ศึกษาและใช้ Pomodoro Technique อย่างผู้เชี่ยวชาญ
เทคนิคโพโมโดโรเป็นวิธีการบริหารเวลาที่พัฒนาขึ้นโดยนักศึกษาวิทยาลัยที่ชื่อ Francesco Cirillo ในช่วงทศวรรษที่ 1980 เทคนิคนี้เป็นการแบ่งช่วงเวลาตลอดทั้งวันออกเป็นหลายๆ ช่วง โดยเทคนิคนี้มีชื่อมาจากคำในภาษาอิตาลีที่หมายถึง “มะเขือเทศ” ซึ่งมีที่มาจากนาฬิกาจับเวลาในครัวที่มีรูปทรงมะเขือเทศที่ Cirillo ใช้ในการปรับวิธีบริหารเวลาของเขาให้สมบูรณ์แบบ
เทคนิคโพโมโดโรได้รับการออกแบบมาให้ง่ายต่อการนำไปใช้ แต่ให้ผลตอบแทนอย่างมากในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน โดยมีโครงสร้างพื้นฐานดังนี้
- กำหนดเป้าหมาย/งานที่จะทำให้เสร็จในรายการสิ่งที่ต้องทำ
- ตั้งนาฬิกาจับเวลาโพโมโดโร
- ทำงานตามระยะเวลาที่กำหนด
- เมื่อนาฬิกาจับเวลาดังขึ้น ให้ทำเครื่องหมายถูกลงในระยะเวลาการทำงานของคุณ
- หลังจากครบระยะเวลาในการทำงานแต่ละช่วง ให้หยุดพักเป็นเวลา 5 นาที
- หลังระยะเวลาในการทำงานผ่านไปครบ 4 ช่วง ให้หยุดพักนานขึ้นเป็นเวลา 15-30 นาที
- รีเซ็ตนาฬิกาจับเวลาของคุณและเริ่มกระบวนการอีกครั้ง
โพโมโดโรคืออะไร
นอกจากเป็นชื่อที่ทุกคนใช้เรียกนาฬิกาจับเวลารูปทรงมะเขือเทศของ Cirillo แล้ว โพโมโดโรยังเป็นคำที่ใช้พูดถึงแต่ละช่วงเวลา ซึ่งตามเทคนิคดั้งเดิมคือ 25 นาที ดังนั้นแนวคิดก็คือให้ทำงาน 1 โพโมโดโร ซึ่งมีระยะเวลา 25 นาที จากนั้นให้หยุดพักสักครู่ หลังจากทำงาน 4 โพโมโดโรติดต่อกัน คุณสามารถหยุดพักได้นานขึ้น เมื่อคุณคุ้นเคยกับการทำงานรอบละ 25 นาทีและมีความสามารถในการโฟกัสกับงาน คุณสามารถเพิ่มระยะเวลาเป็น 60-90 นาทีในแต่ละรอบ เพียงแต่ต้องลุกขึ้น ขยับร่างกาย และไม่นั่งนานจนเกินไป!
วิธีการโพโมโดโรแบบสมัยใหม่
ในกรณีของ Cirillo นั้นเป็นแนวทางแบบดั้งเดิมที่จำเป็นต้องใช้นาฬิกาจับเวลาชนิดพิเศษ นั่นคือ นาฬิกาจับเวลาเตาอบโพโมโดโร แต่คุณสามารถใช้การตั้งเตือนในโทรศัพท์ได้เช่นกัน นอกจากนี้ การกำหนดตารางเวลาโพโมโดโรของคุณโดยใช้แอปก็ยังทำได้ง่ายอีกด้วย หรือคุณจะใช้นาฬิกาจับเวลาเตาอบก็ได้หากคุณต้องการใช้ แต่โปรดทราบว่า แอปต่างๆ สามารถมอบตัวช่วยเพิ่มเติมที่เลือกใช้ได้สะดวก เช่น
- รายงานและเครื่องมือติดตาม
- กระดานผู้นำการแข่งขัน ซึ่งดีสำหรับทีม
- การผนวกรวมโทรศัพท์และเดสก์ท็อป
- การจำกัดการใช้โซเชียลมีเดีย การปิดกั้นการโทร และตัวเลือกเสริมการโฟกัสอื่นๆ
วิธีใช้เทคนิคโพโมโดโรในที่ทำงานของคุณ
ที่ทำงานสมัยใหม่นั้นเปิดกว้างกว่าที่เคยเป็นมาในเรื่องของการเพิ่มประสิทธิภาพให้อยู่ในระดับสูงสุดและวัฒนธรรมของบริษัท เทคนิคโพโมโดโรสามารถช่วยยกระดับพื้นที่ทำงานและวัฒนธรรมของบริษัท อีกทั้งยังช่วยกระตุ้นทีมของคุณได้อย่างแท้จริง เทคนิคโพโมโดโรเหมาะอย่างยิ่งสำหรับฟรีแลนซ์และทีมระยะไกลที่กำลังต้องการโฟกัสกับงานและ “ทำงานได้ดี” อยู่เสมอ และหากคุณต้องการมั่นใจว่าทีมของคุณโฟกัสไปที่งานเดียว ให้สนับสนุนทีมของคุณให้มีส่วนร่วมในโพโมโดโรแบบกลุ่ม ซึ่งการใช้ช่วงเวลาทำงานและช่วงเวลาหยุดพักร่วมกันจะช่วยให้ทีมของคุณรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกันมากขึ้นได้ แม้ว่าจะอยู่ห่างกันหลายไมล์ก็ตาม
เทคนิคโพโมโดโรสามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมายเล็กๆ ได้ด้วยการให้หยุดพักเป็นเวลาสั้นๆ เพื่อเรียกความสดชื่นได้หลังการทำงานเป็นช่วงเวลาสั้นๆ และยังมีการหยุดพักที่ยาวนานขึ้นให้รอคอยอีกด้วย เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้มีช่วงพักดื่มกาแฟและรับประทานอาหารกลางวันตลอดทั้งวันซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในโครงสร้างของโพโมโดโร ทั้งนี้เพื่อช่วยให้คุณมีสมาธิมากขึ้นในเวลาทำงานและได้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าอีกด้วย
ในขณะที่เทคนิคโพโมโดโรอาจไม่เหมาะสำหรับทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาอยู่แล้ว แต่เทคนิคโพโมโดโรก็เป็นเครื่องมือที่สำคัญเมื่อทีมของคุณจำเป็นต้องทำงานให้สำเร็จ เช่น ในการทำงานแบบอไจล์และการเป็นผู้นำในการทำสปรินต์
โพโมโดโรเพื่อการคำนวณเวลาในอนาคต
เมื่อคุณและทีมของคุณคุ้นเคยกับเทคนิคโพโมโดโรแล้ว การคำนวณจำนวนช่วงเวลาในการทำงานที่คุณต้องใช้สำหรับการทำงานในอนาคตก็จะเป็นเรื่องง่าย ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการวางแผนการทำงานเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน ให้ลองกำหนดงานที่สำคัญที่สุดในช่วงเวลา 25 นาทีก่อนเป็นอันดับแรกในตอนเช้า เพื่อให้แน่ใจว่าลำดับความสำคัญของคุณจะได้รับการจัดการเสมอ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้ช่วงเวลาโพโมโดโรในเวลาที่เหลือของวันก็ตาม
คุณอาจต้องใช้ช่วงเวลาโพโมโดโรแบบมีการกำหนดไว้ในแต่ละสัปดาห์ ให้ตัดสินใจเลือกเวลาที่เหมาะสมที่สุดเพื่อช่วยให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมาย และบันทึกเป็นช่วงเวลาที่กำหนดไว้ลงในไดอารี่เพื่อใช้วิธีการโพโมโดโร
ทางเลือกของเทคนิคโพโมโดโร
หากคุณสนใจแนวคิดเบื้องหลังของวิธีการนี้ แต่คิดว่าวิธีการดังกล่าวคงไม่ค่อยได้ผลกับทีมของคุณ คุณก็ยังมีทางเลือกต่างๆ ให้ลองใช้ดังต่อไปนี้
วิธีการของไอเซนฮาวร์
วิธีการนี้สามารถนำมาใช้ร่วมกับวิธีการโพโมโดโรได้ และช่วยให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญได้ จากนั้นคุณจะสามารถจัดการงานเหล่านี้ได้ในโพโมโดโร โดยวิธีการของไอเซนฮาวร์กำหนดให้คุณวาดตารางที่มี 4 ช่องขึ้นมา ในแนวนอน ให้เขียนคำว่า “เร่งด่วน” ไว้ที่ช่องหนึ่งและ “ไม่เร่งด่วน” ในอีกช่องหนึ่ง และในแนวตั้ง ให้เขียนคำว่า “สำคัญ” ไว้ที่ช่องหนึ่งและ “ไม่สำคัญ” ในอีกช่องหนึ่ง ซึ่งจะทำให้มีรายการสิ่งที่ต้องทำอยู่ใน 4 ช่องเรียงตามลำดับดังต่อไปนี้
- เร่งด่วนและสำคัญ เช่น วันครบกำหนด อุปสรรคของโครงการ ฯลฯ
- ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ เช่น การวางแผนโครงการ
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เช่น รับประทานอาหารกลางวันกับทีมวันนี้
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น การดื่มหลังเลิกงาน
อไจล์
อไจล์เป็นระเบียบวิธีในการทำงานที่สามารถนำไปใช้แบบเต็มเวลาได้ แม้ว่าอไจล์จะได้รับการออกแบบและมีการใช้งานอย่างแพร่หลายที่สุดในกลุ่มโปรแกรมเมอร์และนักพัฒนา แต่สำหรับการบริหารเวลา อไจล์ก็ยังคงมีความสำคัญ ซึ่งสิ่งที่น่าสนใจที่สุดอยู่ในรูปแบบของ “สปรินต์ (Sprint)” โดยสปรินต์จะเป็นช่วงเวลาที่ทุกคนรวมตัวกันเพื่อทำงานให้สำเร็จ สปรินต์จะกำหนดให้สมาชิกของทีมต่างๆ มีส่วนร่วมกับงานโดยใช้ทักษะเฉพาะของตน โดยมีเป้าหมายเพื่อสร้างชิ้นงานส่งมอบที่ได้รับการยอมรับอย่างเต็มที่ก่อนสิ้นสุดช่วงเวลานั้นๆ
ทำให้เทคนิคโพโมโดโรใช้งานได้สำหรับคุณ
วิธีการโพโมโดโรสามารถปรับแต่งได้ตามที่ต้องการ ดังนั้นคุณจึงสามารถสร้างเครื่องมือการบริหารเวลาที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีมของคุณได้ โดยให้ใช้แนวทางโพโมโดโรเพื่อกำหนดช่วงเวลาของการทำงานร่วมกันอย่างแข็งขัน 1 ครั้งต่อสัปดาห์ เพื่อกระตุ้นให้ทีมของคุณทำงานที่น่าเบื่อเหล่านั้นให้เสร็จสิ้น หรือเพื่อให้ทุกคนส่งงานทันวันครบกำหนด
สมมติว่าทีมของคุณทำงานจากระยะไกลและมีปัญหาใหม่ๆ มากมายเกิดขึ้น เช่น การเชื่อมต่อที่ไม่ดี การรบกวนจากที่อื่น ฯลฯ ซึ่งทำให้ความพยายามอย่างเต็มที่ของคุณไม่บรรลุผล การใช้เทคนิคโพโมโดโรจะช่วยให้คุณสามารถกระตุ้นให้ทีมลงมือทำงานได้รอบละ 25 นาที ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณก้าวไปข้างหน้าทีละน้อยแต่เป็นก้าวที่สำคัญ
นอกจากนี้ การลดเวลาแต่เพิ่มประสิทธิภาพให้อยู่ในระดับสูงสุดจะช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับสิ่งกวนใจต่างๆ อีกด้วย คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ให้รวบรัด น่าพอใจ และเป็นไปตามแผนอยู่เสมอได้โดยใช้เทคนิคโพโมโดโร
