Para crear un plan de proyecto infalible, primero necesitarás las herramientas adecuadas para el trabajo. En este momento, eso significa encontrar un lugar para crear, compartir y colaborar en el documento de tu plan de proyecto.
Dropbox Paper tiene todo lo que necesitas para escribir tu plan de proyecto y hacer muchos otros trabajos, pruébalo gratis y usa nuestra guía para tener la mejor oportunidad de éxito.
¿Todo listo? Abre una plantilla de plan de proyecto y podemos comenzar.
Ve a una sección:
- Definición y ¿por qué es importante un plan de proyecto?
- Pasos para crear un plan de proyecto increíble
- Paso 1: Definir el alcance del proyecto
- Paso 2: Establecer medidas para el éxito
- Paso 3: Desglosar el proyecto en tareas más pequeñas
- Paso 4: Crear una línea de tiempo del proyecto
- Paso 5: Asignar recursos y presupuesto
- Paso 6: Identificar riesgos
- Paso 7: Comunicarse y colaborar
- Paso 8: Supervisar y rastrear el progreso
- Paso 9: Revisar y evaluar
- Paso 10: Celebra el éxito y reconoce los fracasos
- Sugerencias para una mejor gestión de proyectos
¿Qué es un plan de proyecto y por qué son esenciales?
Un plan de proyecto es una hoja de ruta detallada que describe el alcance, los objetivos, los entregables, las líneas de tiempo, los recursos y los riesgos de un proyecto.
Los planes del proyecto son importantes porque proporcionan una imagen clara de los objetivos generales de un proyecto, los hitos clave y las tareas individuales. Los mejores planes de proyectos ofrecen los siguientes beneficios:
- Cronogramas precisos para el proyecto.
- Presupuestos y proyecciones financieras precisas.
- Asignación equilibrada de recursos.
- Menor riesgo, o más conciencia y mitigación del riesgo.
- Una forma clara de comunicar las expectativas entre los equipos y los grupos de interés.
Los proyectos toman tiempo e implican el uso de muchos datos y diferentes archivos. No esperes a que algo salga mal: usa Dropbox Backup para proteger y almacenar rápidamente tu arduo trabajo.
10 pasos para crear un plan de proyecto increíble
Los detalles dentro de un plan de proyecto variarán drásticamente de un proyecto a otro. Tal vez estás construyendo una aplicación, o estás haciendo una película; podría ser cualquier cosa.
Por suerte, no importa en qué estés trabajando, hay pasos repetibles que puedes seguir para formular cualquier plan de proyecto.
Paso 1: Definir el alcance del proyecto
Para esta etapa del plan, simplemente necesitas averiguar los límites del proyecto, ¿qué incluye y qué no? ¿Qué objetivos del proyecto se verán como una victoria?
Los ejemplos incluyen mayores ingresos o satisfacción del cliente, aumento de las ventas o la base de clientes, o disminución de tus costos. Los objetivos te ayudan a determinar los entregables y las tareas del proyecto.
Este paso es crítico ya que ayuda a sentar las bases para la planificación, pero también le da al equipo en general un poco más de motivación, ya que pueden ver el panorama más amplio.
Paso 2: Establecer medidas para el éxito
Necesitas criterios claros como el agua para determinar si cumples con los objetivos que definen el éxito. Los grandes hitos podrían incluir cosas como pasar a pruebas beta o finalizar un diseño de cartelera.
Define los objetivos y asegúrate de que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo (SMART). Los objetivos no se logran solo con los sentimientos, se necesitan datos sólidos para respaldarlos.
Ejemplos de mediciones concretas podrían ser 1,000 descargas de podcasts en el primer mes, 500 reservas antes de fin de año, 10,000 impresiones de anuncios para el segundo trimestre, y así sucesivamente.
Paso 3: Desglosar el proyecto en tareas más pequeñas
Esta es la parte en la que puedes definir las partes interesadas clave, comenzar a repartir el trabajo y determinar responsabilidades. Esta es la oportunidad de establecer quiénes participan y qué esperas de ellos.
Para ello, identifica grandes bloques de tareas y desglósalos en partes manejables. Por ejemplo, podrías dividir un plan de proyecto para un video en escritura de guiones, filmación y edición.
Lo más importante es estimar el tiempo y los recursos que necesitas para completar cada uno, lo que te lleva al siguiente paso.
Paso 4: Crear una línea de tiempo del proyecto
Necesitas un cronograma completo que incluya cada tarea, hito y fecha límite. Dropbox Paper cuenta con excelentes características de colaboración que hacen que la planificación sea más fácil: úsalo para trazar el curso con precisión.
Intenta crear un diagrama de Gantt para desarrollar tu línea de tiempo, que podría estar a meses de distancia, ya que con esto será un poco más fácil de comprender. Las ayudas visuales en una línea de tiempo pueden ser útiles para que un proyecto se sienta más procesable.
Paso 5: Asignar recursos y presupuesto
Aquí es donde identificas los recursos que necesitas, como personas, equipos o materiales, para cada tarea. Esta parte es crucial para asegurarte de que todo esté disponible cuando lo necesites.
Por ejemplo, tal vez necesites dos actores y un camarógrafo para la filmación de un comercial, o un diseñador para armar el logo. Sea lo que sea, asegúrate de estimar con precisión los recursos de cada tarea.
Paso 6: Identificar riesgos
Planifica retrasos o problemas sorpresivos, como enfermedades, y anticipa contingencias para evitar problemas. Los riesgos podrían incluir demasiadas rondas de comentarios de un cliente, retrasos tecnológicos o incluso mal clima.
Analiza las dependencias (qué tareas deben terminarse antes de que otra pueda comenzar) y enfócate en estas. La mayoría de los riesgos son bastante manejables si tienes planes firmes para lidiar con ellos.
Paso 7: Comunicarse y colaborar
Esta parte del plan del proyecto es donde se esboza la cadena de comunicación entre las partes interesadas. Decide quién es subordinado de quién, como los miembros del equipo junior que son subordinados de los jefes de departamentos.
Un ejemplo importante de ello está en la gestión del cambio. Crucial para proyectos a largo plazo.
¿Quién establece expectativas si un proyecto cambia y quién motiva al equipo? Tendrás que nominar a las partes interesadas para celebrar reuniones o sesiones informativas, para comunicar cambios y resolver cualquier problema.
Fomenta la colaboración en esta etapa del plan y a medida que continúes administrando el proyecto. La colaboración ayuda a promover el trabajo en equipo y asegura que todos estén trabajando hacia el mismo objetivo.
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Paso 8: Supervisar y rastrear el progreso
¡Buenas noticias! Ya está todo listo para un plan de proyecto exitoso, así que ahora puedes sentarte y relajarte. Es broma: tendrás que monitorear constantemente el progreso y hacer ajustes, lo siento.
Dropbox Paper tiene herramientas y características de administración de tareas que te ayudan a administrar fechas, realizar un seguimiento del trabajo y recibir recordatorios automáticos. Es genial seguir el progreso y compararlo con tu presupuesto y cronograma.
Paso 9: Revisar y evaluar
A medida que avanza el plan del proyecto, es necesario realizar revisiones periódicas para determinar qué funciona bien y qué necesita mejorar. ¿Hay algún escollo en el plan que reconsiderarías?
Por ejemplo, si tu proyecto es un anuncio de pañales con padres e hijos en el set, es difícil programarlo con precisión. Como buen gerente de proyectos, puedes tener en cuenta cosas (como las horas de siesta) en proyectos futuros.
Paso 10: Celebra el éxito y reconoce los fracasos
La planificación de proyectos implica celebrar el éxito cuando sucede, como pasar un hito. Esto fomenta el espíritu de equipo en grandes proyectos con muchas partes móviles y en diferentes departamentos.
La planificación y la gestión efectiva van de la mano. Entonces, aunque algo no esté funcionando, reconoce los esfuerzos de los miembros de tu equipo y tómate tiempo para reflexionar sobre los logros del grupo.
Para tener la mejor oportunidad de éxito en tu plan de proyecto, usa la plantilla gratuita Plan de proyecto en Dropbox Paper, que incluye una enorme biblioteca de plantillas útiles para otros tipos de trabajo también.
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Los planes de proyectos son una hoja de ruta vital y un baluarte para el riesgo; necesitas uno para mantener tu proyecto dentro de los plazos y presupuestos y para que tenga la mayor probabilidad de un resultado exitoso. ¡Pero cualquiera puede hacerlo!
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