Pomodoro-teknikken

Se hvordan pomodoro-teknikken enkelt kan endre arbeidsflyten for teammedlemmer og redusere tidssløseri til et minimum.

En person jobber med en oppgave med et pomodoro-tidsur som er stilt inn på pulten

Hva er pomodoro-teknikken?

Pomodoro-teknikken er en løsning for tidsstyring som ble utviklet av universitetsstudenten Francesco Cirillo på 1980-tallet. Den tar utgangspunkt i flere tidsintervaller som fordeles utover dagen, og har fått navnet sitt etter det italienske ordet for «tomat», fordi Cirillo brukte et tomatformet tidsur da han perfeksjonerte tidsstyringsmetoden sin.

Grunnstrukturen i pomodoro-teknikken er utformet for å være enkel å ta i bruk og samtidig gi store belønninger når det gjelder produktivitet:

  1. Fastsett et mål eller en oppgave som skal fullføres.
  2. Still inn pomodoro-tidsuret.
  3. Jobb i det tidsintervallet du har valgt.
  4. Når uret ringer, merker du av jobbintervallet med et kryss.
  5. Ta en fem minutters pause etter hver økt.
  6. Etter fjerde økt tar du en lenger pause, på 15-30 minutter.
  7. Nullstill tidsuret og start prosessen på nytt.

Hva er en pomodoro?

Pomodoro er navnet på tomat-tidsuret Cirillo foretrakk, men også et begrep som viser til hvert enkelt tidsintervall, som, ifølge den opprinnelige teknikken, er på 25 minutter. Tanken er: Jobb i en pomodoro på 25 minutter før du tar en kort pause. Etter fire pomodoroer på rad, kan du ta en lenger pause. Når du blir vant til å jobbe i intervaller på 25 minutter og bygger opp konsentrasjonsevnen, kan du utvide intervallene til 60-90 minutter om gangen. Bare husk å reise deg opp og bevege deg litt, ikke sitt stille for lenge!

Moderne pomodoro-metoder

Den klassiske metoden til Cirillo brukte et eget tidsur – en pomodoro-variant – men du kan bruke telefonen. Det er også enkelt å legge inn pomodoroer med en app. Men bruk gjerne et tidsur hvis du vil. Bare husk at apper kan ha nyttige tilleggsfunksjoner, som:

  • rapporter og sporing
  • resultatlister for konkurranser – flott for team
  • telefon- og skrivebordsintegrasjon
  • brukerbegrensninger for sosiale medier, blokkering av telefonsamtaler og andre muligheter for å skape økt fokus

Slik bruker du pomodoro-teknikken på jobb

Moderne arbeidsplasser er åpnere enn noensinne når det gjelder å oppnå optimal effektivitet og bedriftskultur. Pomodoro-teknikken kan bidra til å løfte arbeidsplassen og -kulturen og virkelig motivere teamet. Den kan være perfekt for frilansere og fjernteam for å konsentrere seg om oppgaven og være «i sonen». Hvis du vil være sikker på at teamet har fullt fokus på én enkelt oppgave, kan du oppmuntre dem til å bruke pomodoroer i gruppe. Delt arbeid og felles pauser kan i stor grad bidra til at teamet føler seg samlet, selv om de er langt fra hverandre.

Ved å belønne små arbeidsøkter med korte, men oppkvikkende pauser – og med en lenger pause å se frem til – kan pomodoro-teknikken fungere godt for å nå små mål. Pomodoro-strukturen oppmuntrer aktivt til å ta viktige kaffe- og lunsjpauser gjennom dagen, noe som bidrar til økt konsentrasjon i jobbintervallene, som da også føles mer givende.

Pomodoro-teknikken fungerer kanskje ikke for alle, særlig de som allerede er dyktige på tidsstyring, men det er et verdifullt verktøy når teamet må få jobben gjort, som å jobbe agilt eller lede en sprint.

Pomodoro for fremtidig tidsstyring

Når du og teamet ditt har blitt vant til pomodoro-teknikken, er det enkelt å beregne hvor mange arbeidsøkter dere trenger for fremtidige oppgaver. Dette kan være en fin måte å planlegge arbeidsuken eller -måneden på. Prøv å tildele de viktigste oppgavene i økter på 25 minutter når arbeidsdagen starter, slik at det viktigste prioriteres først, selv om du ikke bruker pomodoro-økter resten av dagen.

Du kan til og med innføre en fast pomodoro-økt hver uke. Finn ut når teamet jobber best mot et mål, og legg inn det tidsrommet i tidsplanen som en fast tid for pomodoro-metoden.

Alternativer til pomodoro-teknikken

Hvis du liker tanken bak denne metoden, men ikke helt ser at det vil fungere for ditt team, finnes det varianter du kan prøve:

Eisenhower-metoden

Denne metoden kan faktisk brukes sammen med pomodoro-metoden for å hjelpe deg med å finne ut hva du skal prioritere. Så kan du håndtere de oppgavene med pomodoroer. Med Eisenhower-metoden tegner du et rutenett med fire bokser. På den horisontale aksen har du én boks for «haster» og én for «haster ikke». På den vertikale aksen har du én boks for «viktig» og én boks for «ikke viktig». Du får da fire bokser som utgjør en nummerert gjøremålsliste:

  1. Haster og viktig, f.eks. tidsfrister, prosjekthindringer etc.
  2. Haster ikke og viktig, f.eks. prosjektplanlegging
  3. Ikke viktig og haster, f.eks. teamlunsj i dag
  4. Ikke viktig og haster ikke, f.eks. drinker etter jobb

Agile metoder

Agile metoder er arbeidsmetoder som kan tilpasses så de kan brukes hele arbeidsdagen, selv om de ble utformet for, og egner seg best for, programmerere og utviklere. Men for tidsstyring har de sin verdi. Det mest interessante aspektet er såkalte «sprinter». Sprinter er et tidsintervall der alle drar i samme retning for å få gjort en bestemt oppgave. En sprint krever at medlemmer av ulike team bidrar til en oppgave med de spesifikke ferdighetene hver enkelt har, og målet er å levere et godkjent produkt ved utgangen av tidsintervallet.

Få pomodoro-teknikken til å fungere for deg

Det er enkelt å tilpasse pomodoro-metoden for å få et perfekt tidsstyringsverktøy for ditt team. Bruk den for å fastsette et intervall for intenst samarbeid én gang i uken, for å oppmuntre teamet til å få de kjedelige oppgavene ut av veien, eller for å sørge for at alle jobber effektivt mot en tidsfrist.

La oss si at dere er et fjernteam, og en rekke nye problemer kan gå ut over innsatsen – som dårlig forbindelse, eksterne forstyrrelser etc. Med pomodoro-teknikken kan du oppmuntre teamet til å jobbe uavbrutt i 25 minutter om gangen og ha fremdrift i små, men viktige, intervaller.

Hvis du bruker minst mulig tid mest mulig effektivt, trenger du ikke være bekymret for forstyrrelser. Med pomodoro-teknikken kan ting gå fort og greit og være i rute.

Oppdag en bedre måte å samarbeide på.

Kom i gang med Dropbox Business