In che modo il Sundance Film Festival si è reinventato

Di Adam Montgomery, Senior Manager della programmazione, Sundance Film Festival

Quasi sempre nel mese di gennaio, oltre 100.000 persone provenienti da tutto il mondo si riversano nella città turistica di Park City, nello Utah, per il Sundance Film Festival, il più grande festival di cinema indipendente degli Stati Uniti. In 10 giorni, pubblico, artisti, professionisti del settore e giornalisti si riuniscono per proiezioni, giurie, eventi interattivi e feste per celebrare il meglio del cinema e dei media indipendenti.

Il festival del 2020 si è concluso poche settimane prima dell'inizio della pandemia. Con l'edizione successiva a meno di un anno di distanza, c'era incertezza su come sarebbe stato il festival del 2021. L'evento sarebbe stato di nuovo live, nello Utah, completamente online o un festival ibrido? Il nostro team ha pianificato ogni scenario in modo che, indipendentemente dallo stato del mondo, saremmo stati in grado di presentare i nuovi lavori degli artisti e di riunire le comunità attorno all'arte della narrazione. 

Dopo una lunga ricerca, il Sundance Institute ha deciso che l'intero programma del Sundance Film Festival 2021 sarebbe stato disponibile interamente online, con alcune proiezioni dal vivo in tutto il Paese. È stata un'impresa titanica, complicata dalla nostra nuova realtà di collaborazione a distanza in (almeno) cinque fusi orari. La nostra organizzazione ha trasformato il volto del festival per renderlo più accessibile in un anno davvero eccezionale.

Dietro le quinte

Il mio ruolo nell'ambito del dipartimento di programmazione del Festival è quello di supervisionare il processo di selezione delle oltre 15.000 candidature annuali. Il nostro team di 60 persone si assicura che tutte le candidature siano esaminate in modo ponderato e approfondito, il che ci permette di scoprire voci nuove e fresche che rappresentano il meglio della narrazione indipendente. 

Una volta determinato l'elenco finale degli artisti da parte del team di programmazione, vengono effettuate le telefonate di accettazione e inizia l'arduo processo di raccolta e organizzazione delle informazioni. Vengono raccolti i fotogrammi dei film, le foto dei registi, le sinossi scritte, i crediti e un'infinità di informazioni aggiuntive in tempi molto stretti. I registi lavorano febbrilmente per finalizzare i tagli da proiettare online o nelle sedi dei nostri festival.

Holden Payne, il nostro Direttore tecnico delle esibizioni, attende la consegna di tutto questo materiale. Il suo team controlla la qualità del suono e dell'immagine dei file video e dei pacchetti Digital Cinema, per garantire che tutto sia all'altezza della presentazione al festival. In sostanza, Holden è responsabile di tutto ciò che gli spettatori del festival vedono e sentono durante le proiezioni dei film e i panel del festival, sia online sia in sala.

Nuovi utilizzi di uno strumento familiare

Holden e io lavoriamo insieme da circa otto anni e sapevamo di avere già un ottimo strumento per la transizione online: Dropbox. Lo abbiamo utilizzato per richiedere e condividere i contenuti video utilizzati durante il festival per i panel, la nostra cerimonia di premiazione e molti altri usi. Io mi procuravo e montavo frammenti di film e li mettevo in una cartella Dropbox condivisa con il team di Holden, che poi li finalizzava e presentava. Ho anche chiesto ai partecipanti di inviare via Dropbox i filmati che volevano proiettare e i discorsi di accettazione dei vincitori del premio assenti. È molto più semplice e lineare far caricare un file piuttosto che gestire gli allegati e i link delle email.

Dato che lavoro utilizzando più laptop, tablet, torre di montaggio video e computer dell'ufficio, ho bisogno che i miei file siano disponibili ovunque Dropbox lo rende possibile, in modo semplice e lineare.

Il mio primo incarico al Sundance è stato quello di trasferire le opere presentate al festival da VHS a DVD. Siamo passati da un sistema arcaico di domande cartacee e videocassette analogiche a un'applicazione online che permetteva ai candidati del festival di caricare i file video per essere presi in considerazione. Sapendo che ci sarebbe voluto del tempo perché tutti si adattassero, abbiamo permesso alle persone di consegnarci i loro film in qualsiasi formato. 

Finalmente siamo usciti dall'era dei supporti fisici, ma le tecnologie digitali concorrenti presentano un problema a sé stante. I link privati e le piattaforme online sicure e indipendenti, con le istruzioni di visualizzazione che spesso vengono inviate tramite email, rendono difficile il monitoraggio di migliaia di contributi. Dropbox si è rivelato uno strumento prezioso e sempre sincronizzato per semplificare questo processo, offrendoci una posizione centralizzata per coordinare i processi di visione e selezione. Inoltre, Dropbox si integra perfettamente con le piattaforme che utilizziamo quotidianamente, diventando il nostro hub di riferimento per la collaborazione. 

Parità di condizioni

La sincronizzazione selettiva consente di risparmiare spazio

Sebbene la configurazione di Dropbox su qualsiasi dispositivo si sia rivelata semplice e immediata, lo spazio su disco rigido rappresenta un ostacolo per i nuovi utenti. I collaboratori spesso hanno laptop con poco spazio di archiviazione e sono restii a installarne altro. Dopo averli guidati attraverso il processo molto semplice di installazione di Dropbox con la sincronizzazione selettiva, ho potuto mostrare loro come sincronizzare solo i file di cui hanno bisogno. In base alla mia esperienza, questo processo non è altrettanto semplice su altre piattaforme di collaborazione basate sul cloud, con conseguenti unità intasate da file enormi che non devono essere archiviati localmente.

Sempre la versione corretta

Dropbox elimina anche quello che noi definiamo "fatica delle versioni". Invece di modificare il nome del file a ogni modifica, vengono lasciati dei commenti in merito alle modifiche. In questo modo si sa sempre qual è la versione più recente del file, senza dover spulciare una cartella piena di file intitolati SundanceFinalv1, SundanceFinalv2 o, peggio, SundanceFinalFINAL. A volte apportiamo piccole modifiche nelle ore e nei minuti che precedono una proiezione. Dobbiamo sapere che la clip o il filmato che stiamo per mostrare è il taglio più aggiornato senza dover controllare tre volte più versioni.

Un'integrazione semplice rimuove le barriere

Uso Dropbox per l'archiviazione di tutti i miei file, ma la mia integrazione numero uno è Vimeo. Posso creare una cartella Dropbox che condivide automaticamente i file sul mio canale Vimeo con tutte le impostazioni di privacy necessarie. Richiedo a un artista o a un partecipante al festival di caricare un nuovo spezzone del loro film o qualsiasi altro file video in quella cartella e, pochi minuti dopo, posso guardarlo. L'integrazione Vimeo di Dropbox offre ai membri e ai collaboratori che non hanno accesso ad account Vimeo o Dropbox a capacità elevata le stesse opportunità. Possono caricare gratuitamente il loro progetto sull'account Dropbox del Sundance, operazione che serve anche per eliminare qualsiasi barriera finanziaria all'invio del loro lavoro.

Un successo che vale la pena ripetere

L'edizione virtuale del 2021 del Sundance Film Festival ha avuto un successo incredibile. Il volume delle candidature è stato in linea con gli anni passati e i timori che i registi potessero saltare il festival del 2021 non si sono mai concretizzati. Abbiamo ricevuto sia film di alto profilo che hanno scelto noi rispetto ad altri festival, sia opere in anteprima di nuovi ed entusiasmanti artisti di tutto il mondo.

Abbiamo anche aumentato il nostro pubblico. Grazie alla piattaforma online, il numero di spettatori è raddoppiato e siamo stati in grado di co-presentare proiezioni satellitari in 24 Stati per tutta la durata del festival. Inoltre, tutti i film proiettati nel 2021 sono stati sottotitolati, quindi più persone che mai hanno potuto seguire il Sundance.

In quanto organizzazione globale, Sundance ha sempre saputo che il lavoro a distanza può essere personale e produttivo anche senza condividere uno spazio fisico. Dropbox per team crea un senso di unione perché tutti visualizzano e commentano gli stessi file, cartelle e video, anche se si trovano in città, fusi orari o Paesi diversi.

Nel 2021 siamo stati messi di fronte a una sfida rivoluzionaria e abbiamo adottato Dropbox per passare a un nuovo formato nel bel mezzo di una pandemia. Stiamo pianificando l'edizione del prossimo anno, ma puntiamo ad ampliare la nostra portata e il nostro pubblico grazie a un approccio ibrido. Non ci sono dubbi: la programmazione fisica e online sono destinate a convivere.