Så återuppfann Sundance Film Festival den egna identiteten

Adam Montgomery, Senior Manager of Programming, Sundance Film Festival

Nästan varje januari kommer över 100 000 människor från världens alla hörn till semesterorten Park City i Utah för att ta del av Sundance Film Festival, den största festivalen för independentfilm i USA. Under 10 dagar samlas publik, konstnärer, branschexperter och journalister för visningar, paneldebatter, interaktiva evenemang och fester för att hylla det bästa inom independentfilm och media.

2020 års festival avslutades bara några veckor före pandemin bröt ut. Med nästa års festival redan på intåg fanns det viss tveksamhet kring hur festivalen skulle se ut 2021. Skulle det vara möjligt att återvända till Utah för att hålla evenemanget live, eller skulle festivalen ske helt online, eller skulle det gå att ha en hybridfestival? Teamet gjorde planer för varje scenario så att vi oavsett världsläget skulle kunna visa upp konstnärernas nya verk och föra samman gemenskapen kring berättandets konst. 

Efter att ha tänkt igenom saken ordentligt beslutade Sundance Institute att 2021 års Sundance Film Festival skulle vara helt online, med utvalda livevisningar runtom i landet. Det var ett massivt projekt som blev än mer komplicerat av att vi nu behövde samarbeta på distans över (åtminstone) fem tidszoner. Organisationen gjorde festivalen mer tillgänglig under detta oerhört unika år.

Bakom kulisserna

Min roll i avdelningen för festivalprogrammet är att övervaka urvalsprocessen för de över 15 000 filmansökningar som skickas in varje år. Vi har ett team på 60 och vi ser till att varje inlämnad ansökan gås igenom ordentligt. Det hjälper oss att hitta nya och fräscha röster som kan företräda det bästa inom independentberättande. 

När programteamet har fastställt festivalens slutliga deltagare börjar godkännandesamtalen och den långa processen med att samla in och organisera information. Stillbilder från filmer, profilbilder på regissörer, skriftliga synopser, medverkandelistor och en uppsjö med andra uppgifter samlas in med kort deadline. Filmskaparna arbetar febrilt med att få klart sina klipp att visa online eller i festivallokalerna.

Den som väntar på allt detta material är Holden Payne, Technical Director of Exhibition. Hans team inspekterar videofiler och digitala filmpaket (DCP, Digital Cinema Package) för att kontrollera ljud- och bildkvalitet så att allt håller rätt kvalitet och är redo för festivalen. Holden är med andra ord ansvarig för allt som festivalbesökarna ser och hör under filmvisningarna och paneldebatter, oavsett om dessa hålls online eller i en salong.

Nya användningar av ett välanvänt verktyg

Holden och jag har arbetat ihop i nästan åtta år och visste att vi redan hade ett utmärkt verktyg som kunde underlätta onlineövergången: Dropbox. Vi använde det för att begära och dela videomaterial som användes under festivalen på paneler, under prisutdelningen och på andra ställen. Jag brukade leta upp och redigera filmavsnitt och lade dem i en delad Dropbox-mapp som Holdens team kunde paketera och presentera. Jag brukade paneldeltagare skicka in klipp de ville visa på skärmen och tacktal från prisvinnare som inte kunde delta, allt via Dropbox. Det är mycket enklare och smidigare att låta folk ladda upp en fil istället för att krångla med mejlbilagor och länkar.

Jag arbetar på flera bärbara datorer, olika surfplattor, ett redigeringstorn och på datorn på kontoret, så jag måste kunna nå mina filer var jag än är. Dropbox gör detta möjligt, och smidigt dessutom.

Mitt första uppdrag på Sundance var att omvandla ansökningsprocessen från VHS till DVD. Vi gick från ett gammalt system med pappersansökningar och analoga videoband till onlineansökningar där festivalansökanden kan ladda upp videofiler för genomgång. Vi visste att det skulle ta tid för alla att anpassa sig till förändringen, så vi tillät att ansökanden skickade in sina filmer i alla slags format. 

Nu har vi äntligen tagit oss ur stenåldern med fysiska medier, men de olika konkurrerande digitala teknikerna är en utmaning i sig. Vi får olika slags privata länkar och fristående säkra onlineplattformar med alla slags visningsinstruktioner via mejl och detta gör det svårt att hålla koll på de tusentals ansökningar vi får. Dropbox har visat sig vara ett alltid-aktuellt-verktyg som varit ovärderligt för att kunna förenkla processen och ge oss en central plats där vi kan samordna visningar och urval. Dessutom kan vi integrera Dropbox med alla de olika plattformar vi använder varje dag, så det har blivit vårt främsta nav för alla samarbeten. 

Lika lagringsmöjligheter

Selektiv synkning frigör lagringsutrymme

Det har visat sig vara enkelt att ställa in Dropbox på alla slags enheter, men ett problem som många nya användare stöter på är hårddiskutrymme. Flera av teammedlemmarna har bärbara datorer med väldigt lite lagringsutrymme och de var tveksamma till att installera mer på datorerna. Men jag hjälpte dem igenom den enkla processen att installera Dropbox med selektiv synkning och kunde visa dem hur de bara synkar filerna de behöver. Enligt min erfarenhet är det inte lika enkelt att ställa in något liknande på andra molnbaserade samarbetsplattformar och det brukar leda till hårddiskar fulla med filer som inte behöver lagras lokalt.

Alltid rätt version

Dropbox har också tagit ute med vad vi kallat ”versionsutmattning”. Istället för att behöva byta namn på en fil varje gång den ändras har vi kommentarer för varje ändring. Det betyder att vi alltid kan se vilken version som är den senaste, utan att behöva finkamma en mapp full med filer som heter SundanceSistav1, SundanceSistav2, eller mardrömmen SundanceSistaSISTA. Ibland gör vi små ändringar bara några timmar eller minuter före en visning. Vi behöver veta att klippet eller filmen vi tänker visa är den allra senaste versionen utan att behöva trippelkolla flera versioner.

Enkel integrering som undanröjer alla hinder

Jag använder Dropbox för all fillagring, men den största integreringen för mig är Vimeo. Jag kan skapa en Dropbox-mapp som automatiskt delar filer till min Vimeo-kanal med alla de sekretessinställningar jag behöver ha. Jag kan skicka en begäran till en konstnär eller festivaltalare och be att de laddar upp ett nytt klipp av en film eller någon annan videofil till den där mappen och några minuter senare kan jag titta på videon. Dropbox-integreringen med Vimeo gör att alla inblandade och samarbetare har samma videomöjligheter även om de inte har tillgång till högkapacitetskonton för Vimeo eller Dropbox. De kan ladda upp sina projekt till Sundance Dropbox-konto utan kostnad, vilket även undanröjer eventuella ekonomiska hinder.

En framgång värd att upprepa

2021 års virtuella Sundance Film Festival blev en stor succé. Festivalen fick i stort sett lika många ansökningar som under tidiga år och farhågorna om att filmskaparna skulle hoppa över festivalen 2021 besannades aldrig. Vi tog emot både filmer bed hög profil som hoppat över andra festivaler och helt nya verk från spännande nya konstnärer från hela världen.

Vi fick också en större publik. Tittarsiffrorna fördubblades via onlineplattformen och vi kunde presentera satellitvisningar i 24 stater under festivalens gång. Dessutom hade varje filmvisning undertexter på 2021 års festival så ännu fler kunde ta del av Sundance än någonsin förr.

Sundance är en global organisation och de har alltid vetat att distansarbete kan leda till personligt och produktivt arbete utan att behöva dela ett fysiskt utrymme. Dropbox för team skapar en känsla av samhörighet eftersom vi alla kan se och kommentera på samma filer, mappar och videor, även när vi befinner oss i olika städer, tidszoner och länder.

Vi behövde återuppfinna hjulet för 2021 och Sundance anammade Dropbox för att gå över till nya format mitt under pandemin. Vi är nu helt uppe i planeringen av nästa års festival, men vi har sett hur den virtuella festivalen gett oss större räckvidd och större publik. Det råder ingen tvekan om att de fysiska och onlineprogrammen kommer att existera sida vid sida i framtiden.