Nell'era della trasformazione digitale, le aziende si stanno impegnando per trovare un equilibrio tra fornire transazioni immediate agli utenti e applicare rigide misure legali e di sicurezza nel caso in cui tali transazioni dovessero diventare oggetto di disputa in tribunale.
Affidando la raccolta di firme elettroniche a una piattaforma software che fornisce audit trail dettagliati (ossia un'autenticazione scrupolosa e protocolli di conformità accurati che approfondiremo in seguito), le organizzazioni sono in grado di garantire il massimo della legalità e della sicurezza delle proprie transazioni online senza sovraccaricare clienti e dipendenti con flussi di lavoro complessi ed estenuanti.
Le firme elettroniche sono effettivamente legali?
Iniziamo dalle basi: i documenti firmati elettronicamente hanno lo stesso riconoscimento giuridico di quelli firmati con il tradizionale sistema manuale.
Gran parte del merito è della legge Electronic Signatures in Global and National Commerce (E-SIGN) Act, entrata in vigore negli Stati Uniti negli anni 2000. L'E-SIGN Act afferma sostanzialmente che non può essere negata la validità giuridica di accordi, contratti, transazioni e altri documenti firmati elettronicamente solo perché non esistono in forma cartacea.
Per ulteriori informazioni sulla sicurezza delle firme elettroniche, visita il Trust Center di Dropbox Sign (denominato in precedenza HelloSign).
4 modi per garantire il massimo della legalità e della sicurezza utilizzando un software di firma elettronica
Sia che scegli di creare la tua piattaforma di firma elettronica (e in questo caso devi avere un team tecnico molto competente!) o di affidarti a un partner specializzato in software di firma elettronica (e, detto tra noi, Dropbox Sign è stato eletto lo strumento di firma elettronica più semplice da implementare per diversi anni di fila) è fondamentale scegliere una soluzione che abbia solide misure di legalità e sicurezza per proteggere le tue transazioni e i tuoi clienti più preziosi.
Sicurezza
In Dropbox Sign, tutte le tue comunicazioni sono protette da crittografia Transport Layer Security (TLS). Ogni documento viene archiviato dietro un firewall e autenticato in base alla sessione del mittente ogni volta che viene richiesto. I documenti vengono inoltre crittografati con una chiave univoca, ognuna delle quali è a sua volta crittografata con una chiave master a rotazione regolare. In questo modo, anche se qualcuno riuscisse a bypassare la sicurezza fisica, non sarebbe comunque in grado di decrittare i tuoi dati.
Per quanto riguarda la sicurezza fisica, archiviamo i nostri dati in un data center con certificazioni SOC 1 Type II, SOC 2 Type I e ISO 27001. L'accesso al data center è strettamente controllato da personale di sicurezza dotato di videosorveglianza, autenticazione a più fasi e sistemi di rilevamento delle intrusioni all'avanguardia.
Audit trail dettagliati
Gli audit trail garantiscono che le azioni effettuate su un documento elettronico siano accuratamente monitorate e contrassegnate con una marca temporale e ti aiutano a capire se il documento è stato modificato o manomesso a tua insaputa.
Dropbox Sign crea un percorso della transazione completo e non modificabile tra le parti firmatarie per garantire che ogni firma elettronica e documento digitale abbia un audit trail.
Per fornirti una cronologia delle transazioni, tracciamo e contrassegniamo con una marcatura temporale varie informazioni, come l'indirizzo IP e l'user agent, dal momento in cui il documento viene inviato per la firma a quando viene firmato e completato. Per fare in modo che qualsiasi manomissione del registro delle transazioni sia rilevabile, elaboriamo ogni transazione con la tecnologia hash, che consente di generare una "copia" di ciascuna versione del documento, da utilizzare per il confronto nel caso in cui dovesse venire alla luce una versione dubbia.
Questi sono tutti gli eventi che il software di firma elettronica di Dropbox Sign tracciaper creare audit trail dettagliati.
Unisci gli audit trail dettagliati con l'autenticazione (di cui parleremo in seguito) e avrai un registro completo di ogni volta che qualcuno apre, legge e firma un documento.
Autenticazione completa
Per garantire il massimo della legalità e della sicurezza, è importante che la piattaforma di firma elettronica sia in grado di eseguire importanti passaggi per verificare che un utente sia chi dice di essere prima che possa apporre la firma o anche solo accedere a un documento.
Generalmente, acquisire il suo indirizzo IP e dimostrare che tale persona aveva accesso a un determinato account e-mail e/o numero di telefono è sufficiente per permetterle di collegarsi al computer e al software utilizzato nel momento in cui è stata creata la firma elettronica.
Con Dropbox Sign, chiunque firmi un documento deve avere delle credenziali di accesso per Dropbox Sign o aver ricevuto una richiesta di firma via e-mail. Per garantire che nessuno possa accedere all'account Dropbox Sign dell'utente senza autorizzazione per firmare o inviare documenti in maniera fraudolenta, tutte le credenziali di accesso come username e password sono crittografate. Inoltre, cerchiamo di impedire che altre persone utilizzino o accedano al tuo account attraverso sessioni con scadenza e inviandoti un'e-mail ogni volta che un contratto viene inviato a, ricevuto da o firmato dal tuo account.
Inoltre, gli utenti possono configurare l'autenticazione a due fattori, che richiede l'inserimento di un codice univoco inviato su un dispositivo mobile, oltre ai rispettivi username e password. È anche possibile impostare un codice da 4 a 12 cifre che i firmatari devono inserire per visualizzare o firmare un documento. Tutti i dati di autenticazione forniti a Dropbox Sign dall'utente sono crittografati, mentre le password sono protette da salt e hash con un algoritmo di hashing adattivo.
Misure di conformità diligenti
La mancata osservanza delle norme di conformità può comportare ripercussioni che vanno da multe salate a processi giudiziari, fino al carcere. Perché mettere a rischio la sicurezza (o il fatturato e il futuro) dell'azienda a causa della mancata osservanza degli standard di sicurezza delle informazioni?
Dropbox Sign protegge i suoi clienti attraverso processi integrati che assicurano che la nostra piattaforma di forma elettronica sia conforme agli standard che regolano la loro attività.
Dropbox Sign è conforme a:
- SOC 2 Type II
- ISO 27001 e ISO 27018
- HIPAA
- E-SIGN Act statunitense del 2000
- EUTA (Uniform Electronic Transactions Act) del 1999
- Regolamento eIDAS per l'UE del 2016 (Normativa UE 910/2014), che sostituisce l'ex Direttiva Europea CE/1999/93
- Scudo per la privacy
- Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)
Contattaci e ti aiuteremo a capire se Dropbox Sign è la piattaforma di firma elettronica adatta per le tue esigenze di sicurezza e legalità.
Trova il giusto equilibrio tra legalità, sicurezza ed esperienza utente con Dropbox Sign
In Dropbox Sign, ci impegniamo a far sì che le organizzazioni scoprano una soluzione di firma elettronica in grado di offrire facilità di utilizzo e una sicurezza eccezionale. L'usabilità è importante per i clienti, tuttavia l'adozione di rigorose misure di sicurezza, audit, autenticazione e conformità è importante per te e per la legalità delle attività che conduci online.
La buona notizia è che non devi più scegliere tra usabilità, sicurezza o legalità. Ora puoi trovare il perfetto equilibrio tra un'esperienza utente ottimale e solide funzionalità che garantiscono il massimo della sicurezza e della legalità, il tutto grazie a Dropbox Sign, un'eccezionale piattaforma pluripremiata che si adatta a tutti, dalle piccole imprese alle grandi società di capitali.
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