Was steckt hinter der Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementlösung, die von dem Studenten Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Sie setzt sich aus mehreren festen Zeitintervallen zusammen, in die der Arbeitstag aufgeteilt wird, und ist nach dem italienischen Wort für „Tomate“ benannt, weil Cirillo einen tomatenförmigen Küchenwecker verwendete, als er seine Methode perfektionierte.
Die Pomodoro-Technik, die sich spielend einfach umsetzen lässt, dabei aber große Produktivitätssprünge ermöglicht, basiert auf folgender Grundstruktur:
- Setzen Sie sich ein Ziel bzw. legen Sie eine konkrete Aufgabe auf Ihrer Aufgabenliste fest, die Sie erledigen möchten.
- Stellen Sie Ihren Pomodoro-Wecker.
- Arbeiten Sie für die festgelegte Zeitspanne.
- Markieren Sie Ihr Arbeitsintervall mit einem Haken, wenn der Wecker klingelt.
- Machen Sie nach jedem Arbeitsabschnitt 5 Minuten Pause.
- Machen Sie nach dem vierten Abschnitt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
- Stellen Sie den Wecker erneut und beginnen Sie von vorne.
Was ist eine „Pomodoro“?
Neben der Bezeichnung für den Tomatenwecker von Cirillo ist „Pomodoro“ auch der Name, der für jeden Zeitabschnitt benutzt wird. Diese Intervalle sind laut der ursprünglichen Technik 25 Minuten lang. Die Technik funktioniert also so: Sie arbeiten für eine 25-minütige Pomodoro und machen dann eine kurze Pause. Nach vier Pomodoros hintereinander dürfen Sie eine längere Pause einlegen. Sobald Sie sich an die Arbeit in 25-minütigen Intervallen gewöhnt haben, können Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit steigern und sich langsam auf eine Intervalllänge von 60 bis 90 Minuten hocharbeiten. Stellen Sie dabei aber sicher, dass Sie zwischendrin regelmäßig aufstehen und nicht zu lange am Stück sitzen!
Moderne Pomodoro-Methoden
Während Cirillo für seine klassische Methode einen eigenen Wecker – den tomatenförmigen Küchenwecker – benötigte, können Sie natürlich unter anderem auch die Timer-Funktion Ihres Smartphones nutzen. Oder planen Sie Ihre Pomodoros mithilfe einer eigenen App. Wenn Sie möchten, können Sie natürlich auch ganz traditionell einen Küchenwecker verwenden. Apps bieten allerdings ernorm praktische Vorteile, darunter:
- Berichte und Tracker
- Ranglisten – besonders für Teams großartig
- Integration mit Smartphone und Desktop
- Beschränkung der Social-Media-Nutzung, Blockieren von Anrufen und weitere Optionen, die dabei helfen, die Konzentration zu fördern
So nutzen Sie die Pomodoro-Technik in Ihrem Büro
Moderne Büros sind neuen Techniken für maximale Effizienz und Unternehmenskultur gegenüber heute aufgeschlossener denn je. Mit der Pomodoro-Technik können Sie Ihren Arbeitsplatz und die dort herrschende Unternehmenskultur verbessern und Ihr Team umfassend motivieren. Auch für Selbstständige und virtuelle Teams, die sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren und in Ihrem Element bleiben möchten, eignet sich die Technik hervorragend. Und wenn Sie möchten, dass sich Ihr Team auf eine einzige Aufgabe konzentriert, ermuntern Sie es, Gruppen-Pomodoros einzurichten. Gemeinsame Arbeits- und Pausenzeiten können Ihr Team dabei unterstützen, sich als eine Einheit wahrzunehmen – selbst dann, wenn seine Mitglieder durch große Distanzen getrennt sind.
Die Pomodoro-Technik ist durch die Unterteilung der Arbeit in kurze Arbeitsabschnitte, gefolgt von kurzen, aber erholsamen Pausen (und einer längeren Pause, auf die man sich freuen kann), eine große Hilfe beim Erreichen kleinerer Ziele. Dank der extrem wichtigen Kaffee- und Teepausen, die sich über den ganzen Tag verteilen, ermuntert die Pomodoro-Struktur aktiv dazu, sich bei der Arbeit mehr zu konzentrieren, was wiederum zu einem größeren Belohnungsgefühl führt.
Natürlich ist die Pomodoro-Technik nicht jedermanns Sache – insbesondere nicht für Menschen, die ihr Zeitmanagement bereits fest im Griff haben. Doch wenn Ihr Team dringend etwas erledigen muss, beispielsweise in einem Sprint im Rahmen eines agilen Prozesses, ist sie ein wertvolles Hilfsmittel.
Pomodoros für die Zukunftsplanung
Sobald Ihr Team sich an die Pomodoro-Technik gewöhnt hat, lässt sich ganz einfach ausrechnen, wie viele Arbeitsabschnitte Sie für künftige Aufgaben benötigen. So lässt sich Ihre Arbeitslast für die Arbeitswoche oder den Arbeitsmonat hervorragend im Voraus planen. Versuchen Sie, die wichtigsten Aufgaben dem ersten 25-Minuten-Intervall gleich am Morgen zuzuweisen, damit dringende Dinge stets zuerst erledigt werden – auch, wenn Sie für den Rest des Tages keine Pomodoros mehr planen.
Wenn Sie möchten, können Sie sogar eine feste wöchentliche Pomodoro-Sitzung festlegen. Entscheiden Sie, zu welchem Zeitpunkt Ihr Team meist am produktivsten auf ein Ziel hinarbeitet, und markieren Sie diese Zeit im Kalender als festen Pomodoro-Abschnitt.
Alternativen zur Pomodoro-Technik
Vielleicht finden Sie ja den Grundgedanken interessant, der hinter der Methode steckt, können sich aber nicht vorstellen, dass sie in Ihrem Team funktioniert? Dann gibt es einige Alternativen, die Sie ausprobieren können:
Die Eisenhower-Methode
Diese Methode können Sie sogar mit der Pomodoro-Methode kombinieren, denn Sie hilft Ihnen dabei zu entscheiden, wo Ihre Prioritäten liegen. Diese Aufgaben können Sie dann in Ihren Pomodoros angehen. Für die Eisenhower-Methode müssen Sie zunächst ein Gitter mit vier Feldern zeichnen. Die horizontale Achse steht dabei für einen Verlauf von „dringend“ bis „nicht dringend“, die vertikale Achse beschreibt Aufgaben als „wichtig“ bis „unwichtig“. So entstehen vier Felder, mit deren Hilfe Sie eine nummerierte Aufgabenliste erstellen können:
- Dringend und wichtig, zum Beispiel Deadlines, Hindernisse bei Projekten usw.
- Nicht dringend und wichtig, zum Beispiel Projektplanung
- Unwichtig und dringend, zum Beispiel Mittagessen mit dem Team heute
- Unwichtig und nicht dringend, zum Beispiel Bar nach der Arbeit
Agile Methoden
Agile Methoden können Sie bei Bedarf auch in Vollzeit einsetzen, obwohl sie ursprünglich für Programmierer und Entwickler entworfen wurden, die sie auch am besten umsetzen. Für das Zeitmanagement sind sie aber durchaus nützlich. Ihre interessanteste Eigenschaft sind dabei die sogenannten „Sprints“. Sprints sind Zeiträume, in denen alle an einem Strang ziehen, um eine bestimmte Aufgabe zu bewältigen. Während eines Sprints bringen Mitglieder verschiedener Teams ihre besonderen Fähigkeiten in eine Aufgabe ein. Ziel dabei ist, bis zum Ende dieses Zeitabschnitts ein rundum akzeptiertes, lieferbares Produkt herzustellen.
So nutzen Sie die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Methode lässt sich extrem flexibel anpassen, sodass Sie daraus das perfekte Zeitmanagement-Hilfsmittel für Ihr Team erstellen können. Nutzen Sie sie, um einmal wöchentlich einen Zeitraum intensiver Zusammenarbeit festzulegen, der Ihr Team dazu ermutigt, lästige Aufgaben aus dem Weg zu räumen oder die Einhaltung einer wichtigen Deadline zu gewährleisten.
Nehmen wir an, Ihr Team arbeitet remote und eine ganze Reihe Probleme könnte Ihren Erfolg gefährden – schlechte Internetverbindung, Unterbrechungen durch andere und so weiter. Mit der Pomodoro-Technik motivieren Sie Ihr Team dazu, sich für einen Zeitraum von 25 Minuten zu konzentrieren und in kleinen, aber wichtigen Schritten voranzukommen.
Wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen und so Ihre Effizienz maximieren, müssen Sie sich auch keine Sorgen mehr um Unterbrechungen machen. Mit der Pomodoro-Technik bleibt die Arbeit kurz, überschaubar und immer im vorgesehenen Zeitrahmen.
