Cara Festival Film Sundance melakukan perubahan besar

Oleh Adam Montgomery, Manajer Senior Pemrograman, Festival Film Sundance

Sebagian besar bulan Januari, lebih dari 100.000 orang dari seluruh dunia turun ke kota resor Park City, Utah, untuk Festival Film Sundance, festival film independen terbesar di Amerika Serikat. Selama 10 hari, penonton, seniman, profesional industri, dan jurnalis berkumpul untuk pemutaran, panel, acara interaktif, dan pesta untuk merayakan yang terbaik di bioskop dan media independen.

Festival 2020 berakhir beberapa minggu sebelum dimulainya pandemi. Dengan edisi berikutnya kurang dari setahun lagi, ada ketidakpastian seputar seperti apa festival tahun 2021 itu. Apakah kami dapat kembali ke Utah untuk acara langsung, bergerak sepenuhnya online, atau dapatkah kami mengadakan festival hybrid? Tim kami merencanakan setiap skenario sehingga apa pun keadaan dunianya, kami dapat mempresentasikan karya baru seniman dan menyatukan komunitas di sekitar kerajinan mendongeng. 

Setelah melakukan banyak pencarian ide, Sundance Institute memutuskan bahwa seluruh program Festival Film Sundance 2021 akan tersedia sepenuhnya online, dengan pemutaran langsung terpilih di seluruh wilayah negara. Itu adalah upaya besar-besaran yang diperumit oleh realitas baru kami tentang kolaborasi jarak jauh di (setidaknya) lima zona waktu. Organisasi kami mengubah pengalaman festival agar lebih mudah diakses di tahun yang benar-benar luar biasa.

Di balik layar

Peran saya dalam departemen Pemrograman Festival adalah mengawasi proses seleksi untuk 15.000+ pengajuan tahunan. Tim kami yang terdiri dari 60 orang memastikan bahwa semua pengiriman dilihat dengan cermat dan menyeluruh, yang memungkinkan kami menemukan suara baru dan segar yang mewakili yang terbaik dalam penceritaan independen. 

Setelah tim Pemrograman menentukan barisan festival terakhir, panggilan penerimaan dibuat dan proses sulit mengumpulkan dan mengatur informasi dimulai. Film diam, headshots sutradara, sinopsis tertulis, kredit, dan banyak informasi tambahan dikumpulkan dalam tenggat waktu yang ketat. Pembuat film dengan tergesa-gesa bekerja untuk menyelesaikan pemotongan mereka untuk diputar secara online atau di tempat festival kami.

Holden Payne, Direktur Teknis Pameran kami, sedang menunggu pengiriman materi ini. Timnya memeriksa file video dan Paket Sinema Digital (DCP) untuk kualitas suara dan gambar untuk memastikan semuanya siap untuk presentasi festival. Pada dasarnya, Holden bertanggung jawab atas semua yang dilihat dan didengar pengunjung festival selama pemutaran film dan panel festival, baik yang dipamerkan secara online maupun di teater.

Penggunaan baru untuk alat yang sudah dikenal

Holden dan saya telah bekerja sama selama sekitar delapan tahun dan mengetahui bahwa kami telah memiliki alat yang hebat untuk membantu transisi online: Dropbox. Kami menggunakannya untuk meminta dan membagikan konten video yang digunakan selama festival untuk panel, upacara penghargaan kami, dan banyak kegunaan lainnya. Saya akan mencari dan mengedit cuplikan film dan memasukkannya ke dalam folder Dropbox bersama untuk dikemas dan disajikan oleh tim Holden. Saya juga meminta panelis mengirimkan klip yang ingin mereka saring dan pidato penerimaan dari pemenang penghargaan yang tidak hadir melalui Dropbox. Jauh lebih sederhana dan efisien untuk meminta mereka mengunggah file daripada berurusan dengan lampiran dan tautan email.

Sebagai seseorang yang bekerja dari beberapa laptop, tablet, menara pengeditan video, dan komputer kantor saya, saya memerlukan file saya tersedia dari mana saja. Dropbox memungkinkan hal ini, dengan mulus.

Tugas pertama saya di Sundance adalah mentransisi kiriman festival kami dari VHS ke DVD. Kami beralih dari sistem kuno aplikasi kertas dan kaset video analog ke aplikasi online yang memungkinkan calon festival mengunggah file video untuk pertimbangan kami. Mengetahui bahwa perlu waktu bagi semua orang untuk beradaptasi, kami mengizinkan orang mengirimkan film mereka kepada kami dalam format apa pun. 

Kami akhirnya muncul dari zaman kegelapan media fisik, tetapi teknologi digital yang bersaing menghadirkan masalah mereka sendiri. Tautan pribadi yang berbeda dan platform online aman mandiri dengan instruksi melihat yang sering dikirimkan melalui email mempersulit untuk melacak ribuan kiriman. Dropbox telah terbukti sebagai alat yang tak ternilai dan selalu sinkron untuk menyederhanakan proses ini, memberi kami lokasi terpusat untuk mengoordinasikan proses melihat dan memilih. Dropbox juga berintegrasi mulus dengan platform yang kami gunakan sehari-hari, menjadikannya pusat kolaborasi kami. 

Meratakan lapangan bermain

Sinkronisasi selektif menghemat ruang

Meskipun menyiapkan Dropbox di perangkat apa pun terbukti sederhana dan lugas, batu sandungan bagi pengguna baru adalah ruang hard drive. Banyak laptop anggota tim kami tidak memiliki banyak ruang penyimpanan dan mereka enggan memasang yang lain. Setelah memandu mereka melalui proses pemasangan Dropbox yang sangat mudah dengan sinkronisasi selektif, saya dapat menunjukkan kepada mereka cara menyinkronkan hanya file yang mereka perlukan. Dalam pengalaman saya, proses ini tidak semudah pada platform kolaboratif berbasis cloud lainnya, mengakibatkan drive tersumbat dengan file besar yang tidak perlu disimpan secara lokal.

Selalu manfaatkan versi yang tepat

Dropbox juga menghilangkan sesuatu yang kami sebut "kelelahan versi". Alih-alih mengubah nama file dengan setiap perubahan, komentar diberikan terkait perubahan apa pun. Dengan itu, kami selalu tahu versi file mana yang terbaru tanpa harus menyisir folder yang berisi file berjudul SundanceFinalv1, SundanceFinalv2, atau lebih buruk lagi, SundanceFinalFINAL. Terkadang, kami masih membuat perubahan kecil dalam jam dan menit menjelang pemutaran film. Kami perlu mengetahui bahwa klip atau film yang akan kami tampilkan adalah potongan terbaru tanpa harus memeriksa ulang beberapa versi.

Integrasi yang mudah menghilangkan hambatan

Saya menggunakan Dropbox untuk semua penyimpanan file saya, tetapi integrasi prioritas saya adalah Vimeo. Saya dapat membuat folder Dropbox yang secara otomatis membagikan file ke saluran Vimeo saya dengan semua pengaturan privasi yang saya perlukan. Saya dapat mengirimkan permintaan kepada artis atau panelis festival untuk mengunggah potongan baru film mereka atau file video lainnya ke folder tersebut dan beberapa menit kemudian, saya dapat menontonnya. Integrasi Dropbox Vimeo menyamakan kedudukan bagi setiap konstituen dan kolaborator kami yang tidak memiliki akses ke akun Vimeo atau Dropbox berkapasitas tinggi. Mereka dapat mengunggah proyek mereka ke akun Dropbox Sundance tanpa biaya, yang juga menghilangkan hambatan keuangan untuk mengirimkan pekerjaan mereka kepada kami.

Kesuksesan layak diulang

Edisi virtual Festival Film Sundance 2021 sukses luar biasa. Volume pengiriman sejalan dengan tahun-tahun sebelumnya dan ketakutan bahwa pembuat film akan melewatkan festival 2021 tidak pernah terwujud. Kami menerima film terkenal yang telah melewati festival lain dan karya perdana dari artis baru yang menarik di seluruh dunia.

Kami juga meningkatkan audiens kami. Melalui platform online, jumlah pemirsa kami berlipat ganda, dan kami dapat bersama-sama menghadirkan pemutaran satelit di 24 negara bagian selama festival berlangsung. Selain itu, setiap film yang diputar pada tahun 2021 diberi teks tertutup, sehingga semakin banyak orang yang dapat menikmati Sundance daripada sebelumnya.

Sebagai organisasi global, Sundance selalu menyadari bahwa pekerjaan jarak jauh tetap bersifat pribadi dan produktif tanpa harus berbagi ruang fisik. Dropbox untuk tim menciptakan rasa kebersamaan karena kita semua melihat dan mengomentari file, folder, dan video yang sama, meskipun kita berada di kota, zona waktu, atau bahkan negara yang berbeda.

Kami harus mengubah roda pada tahun 2021, dan Sundance menggunakan Dropbox untuk beralih ke format baru di tengah pandemi. Kami sedang sibuk merencanakan edisi tahun depan, tetapi kami telah melihat masa depan dalam bagaimana edisi virtual memperluas jangkauan kami dan memperluas pemirsa kami. Tidak diragukan lagi bahwa pemrograman fisik dan online akan tumpang tindih di masa depan.