Ontdek hoe het Sundance Film Festival zichzelf opnieuw uitvond

Door Adam Montgomery, Senior Manager of Programming, Sundance Film Festival

Bijna elke januari komen meer dan 100.000 mensen van over de hele wereld naar het prachtige Park City in Utah voor het Sundance Film Festival, het grootste onafhankelijke filmfestival in de Verenigde Staten. Tien dagen lang komen publiek, artiesten, professionals uit de industrie en journalisten samen voor screenings, panels, interactieve evenementen en feesten om het allerbeste op het gebied van onafhankelijke cinema en media te vieren.

Het festival van 2020 eindigde maar een paar weken voor het uitbreken van de pandemie. De volgende editie zou in minder dan een jaar tijd plaatsvinden, dus er was onzekerheid over hoe het festival er in 2021 uit zou zien. Zouden we kunnen terugkeren naar Utah voor een live-evenement, volledig online kunnen gaan of een hybride festival kunnen organiseren? Ons team maakte plannen voor elk scenario, zodat we, ongeacht de omstandigheden, in staat zouden zijn om het nieuwe werk van kunstenaars te presenteren en gemeenschappen samen te brengen rond de verhaalkunst. 

Na flink wat introspectie besloot het Sundance Institute dat het volledige programma van het Sundance Film Festival 2021 geheel online beschikbaar zou zijn, met selecte live-vertoningen in het hele land. Het was een enorme onderneming die werd gecompliceerd door de nieuwe realiteit van samenwerking op afstand in (minstens) vijf tijdzones. Onze organisatie transformeerde het gezicht van ons festival om het toegankelijker te maken in een werkelijk uitzonderlijk jaar.

Achter de schermen

Mijn rol binnen de afdeling voor festivalprogrammering is toezicht houden op het selectieproces voor de meer dan 15.000 jaarlijkse inzendingen. Ons team van 60 mensen zorgt ervoor dat alle inzendingen zorgvuldig en grondig worden bekeken. Zo kunnen we de crème de la crème van nieuwe en frisse stemmen ontdekken in de onafhankelijke verhaalkunst. 

Zodra het programmeringsteam de definitieve line-up van het festival heeft bepaald, worden acceptatiegesprekken gevoerd en begint het moeizame proces van het verzamelen en organiseren van informatie. Binnen een strakke deadline worden er filmbeelden, portretfoto's van regisseurs, geschreven samenvattingen, aftitelingen en een overvloed aan aanvullende informatie verzameld. Filmmakers werken koortsachtig aan de afronding van hun cuts om deze online of op onze festivallocaties te vertonen.

Holden Payne, onze Technical Director of Exhibition, wacht tot deze materialen worden geleverd. Zijn team inspecteert videobestanden en Digital Cinema Packages (DCP's) op geluids- en beeldkwaliteit om er zeker van te zijn dat alles in orde is voor de festivalpresentatie. In wezen is Holden verantwoordelijk voor alles wat festivalbezoekers te zien en te horen krijgen tijdens filmvertoningen en festivalpanels, zowel online als in een theater.

Nieuwe toepassingen voor een vertrouwde tool

Holden en ik werkten al zo'n acht jaar samen en wisten dat we al een geweldige tool hadden waarmee we naar online konden overstappen: Dropbox. We gebruikten het om videomateriaal op te vragen en te delen dat tijdens het festival werd gebruikt voor panels, onze prijsuitreiking en vele andere toepassingen. Ik zocht en monteerde filmfragmenten en plaatste ze in een gedeelde Dropbox-map zodat het team van Holden ze kon voorbereiden en presenteren. Panelleden konden ook clips die ze wilden vertonen en bedanktoespraken van afwezige prijswinnaars inzenden via Dropbox. Het is veel eenvoudiger en gestroomlijnder om ze een bestand te laten uploaden dan te stoeien met e-mailbijlagen en links.

Ik werk vanaf meerdere laptops, tablets, een videobewerkingstoren en mijn kantoorcomputer, dus mijn bestanden moeten overal beschikbaar zijn. Dropbox maakt dit naadloos mogelijk.

Mijn eerste opdracht bij Sundance was onze festivalinzendingen overzetten van video naar dvd. We gingen van een antiek systeem van papieren applicaties en analoge videobanden naar een online applicatie waarmee festivalkandidaten videobestanden konden uploaden die door ons konden worden beoordeeld. Omdat we wisten dat het voor iedereen tijd zou kosten om zich aan te passen, mochten mensen hun films in welke vorm dan ook bij ons aanleveren. 

We zijn eindelijk uit de middeleeuwen van fysieke media gekomen, maar concurrerende digitale technologieën vormen een probleem an sich. Door uiteenlopende privélinks en op zichzelf staande beveiligde online platforms met kijkinstructies die vaak via e-mail worden geleverd, is het een uitdaging om duizenden inzendingen bij te houden. Dropbox heeft bewezen een onmisbare en altijd gesynchroniseerde tool te zijn die dit proces kan vereenvoudigen, waardoor we een centrale locatie hebben om onze weergave- en selectieprocessen te coördineren. Dropbox kan ook naadloos worden geïntegreerd met platforms die we dagelijks gebruiken. Dat maakt het onze favoriete hub voor samenwerking. 

Het speelveld gelijktrekken

Selectieve synchronisatie bespaart ruimte

Hoewel Dropbox op elk apparaat eenvoudig en ongecompliceerd kan worden ingesteld, is de ruimte op de harde schijf een struikelblok voor nieuwe gebruikers. Veel laptops van onze teamleden hebben niet veel opslagruimte en ze staan niet te springen om iets anders te installeren. Nadat ik ze door het zeer eenvoudige installatieproces van Dropbox had geleid met selectieve synchronisatie, kon ik ze laten zien hoe ze alleen de bestanden konden synchroniseren die ze nodig hadden. In mijn ervaring is dit proces lang niet zo eenvoudig op andere cloudgebaseerde samenwerkingsplatforms, met als gevolg dat schijven vol raken met enorme bestanden die niet lokaal hoeven te worden opgeslagen.

Altijd de juiste versie

Dropbox elimineert ook iets wat we 'versiemoeheid' noemen. In plaats van de bestandsnaam bij elke wijziging aan te passen, worden opmerkingen over eventuele wijzigingen achtergelaten. Daarmee weten we altijd welke versie van het bestand de nieuwste is, zonder dat we door een map vol bestanden met de titel SundanceFinalv1, SundanceFinalv2 of erger nog: SundanceFinalFINAL hoeven te bladeren. Soms voeren we nog kleine wijzigingen door in de uren en minuten voorafgaand aan een screening. We moeten zeker weten dat de clip of film die we gaan vertonen de recentste versie is zonder dat we meerdere versies drie keer hoeven te controleren.

Eenvoudige integratie neemt barrières weg

Ik gebruik Dropbox voor alle bestandsopslag, maar mijn belangrijkste integratie is Vimeo. Ik kan een Dropbox-map maken die automatisch bestanden deelt met mijn Vimeo-kanaal met alle privacy-instellingen die ik nodig heb. Ik kan artiesten of festivalpanelleden een verzoek sturen om een nieuwe versie van hun film of een ander videobestand naar die map te uploaden en die versie een paar minuten later al bekijken. De Dropbox Vimeo-integratie zorgt voor een gelijk speelveld voor al onze medewerkers en collega's die geen toegang hebben tot Vimeo- of Dropbox-accounts met hoge capaciteit. Ze kunnen hun project gratis uploaden naar het Dropbox-account van Sundance, wat ook dient om eventuele financiële belemmeringen weg te nemen om ons hun werk te sturen.

Succes, voor herhaling vatbaar

De virtuele editie van het Sundance Film Festival 2021 was een daverend succes. Het inzendingsvolume kwam overeen met de afgelopen jaren en de vrees dat filmmakers het festival van 2021 zouden overslaan, is nooit uitgekomen. We ontvingen zowel spraakmakende films die andere festivals hadden omzeild als premières van werk van interessante nieuwe artiesten over de hele wereld.

We hebben ook een groter publiek weten te bereiken. Via het online platform verdubbelde ons aantal kijkers en konden we het festival ook presenteren via satellietscreenings in 24 staten. Bovendien was elke film die in 2021 werd vertoond voorzien van ondertiteling, zodat meer mensen van Sundance konden genieten dan ooit tevoren.

Als wereldwijde organisatie heeft Sundance altijd geweten dat je nog steeds persoonlijk en productief op afstand kan werken, zonder een fysieke ruimte te delen. Dropbox voor teams creëert een gevoel van saamhorigheid omdat we allemaal dezelfde bestanden, mappen en video's bekijken en erop reageren, ook al bevinden we ons in verschillende steden, tijdzones of zelfs landen.

In 2021 moesten we het wiel opnieuw uitvinden en Sundance omarmde Dropbox om midden in een pandemie over te schakelen naar een nieuwe vorm. We zijn al volop bezig met het plannen van de editie van volgend jaar, maar het is veelbelovend hoe de virtuele editie ons bereik verbreedde en ons publiek vergrootte. Fysieke en online programmering zullen in de toekomst ongetwijfeld overlappen.