samarbeidsplattformer, noe som resulterer i at stasjoner er tilstoppet med enorme filer som ikke trenger å lagres lokalt.

Alltid riktig versjon

Dropbox eliminerer også noe vi kaller «versjonstrøtthet». I stedet for å endre filnavnet med hver endring, legges det igjen kommentarer om eventuelle endringer. Med det vet vi alltid hvilken versjon av filen som er den nyeste uten å måtte kjemme gjennom en mappe fylt med filer med tittelen SundanceFinalv1, SundanceFinalv2, eller enda verre, SundanceFinalFINAL. Noen ganger gjør vi fortsatt små endringer i timene og minuttene frem til en visning. Vi må vite at klippet eller filmen vi skal vise er det mest oppdaterte klippet uten å sjekke flere versjoner tre ganger.

Enkel integrasjon eliminerer barrierer

Jeg bruker Dropbox for all fillagring, men min nummer én integrasjon er Vimeo. Jeg kan opprette en Dropbox-mappe som automatisk deler filer til Vimeo-kanalen min med alle personverninnstillingene jeg trenger. Jeg kan sende en forespørsel til en artist eller festivalpaneldeltaker om å laste opp et nytt klipp av filmen deres eller en annen videofil til den mappen, og noen minutter senere kan jeg se den. Dropbox Vimeo-integrasjonen utjevner spillefeltet for noen av våre tilhørende og samarbeidspartnere som ikke har tilgang til høykapasitets Vimeo- eller Dropbox-kontoer. De kan laste opp prosjektet sitt til Sundances Dropbox-konto uten kostnad, som også eliminerer eventuelle økonomiske barrierer for å sende oss arbeidet deres.

Suksess som er verdt å gjenta

Den virtuelle utgaven av Sundance Film Festival i 2021 var en enorm suksess. Innsendingsvolumet var på linje med tidligere år, og all frykt for at filmskapere skulle hoppe over 2021-festivalen ble aldri virkelighet. Vi mottok både høyprofilerte filmer som hadde gått utenom andre festivaler og premierer på verk fra spennende nye artister over hele kloden.

Vi har også økt antall publikummere. Via nettplattformen doblet seertallet vårt, og vi kunne presentere satellittvisninger i 24 stater gjennom hele festivalen. I tillegg var hver film som ble vist i 2021 undertekstet, så enda flere mennesker kunne nyte Sundance enn noen gang før.

Som en global organisasjon har Sundance alltid visst at fjernarbeid fortsatt kan være personlig og produktivt uten å dele en fysisk plass. Dropbox for team skaper en følelse av samhold fordi vi alle ser og kommenterer de samme filene, mappene og videoene, selv om vi er i forskjellige byer, tidssoner eller til og med land.

Vi måtte finne opp hjulet på nytt i 2021, og Sundance omfavnet Dropbox for å skifte til et nytt format midt i en pandemi. Vi er i full gang med å planlegge neste års utgave, men vi har sett en fremtid i hvordan den virtuelle utgaven utvidet rekkevidden vår og publikummet vårt. Det er ingen tvil om at fysisk- og tilkoblet programmering vil overlappe hverandre i fremtiden.