番茄工作法

瞭解如何運用蕃茄鐘工作法,輕鬆改造任何團隊成員的工作流程,並盡可能避免浪費時間。

正在處理工作項目的人在辦公桌上設定了蕃茄計時器

什麼是蕃茄鐘工作法?

蕃茄鐘工作法是大學生 Francesco Cirillo 在 1980 年代開發的時間管理解決方案。這種工作法是將整天的時間劃分為多個計時區間,並以義大利文的「蕃茄」命名,因為 Cirillo 為了讓這種時間管理法更完善,使用的是蕃茄形狀的廚房計時器。

蕃茄鐘工作法的執行方法相當簡單,卻能大幅提升生產力,執行步驟如下:

  1. 在您的待辦清單上設定要完成的目標/工作項目
  2. 設定蕃茄計時器
  3. 在設定的時間內工作
  4. 計時器響起之後,以勾號標示您的工作區間
  5. 每個工作時段結束後,休息 5 分鐘
  6. 完成四個時段之後,休息一段較長的時間,約 15-30 分鐘
  7. 重設您的計時器,並重新開始上述的流程

什麼是蕃茄鐘?

蕃茄鐘 (Pomodoro) 不僅是 Cirillo 選用的蕃茄計時器名稱,也可以用來指稱每一段工作區間,以最原始的工作法為準的話是 25 分鐘。因此這個概念就是先工作一段 25 分鐘的蕃茄鐘時間,然後稍作休息。連續完成四段蕃茄鐘之後,就進入較長的休息時間。當您習慣以 25 分鐘為單位工作,並且培養出專注力後,就可以把一段工作時間延長為 60 到 90 分鐘。只是要記得站起來動一動,可別坐太久!

現代蕃茄鐘工作法

在 Cirillo 提出的方法中,典型做法需要用到專門的蕃茄烤箱計時器,不過您也可以使用手機的鬧鐘。也可以使用應用程式輕鬆排程您的蕃茄鐘。想要的話還是可以使用烤箱計時器。不過別忘了,應用程式還有些額外的好處:

  • 報告和追蹤功能
  • 比賽排行榜:適合團隊使用
  • 手機和桌面軟體整合功能
  • 社群媒體使用量限制、手機通話封鎖,以及其他專注力強化選項

如何在辦公室運用蕃茄鐘工作法

就提升最高效率與企業文化層面而言,現代辦公環境比以往更為開放。蕃茄鐘工作法有助於讓工作空間和公司文化向上提升,真正激勵您的工作團隊。這種方法也很適合想要專注於工作項目並「進入專注狀態」的自由工作者和遠端工作團隊。如果想要確保工作團隊專注於單一工作項目,可以鼓勵採用團體蕃茄鐘。若能有共同的工作和休息時間,即使團隊成員彼此相距甚遠,長期下來還是能讓工作團隊感到更加團結。

蕃茄鐘工作法設下短暫但提神的休息時間,當作小段工作時間的獎勵,而且還能期待之後較長的休息時間,讓人在達成小目標之後感到滿足。採用蕃茄鐘工作法的架構時,也推薦把握重要的咖啡和午餐休息時間,這有助於讓您在工作時間更專注,也會更有成就感。

儘管蕃茄鐘工作法未必適合所有人,尤其不適合那些已經很擅長時間管理的人,但當您的工作團隊亟須完成工作,例如需要快速反應和快速衝刺時,這項工具會相當實用。

規劃未來時間的蕃茄鐘

您和工作團隊習慣蕃茄鐘工作法之後,就能簡單計算出未來的工作需要用到多少工作時段。這是規劃工作週或工作月的好方法。請試著把最重要的工作項目安排在早上的第一個 25 分鐘區間,來確保您有處理優先事項,即便您在當天接下來的時間都沒有使用蕃茄鐘工作時段。

也建議每週安排一個固定的蕃茄鐘工作時段。為您的工作團隊決定最適合完成目標的時間,並且放入日程當中,將這段時間設定為使用蕃茄鐘工作法的固定時間。

蕃茄鐘工作法的替代方案

如果這種方法背後的概念很吸引您,但應用在工作團隊上成效不彰,還有其他的做法可以嘗試:

艾森豪矩陣

其實這種方法可以和蕃茄鐘工作法一併使用,協助判斷優先事項。接著您可以在蕃茄鐘工作時段內處理這些優先事項。艾森豪矩陣指的是畫出有四個方格的網格。在水平軸上把一個方格標示為「緊急」,另一個則為「不緊急」。在垂直軸上把一個方格標示為「重要」,另一個則為「不重要」,因此可以用四個方格建立出有編號的待辦清單:

  1. 緊急且重要,例如期限、專案障礙等等
  2. 不緊急但重要,例如專案規劃
  3. 不重要但緊急,例如今天與工作團隊共進午餐
  4. 不緊急且不重要,例如下班後的飲酒聚會

敏捷工作法

敏捷工作法可以用於全天工作,不過這種方法原本是為程式工程師和開發人員而設計,也是這兩種職業最適合採用。但就時間管理而言,這種方法仍然有其價值。其中最有趣的部份叫做「衝刺」。衝刺指的是在一段時間所有人合力完成特定工作項目。衝刺時要號召來自不同工作團隊的成員,請大家為工作項目貢獻特定技能,目標就是在指定時間結束前做出獲得各方認可且可供交付的成品。

靈活運用番茄鐘工作法

番茄鐘工作法很容易自訂,因此您可以為工作團隊建立適合的時間管理工具。請運用這種方法設定每週一次的密集合作時段,鼓勵您的工作團隊解決那些繁雜的工作項目,或是確保所有成員都符合特定期限的進度。

假設您的工作團隊是以遠端形式工作,各式各樣的新問題可能會浪費您的精力,例如網路連線品質不佳、其他地方的干擾等等。透過番茄鐘工作法,您可以鼓勵工作團隊每次在完整的 25 分鐘內處理最主要的工作,讓他們可以有微小但重要的進步。

透過將時間減到最少,效率提升到最高,您也不必再擔心受到干擾。使用番茄鐘工作法就能讓工作維持簡短、有效且按部就班的狀態。