Prioriza tus tareas

Virtual First | Kit de eficacia

Postergación de trabajo. Seudotrabajo. Medio trabajo. Trabajo improductivo ¿Alguna vez te sorprendió un día completo de tareas, solo para darte cuenta de que no hiciste lo ÚNICO que más importaba? Tachar las tareas puede parecer productivo, pero no siempre conduce a un progreso significativo. Utiliza esta práctica para identificar tus tareas más importantes y diseñar tu semana en torno a ellas.

30 MIN | EJERCICIO PERSONAL

Paso 1: Prioriza tus tareas

Antes de que puedas priorizar tu trabajo, debes saber qué es lo que importa. Al comienzo de cada semana, crea una lista de tareas con todas las cosas que crees que debes hacer. Luego, agrégalas a la hoja de trabajo de priorización a continuación. Cuando hayas terminado, reflexiona: ¿cuántas tareas en realidad son importantes y cuántas son solo importantes?
Hoja de trabajo de priorización

¿Delegar, hacer, eliminar o programar?

Utiliza esta hoja de trabajo para entender qué tareas son las que más importan.

Hoja de trabajo de priorización

Paso 2: Realiza algunos cortes

Una vez que hayas identificado lo que importa, es hora de hacer espacio en tu agenda. Comienza eliminando lo que no importa. Decir que no, ya sea a otra persona o incluso a nosotros mismos, puede ser difícil de hacer. Respira profundamente y recuerda que, al eliminar el trabajo pesado, se creará espacio para el impacto.

  • Tacha las tareas en tu depósito de “eliminar”.
  • Pide ayuda con las tareas del depósito de “delegar”.
  • Abre tu calendario. Rechaza de manera educada las reuniones en las que no necesitas estar o escoge a otra persona para que concurra. Cuando rechaces una reunión, sé directo pero amable. Este es un ejemplo de cómo rechazar una reunión:

Hola, {name}: 

Estoy tratando de reducir la cantidad de reuniones en las que participo para ser más eficaz. No creo que deba estar en esta reunión. ¿Le importaría asistir en mi nombre y compartir notas después? (Si me necesita, estaré aquí).

Paso 3: Programa lo que importa

Ahora que has reducido algo de ruido, es hora de diseñar tu horario. Abre tu calendario de la semana: 

  • Abre las tareas de tus grupos “Hacer” y “Programar” 
  • Bloquea la cantidad de tiempo que necesitas para estas 
  • Si debes reunirte con alguien para realizar una tarea importante, programa una cita 
  • Resuelve cualquier conflicto de programación que surja 
  • No olvides avisar a tus compañeros de equipo si tu horario les afecta
Ejemplo de un calendario programado

Paso 4: Convierte la priorización en un hábito

Priorizar no es algo natural para todos. Como cualquier habilidad nueva, la mejor forma de construir la prioridad es a través de la práctica. Además de un ejercicio de priorización semanal, considera incluirla en tu rutina diaria o mensual.

Más recursos

Tres victorias fáciles

Crea el hábito

  • Mañana: escribe tus tareas diarias a primera hora de la mañana. ¿Qué es lo ÚNICO que importa?
  • Próximo mes: delega una cosa que se deba hacer, pero no por ti.
  • Trimestralmente: planifica tus prioridades principales para todo el trimestre.