テレワークを活用していますか?

導入がまだであれば、今こそ物理的なオフィスからチームを解放するときです。その理由をこの記事でご紹介します。

バルコニーでノートパソコンを使ってテレワークをしながら子どもの顔を見る母親

テレワークとは?

テレワークとは、在宅勤務を少しだけ気取って表現した言い方です。通勤先となるオフィスが存在しないことを示唆した言葉かもしれません。他にも、「リモート ワーク」や「柔軟なワークスペース」といった言葉を聞いたことがあるかもしれません。テレワークをする人は、企業で働くフルタイムの従業員や、複数の会社で仕事をするパートタイムの従業員、個人事業主、好きなときだけ働く人などさまざまです。「デジタル ノマド」を自称する人を見たこともあるでしょう。彼らは、物理的な場所に縛られずにテレワークで仕事をしています。デジタル ワークスペースを生み出す Dropbox のようなツールがあれば、チームは好きな場所でテレワークができるのです。

テレワークとは?

テレワークとは、テレワーク チームによる働き方を指します。オフィスに出社する必要も、同じ部屋に集まる必要もなく、離れた場所にいながら仕事ができるということです。今年になってもチームでテレワークをほとんどしなかったという場合は、自宅からどれくらい仕事ができるのか疑問に思っているのかもしれません。幸いなことに、オフィスで働く普段の日よりも、テレワークのほうが生産性が高いといういくつかの研究結果が出ています。

テレワークがビジネスにもたらすメリット

いくつかの点において、テレワークが人々、ひいてはその会社のメリットとなると考えられています。以下に、テレワークの一般的なメリットをいくつか紹介します。

ワークライフ バランス

通勤が楽しいという人はいないでしょう。時間と交通費を失うだけの移動など、楽しいものではありません。テレワークをすれば、このストレスから解放されます。家を慌ただしく飛び出すことも、夕方の渋滞に巻き込まれることも、電車の遅延にイライラすることもありません。水道の水漏れが原因で仕事を休む必要もありません。テレワークをする人は、生産性を最大限にできるスケジュールを組むことができます。朝の 8 時から 9 時が、通勤時間のために消えていくことはもうありません。朝でも夕方でも、各自が最も生産性の高まる時間に働くことができます。さらに、テレワークとフレックス制を組み合わせることで、夜型のチーム メンバーも最大限に力を発揮できるようになります。やる気と生産性が高まり、人材の定着率にも貢献できます。

複数のタイム ゾーンでの働き方

テレワークをするうえでの特に大きなメリットは、どこからでも、タイム ゾーンを問わずに働けることです。電話で話せる時間を融通するのは少し難しいかもしれませんが(ただし、非連続コミュニケーションを活用すれば通話すら不要になるかもしれません)、逆に 24 時間対応のオフィスにできるという利点もあります。ニューヨークで働くチームが眠っている頃、ロンドンのオフィスは稼動しているといったように、これまで以上に迅速な反応ができる体制を作ることができます。

コストの削減

わかりやすい利点と言えます。オフィスに人が出社しないのであれば、オフィス自体が不要になります。法外に高い都市部の賃料は、もう支払わなくてよいのです。これは、チーム メンバーにも言えることです。毎日オフィスに出社するために、都市部に住んで狭いベッドルームで寝起きする必要はないのです。テレワークができるということは、住まい選びが仕事の制約を受けなくなるということです。これは、人々のメンタル ヘルスや幸福度を大きく引き上げることになるでしょう。企業は、テレワークで必要な電気代やインターネット代に充てられるよう、浮いた経費を社員に還元することもできます。給料日に社員全員にテイクアウト クーポンを配るというのも、喜ばれるアイデアです。在宅で働くようになると、給湯室でコーヒーを片手に雑談をする機会もなくなってしまうわけですから。

テレワークのデメリット

チームがテレワークにデメリットを感じる大きな点が 1 つあります。それは、人と人とのソーシャルな側面と対面でやり取りをする時間です。共通のオフィスがなくなり、全員が家の中で孤独に働くようになると、自分がチームの一員として働いているのだという感覚を失いやすくなります。コミュニケーションが絶対的に重要な位置を占めているのはそのためです。

たとえば、金曜日の午後にはコーヒーを片手に Zoom で顔を合わせて話すというのも効果的です。ただしこれは、地球の裏側に住むメンバーが参加できるような仕組みではありません。最も価値あるコミュニケーションとは、業務スケジュールと完全に一体となっている方法です。たとえば、共有ドキュメントでのリアルタイム編集、注釈共同作業、時間を選ばずに送信できる Slack メッセージなどです。チームでは、予定されているビデオ通話の時間以外にも、必要な時にはいつでもコミュニケーションが取れるということを理解しておく必要があります。

引き続き特別な時間を作る

休暇シーズンなどの特別な時期には、近くに住むチーム メンバーとの集まりを企画しましょう。完全にオンラインで働いている人には、オンライン パーティに参加してもらいましょう。クリスマス カードやちょっとしたお菓子を贈ることも忘れないでください。従来のオフィスが従業員にとってベストな環境になるよう心がけていたのであれば、リモート オフィスでもその価値観を実現しましょう。

テレワークを始める方法

すでに多くの人が取り組んでいる変化を導入する準備が整いましたか?導入する際には、単に社員を自宅にとどめ置いて、しばらく出社しないように伝えるだけではうまくいきません。テレワークの導入には計画と、リモート チームを支えるためのベストなツールが必要になります。

インターネット

リモート チームが働くにはインターネット接続が不可欠です。メンバーの一人ひとりが必要な環境を整えているかを確認するようにしてください。オフィスが不要になったことで経費の削減につながるわけですが、浮いたコストをビジネスへの投資に回してもかまわないのです。メンバーが必要な Wi-Fi 環境を用意するうえで、どのような手当を支給できるか検討してみてください。また、インターネットに接続できなくなった場合に備えて、オフラインで作業するためのソフトウェアも選択しておくべきでしょう。

ソフトウェア

テレワークの普及にはテクノロジーが鍵となるため、適切なテクノロジーを導入する必要があります。今後も Word ドキュメントを作成、保存し、メール添付して共有しようと考えているかもしれませんが、フレキシブルな職場環境では従来どおりに事は運びません。遅かれ早かれ、ファイルの場所がわからなくなってしまうでしょう。Dropbox なら、旧来の方法でありがちなミスの多くを排除できます。共有ドキュメントを使えば、チームがリアルタイムで編集できるので、複数のドキュメントを作る必要がありません。ドキュメントは常に 1 つだけ、常に最新のバージョンとなります。

全員がオンラインでつながれるデジタル コワーキング スペースを作りましょう。Dropbox の共有フォルダを使えば、全員が重要な情報にアクセスできます。また、チームの各メンバーが力を発揮できるインテグレーションも用意されています。チームのテレワーク体制を整える際には、セキュリティが特に重要になります。メンバー全員とそのデバイスを管理できなければ、機密性の高い企業データを追跡するのは困難です。Dropbox では、多数のセキュリティ管理機能が用意されているので、安心して使うことができます。パスワード保護、有効期限のオプション、そしてエンタープライズ モビリティ管理を使って、リンクやドキュメントへのアクセスを特定のユーザーのみに制限することができます。

設備

誰もがテレワークにふさわしい設備を整えているわけではありません。普段から自宅で働いていなかった人は、自宅に専用のデスクや仕事スペースがないというケースもあります。もちろん、何かしらの方法でやりくりすることは可能かもしれません。しかし、キッチン テーブル、鏡台、さらにはアイロン台といった、不適切な環境で働いてほしいと思う上司はいないはずです。オフィス用品を購入したいという要望に応えられるよう、予算を確保しておきましょう。適切な環境で仕事ができるよう物理的な設備をチームに用意する必要があります。こうした投資が、結果的にはチームの生産性となって返ってきます。

さまざまな規模の企業で導入可能

テレワークは、世界的な企業の働き方にも革新をもたらしています。Dropbox を使用して郵便コストを最小限に抑え、社内外での生産性を高めた電通でアカウント スーパーバイザーを務める安藤愛氏は、「私はよく、Dropbox のモバイル アプリを使ってプロジェクトの進捗をチェックし、オフィスに着く前に同僚にファイルを送ることもあります」と話します。柔軟な働き方ができるのは大企業やノートパソコン 1 台で完結する個人事業主だけではありません。テレワークとは、さまざまな企業で導入できる汎用性の高い仕組みです。適切なツールを使えば、あなたのビジネスでも恩恵が得られるはずです。

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