I PDF sono tanto comuni quasi quanto le e-mail. Ideali sia per il lavoro che per il tempo libero, sono di facile utilizzo sia per i contratti che per la lettura di riviste. I vantaggi principali che i file PDF offrono alle aziende rientrano in tre categorie importanti.
Ipoteticamente, è possibile inviare un PDF ai proprio nonni su un computer vecchio di vent'anni e loro saranno in grado di aprirlo senza problemi, quindi è un formato file piuttosto robusto.
I PDF sono essenziali sia per le piccole che per le grandi imprese. Hai un documento importante? Puoi utilizzare Dropbox Sign per una firma legalmente vincolante. Visto? I PDF si stanno già rivelando utili per la tua azienda!
15 vantaggi offerti dai PDF alla tua azienda
I PDF sono facili da creare, leggere e condividere. Sapevi che puoi leggere e modificare i PDF tramite Dropbox? Per maggiori dettagli, leggi Come modificare i PDF in Dropbox.
Cosa li rende così preziosi per il lavoro? Quanto segue illustra alcuni casi pratici, in cui l'uso di PDF può contribuire a migliorare la produttività:
I PDF offrono una compatibilità migliore
La grande compatibilità dei PDF è certamente molto apprezzata, ma quanto sono compatibili veramente? La risposta non può essere che "molto". Se tra mille anni un alieno trovasse un laptop, è molto probabile che potrebbe caricarvi un PDF senza alcuna difficoltà.
Comprendiamo che il concetto di compatibilità possa sembrare vago e difficile da cogliere, quindi, presentiamo alcuni casi pratici in cui l'utilizzo dei PDF, così tanto compatibili, incrementa l'efficienza e favorisce il flusso di lavoro in un'azienda:
L'apertura di un documento non è mai un problema
Non tutte le aziende utilizzano gli stessi sistemi e questo rappresenta un problema nel momento in cui si condividono file.
La soluzione? I PDF. Praticamente tutti possono aprirli sul proprio computer o sui propri dispositivi, eliminando così una fonte di frustrazione dalla propria giornata. Prova!
Conquistare il mondo con molteplici lingue e scritture
I PDF mettono a disposizione un pratico traduttore universale, facilitando notevolmente la collaborazione globale.
Durante la fase di creazione, lettura o condivisione, forniscono supporto offrendo più lingue, scritture e alfabeti diversi. Dì addio alle barriere linguistiche e dai il benvenuto a un'attività internazionale senza problemi!
Diventare maestri di persuasione durante le vendite e i pitch
I PDF sono semplici da inviare e consentono a tutti di vedere comodamente la tua coinvolgente presentazione.
Inoltre, è possibile arricchire i PDF con collegamenti ipertestuali che portano il lettore ad altri documenti e file fondamentali per concludere la trattativa. È come condividere una mappa del tesoro contenete tutte le informazioni necessarie per un esito positivo!
Dai impulso al flusso di lavoro grazie alle integrazioni di app
Non serve essere esperti di tecnologia per comprendere che le proprie app preferite e i PDF sono fatti le une per gli altri.
Molte app includono la funzionalità " Salva come" o "Esporta" in PDF, permettendo di convertire i propri contenuti in un formato affidabile. Facendolo, si ottiene un formato universale di tutte le proprie creazioni digitali.
Essere membri d'eccezione del team e abbattere i compartimenti stagni
Questo potentissimo formato permette di promuovere la collaborazione e l'efficienza e, inoltre, di mantenere un fronte compatto.
I PDF costituiscono un incredibile canale per la comunicazione tra i vari reparti, permettendo di condividere facilmente documenti importanti e assicurando così che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda! Niente più compartimenti stagni.
I PDF funzionano su telefono o computer, sia Windows che macOS, e su altre tecnologie o sistemi operativi, a dimostrazione del fatto che il loro formato è molto robusto indipendentemente dal dispositivo che si utilizza.
Anche Dropbox contribuisce alla compatibilità grazie a potenti funzionalità di conversione. Per scoprire come convertire file in PDF, consulta Come convertire file Dropbox.
I PDF offrono un'eccezionale sicurezza dei dati
Nei PDF, è possibile impostare una funzionalità di sicurezza per impedirne la condivisione, l'esecuzione di copie, la stampa o altro. La sicurezza è forse la funzionalità del formato più promettente per le aziende, in quanto tiene lontani gli occhi indiscreti o semplicemente rende impossibile la visione accidentale.
In un PDF, le scale retributive, le informazioni lavorative, i dati personali, i dati sensibili del cliente e molto altro sono al sicuro da occhi indiscreti. La sicurezza dei PDF può aiutare la tua azienda nei seguenti modi:
Paladino della protezione dei dati
I PDF dispongono di una funzionalità micidiale: la crittografia. È sufficiente applicare le impostazioni e i dati sono sotto chiave.
Le persone fidate a cui è stato fornito il codice possono eccedere e visualizzare i file segretissimi, ma sei tu ad avere il controllo su chi ottiene il lasciapassare. È il meglio delle funzioni e della tecnologia, con in più l'efficienza high-tech.
Salvaguardia l'integrità dei documenti
Quando si tratta di proteggere i file da modifiche indesiderate, i PDF hanno una marcia in più.
Grazie alla presenza di una serie di impostazioni di sicurezza, è possibile proteggere i documenti importanti, come i contratti, rendendoli inaccessibili ai non autorizzati.
Conquista maggiore fiducia come professionista
Gli ID digitali e i certificati sicuri danno ai file un'aurea di veridicità.
Aggiungendo firme digitali ai PDF, si acquisisce la parvenza di un consigliere fidato con un marchio di autenticità e si scongiura lo scetticismo! In questo modo, i destinatari sanno che quei PDF sono da prendere sul serio.
La discrezione al primo posto
I PDF rappresentano un valido aiuto a favore della proprietà intellettuale, del copyright o di notizie interessanti soggette a restrizione.
Queste funzionalità di sicurezza consentono di proteggere i propri contenuti preziosi e sensibili. Non ci si deve più preoccupare di accessi non autorizzati o fughe accidentali: tutto è al sicuro fino al momento della grande rivelazione.
Uno strumento in più per il responsabile del GDPR
I PDF consentono di trattare dati sensibili, proteggere la privacy ed essere conformi a quanto richiesto dalle autorità di regolamentazione.
Contribuiscono al rispetto delle norme sulla protezione di tutti i dati importanti, garantendo di essere in regola con la legge ed evitare così fastidiose sanzioni, cosa a cui le aziende sono molto esposte!
Per maggiore sicurezza, puoi archiviare i PDF e molti altri tipi di file sul tuo account Dropbox.
Scegli un piano Dropbox e conserva tutti i tuoi file con una crittografia sicura.
I PDF hanno dimensioni di file molto ridotte e sono facilmente comprimibili
I PDF sono di dimensione ridotta, per cui, in questo formato, un intero romanzo intacca a malapena il tuo spazio di archiviazione cloud. Quindi, sono estremamente compatti! Nel Progetto Gutenberg, il famosissimo romanzo Guerra e pace occupa meno di 5 MB. È per questo che i PDF sono il formato che va per la maggiore.
La dimensione ridotta dei PDF li rende un formato pratico per le lunghe registrazioni delle transazioni dei clienti, i profili dei clienti o semplicemente per i dati storici. La dimensione ridotta dei file può aiutare le aziende nei modi seguenti:
Ottimizzazione per una distribuzione rapida
I PDF sono i velocisti del mondo digitale e sfrecciano nel Web grazie al loro formato agile.
Sconfiggi le lentezze di Internet o i problemi della compatibilità di file. Con i PDF, i destinatari ricevono documenti, immagini o altri contenuti senza alcuna difficoltà. Mette il tubo agli allegati!
Gestione dello spazio di archiviazione cloud
I PDF fanno risparmiare i tempi di attesa del caricamento di file voluminosi o il fastidioso inconveniente di monopolizzare il tuo spazio di archiviazione.
Durante il trasferimento, il caricamento o il download dei fidati PDF, questi file si comporteranno come agili acrobati che si librano senza alcuno sforzo.
Team come macchine ben oliate
I PDF fanno sì che i team siano ben coordinati, grazie alla rapida sincronizzazione degli aggiornamenti nell'account Dropbox.
Prendiamo ad esempio, l'aggiornamento di un PDF a una versione nuova e importante o qualche altro cambiamento stilistico. Indovina un po'? Con la condivisione e la sincronizzazione dei PDF, è un gioco da ragazzi. Non occorre più premere un pulsante per l'aggiornamento.
Esecuzione di lavori mentre si è fuori sede
Grazie alla ridotta dimensione dei file, è possibile lavorare sul proprio documento senza difficoltà.
I PDF sono la salvezza degli imprenditori individuali e dei nomadi digitali, soprattutto quando si utilizzano connessioni Internet meno affidabili o con larghezza di banda inferiore. Mettono un fermo ai disagi.
Condivisione dei propri contenuti con il mondo
I PDF sono uno degli strumenti migliori per raggiungere il numero maggiore di persone e ottenere la massima visibilità.
Che si tratti di un annuncio di lavoro, un video interessante o materiale che si desidera condividere attraverso la mailing list, i PDF sono il formato ideale. Si possono diffondere file ovunque con la certezza che praticamente tutti possono scaricarlo e visualizzarlo.
In generale, la dimensione ridotta del PDF lo rende gestibile. I file di piccole dimensioni possono contribuire a dare impulso alla produttività, risparmiare spazio e rendere più semplice l'interazione con i file. I PDF possono contenere molto in un pacchetto minuscolo!
Esistono svantaggi nell'uso dei PDF?
L'uso dei PDF non presenta molti inconvenienti per le aziende, ma è possibile che le funzionalità vantaggiose di questi file comportino talvolta delle criticità. Alcuni dei possibili svantaggi dell'uso di PDF nelle aziende sono i seguenti:
- I PDF possono essere difficili da modificare, anche se ciò non rappresenta un problema con le funzionalità integrate di Dropbox per la modifica dei PDF, disponibili in tutti i piani
- Una presentazione effettuata su un PDF può risultare meno coinvolgente rispetto a una su slide
- L'aspetto epistolare di un PDF può renderlo difficile da leggere, in quanto spesso occorre scorrerlo molto.
Pertanto, esistono un paio di possibili problemi nell'uso dei PDF, ma sono di facile gestione. Dato che i vantaggi superano gli svantaggi, non riteniamo che i PDF cadranno in disuso in breve tempo.
Per lavorare più proficuamente con il formato PDF nella tua azienda, leggi Lunga vita ai PDF, un documento che dimostra come le funzionalità di Dropbox possono aiutarti a sfruttare al meglio i tuoi file.
Sfrutta al meglio i tuoi file con Dropbox
La dimensione, la sicurezza e la compatibilità rendono i PDF eccellenti per il lavoro. Se si utilizzano PDF o qualsiasi altro tipo di file, Dropbox consente di sfruttarli al meglio. È lo strumento perfetto per un'ottima azienda.
Offre uno spazio di archiviazione dati intuitivo e funzionalità di collaborazione adatte a ogni organizzazione. Scegli un piano e dai impulso alla produttività con Dropbox, per ottenere il massimo dai tuoi file PDF.