Gründe für Einsatz von PDFs bei der Arbeit – 15 Vorteile von PDF-Dateien für Ihr Unternehmen

PDF-Dateien sind beinahe so universell wie E-Mails. Sie sind sowohl im Berufsalltag als auch in der Freizeit geeignet und für Verträge wie Zeitschriftenartikel gleichermaßen einfach zu verwenden. Die Hauptvorteile von PDF-Dateien für Unternehmen lassen sich im Wesentlichen in drei Kategorien unterteilen.

Sie können mit hoher Wahrscheinlichkeit eine PDF-Datei an den 20 Jahre alten Computer Ihrer Großeltern senden und diese dort problemlos öffnen: Das Dateiformat ist sehr stabil.

PDF-Dateien sind sowohl für kleine als auch für große Unternehmen wichtig. Sie haben ein wichtiges Dokument? Mithilfe von Dropbox Sign können Sie eine rechtsgültige Signatur erstellen. Sehen Sie? PDF-Dateien bringen Ihr Unternehmen schon jetzt voran!

Die Verwendung von PDFs im Unternehmen bietet noch zahlreiche weitere Vorteile.

PDF-Dateien bieten eine bessere Kompatibilität

„PDF-Dateien sind so kompatibel” – das hören wir oft, aber wie kompatibel sind sie tatsächlich? Es gibt keine andere Antwort als „sehr“. Wenn ein Alien in tausend Jahren einen Laptop findet, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er darauf ohne Probleme eine PDF-Datei laden kann.

Durch die Stabilität des Dateiformats, bietet sich die Umwandlung in PDF besonders an, wenn Sie Ihre fertigen Arbeiten zukunftssicher speichern möchten. Für einen leichteren Einstieg haben wir kostenlose Online-Tools erstellt, mit denen Sie Dateien von Word, PPT, JPG oder PNG zu PDF umwandeln können – ganz ohne Dropbox-Konto.

Ihnen ist klar, dass „Kompatibilität“ als ein weit gefasster Begriff erscheint, der schwer zu fassen ist. Hier sind also einige praktische Möglichkeiten, Effizienz und Arbeitsabläufe in Unternehmen durch die Nutzung der ultrakompatiblen PDF-Datei zu verbessern:

1. Vermeiden Sie Probleme oder Ärger beim Öffnen von Dokumenten

Nicht alle Unternehmen verwenden die gleichen Systeme, sodass das Teilen von Dateien Probleme verursachen kann.

Die Lösung? PDF-Dateien. Nahezu jeder kann sie auf dem Computer oder Gerät öffnen, was weniger Frust im Arbeitsalltag bedeutet. Abgehakt!

2. Erobern Sie die Welt mit mehreren Sprachen/Skripten

Mit PDF-Dateien haben Sie einen Universalübersetzer zur Hand, mit dem die internationale Zusammenarbeit zum Kinderspiel wird.

Ganz gleich, ob Sie PDFs erstellen, lesen oder teilen möchten – sie sind in mehreren Sprachen, unterschiedlichen Skripten und Alphabeten verfügbar. Sprachbarrieren waren einmal. Die Zukunft gehört der nahtlosen Zusammenarbeit in internationalen Unternehmen!

3. Werden Sie ein wahrer Meister der Überzeugungskraft bei Verkäufen und Präsentationen

PDF-Dateien lassen sich im Handumdrehen versenden, sodass alle Teilnehmer Ihre fesselnde Präsentation unmittelbar mitverfolgen können.

Sie können diese PDF-Dateien mit Hyperlinks versehen, die Ihr Publikum zu anderen wichtigen Dokumenten und Dateien führen, die den Deal besiegeln. Es ist, als würden Sie eine Schatzkarte mit allen erforderlichen Informationen für eine Zustimmung teilen.

4. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mithilfe von App-Integrationen

Sie müssen technisch nicht besonders versiert sein, um zu sehen, dass Ihre Lieblings-Apps und PDF-Dateien wie füreinander gemacht sind.

Viele Apps verfügen über die Funktion „Speichern unter“ oder „Exportieren in“ für PDF-Dateien, mit der Sie Ihre Inhalte in ein zuverlässiges Format konvertieren können. Auf diese Weise schaffen Sie ein einheitliches Format für alle Ihre digitalen Arbeiten.

5. Werden Sie zum ultimativen Teamplayer und überwinden Sie isoliert arbeitende Systeme

Mit diesem leistungsstarken Format können Sie die Zusammenarbeit und Effizienz fördern – und Einheitlichkeit gewährleisten.

PDF-Dateien sind ideal für die abteilungsübergreifende Kommunikation. Sie können wichtige Dokumente ganz einfach austauschen und so sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Ganz ohne isolierte Systeme.

PDF-Dateien funktionieren auf Smartphones oder Computern, unter Windows oder macOS und auf anderen technischen Geräten oder Betriebssystemen. Ihre Kompatibilität macht sie zu einem sehr zuverlässigen Format – ganz gleich, welche Art von Gerät Sie verwenden.

Auch Dropbox trägt mit einigen leistungsstarken Konvertierungsfunktionen zur Kompatibilität bei. Informationen dazu, wie Sie Dateien in das PDF-Format konvertieren finden Sie unter „So konvertieren Sie Dropbox-Dateien“.

PDF-Dateien bieten eine hervorragende Datensicherheit

Sie können die Sicherheits-Features einer PDF-Datei so einstellen, dass sie nicht weitergegeben, kopiert, gedruckt oder anderweitig bearbeitet werden kann. Die Sicherheit ist vermutlich das interessanteste Feature des Formats für Unternehmen. Schützen Sie sich vor neugierigen Blicken oder machen Sie versehentliche Änderungen einfach unmöglich.

Gehaltslisten, berufliche Informationen, persönliche Daten, sensible Kundendaten und andere Dinge sind in PDF-Dateien vor neugierigen Blicken sicher. Die Sicherheit, die PDF-Dateien bieten, kann Ihrem Unternehmen folgendermaßen zugute kommen:

6. Werden Sie Geheimagent für Datenschutz

PDF-Dateien verfügen über eine unschlagbare Funktion: die Verschlüsselung. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor, und halten Sie Ihre Daten so unter Verschluss.

Diejenigen, denen Sie den Code anvertrauen, können auf Ihre streng geheimen Dateien zugreifen und sie einsehen, aber Sie bestimmen, wer diesen VIP-Pass bekommen soll. So erhalten Sie das Optimum an Spielereien und Technik, gepaart mit Hightech-Effizienz.

7. Schützen Sie die Integrität von Dokumenten

Wenn es um den Schutz Ihrer Dateien vor unerwünschten Änderungen geht, haben PDF-Dateien einiges zu bieten.

Mit einer ganzen Reihe von Sicherheitseinstellungen können Sie wichtige Dokumente wie etwa Verträge vor unbefugten Zugriffen schützen.

8. Punkten Sie mit Vertrauenswürdigkeit und Professionalität

Digitale IDs und Sicherheitszertifikate verleihen Ihren Dateien einen eindeutig seriösen Charakter.

Wenn Sie Ihren PDF-Dateien digitale Signaturen hinzufügen, werden Sie zum vertrauenswürdigen Berater mit offiziellem Echtheitssiegel. Adieu zur Skepsis! So können die Empfänger sicher sein, dass Ihre PDF-Dateien echt sind.

9. Sorgen Sie dafür, dass Diskretion an erster Stelle steht

PDF-Dateien sind ein zuverlässiger Helfer, wenn es um geistiges Eigentum, Urheberrechte oder heikle Nachrichten geht, die nicht veröffentlicht werden dürfen.

Mit den Sicherheits-Features können Sie Ihre wertvollen oder sensiblen Inhalte unter Verschluss halten. Sie müssen sich keine Sorgen mehr über unbefugten Zugriff oder versehentliche Weitergabe machen – alles bleibt bis zur Veröffentlichung streng vertraulich.

10. Werden Sie zum DSGVO-Experten

Mit PDF-Dateien können Sie sensible Daten verarbeiten, Datenschutz gewährleisten und sich die Gunst von Aufsichtsbehörden sichern.

Sie helfen Ihnen, die entscheidenden Datenschutzvorschriften einzuhalten. So können Sie sicherstellen, dass Sie auf der sicheren Seite des Gesetzes bleiben und ärgerliche Strafen vermeiden, was für Unternehmen durchaus riskant sein kann.

Für zusätzliche Sicherheit sorgen Sie, indem Sie Ihre PDF-Dateien und viele andere Dateitypen in Ihrem Dropbox-Konto speichern.

Wählen Sie ein Dropbox-Abo aus und verschlüsseln Sie alle Ihre Dateien sicher.

PDF-Dateien zeichnen sich durch geringe Dateigröße und leichte Komprimierung aus

PDF-Dateien sind klein. Im PDF-Format wird belegt ein ganzer Roman nur einen Bruchteil Ihres Cloud-Speichers. PDF-Dateien sind also ultra-kompakt! Beim Projekt Gutenberg belegt der epische Roman „Krieg und Frieden“ weniger als 5 MB Speicherplatz. Aus diesem Grund ist PDF das Format der Wahl.

Ganz gleich, ob es sich um umfangreiche Unterlagen zu Kundentransaktionen, Kundenprofile oder einfach nur um historische Daten handelt – PDF-Dokumente sind aufgrund ihrer geringen Größe besonders praktisch. Kleine Dateien fördern den Geschäftserfolg in folgenden Punkten:

11. Setzen Sie auf die Optimierung zur schnellen Verteilung

PDFs sind die Sprinter der digitalen Welt, die dank ihres wendigen Formats schnell durch das Internet flitzen.

Trotzen Sie langsamen Internetgeschwindigkeiten oder Problemen im Hinblick auf Dateikompatibilität. Mit PDF-Dateien erhalten Ihre Empfänger im Handumdrehen Dokumente, Bilder oder andere wichtige Inhalte. Das ist der Turbo für Ihre Anhänge!

12. Verwalten Sie Ihren Cloud-Speicher

Mit PDF-Dateien müssen Sie nicht mehr darauf warten, dass riesige Dateien geladen werden, oder sich darüber ärgern, dass sie Ihren wertvollen Speicherplatz belegen.

Ganz gleich, ob Sie die zuverlässigen PDF-Dateien übertragen, hoch- oder herunterladen, sie sind wie wendige Akrobaten, die mit Leichtigkeit durch Ihre Dropbox schweben.

13. Leiten Sie Teams vollkommen reibungslos

PDF-Dateien sorgen dafür, dass die Mitglieder Ihres Teams immer auf dem gleichen Stand sind. Updates werden in Ihrem Dropbox-Konto blitzschnell synchronisiert.

Stellen Sie sich vor, jemand aktualisiert eine PDF-Datei auf eine wichtige neue Version oder nimmt einige clevere Änderungen vor. Und das Beste: Die PDF-Meisterwerke lassen sich im Handumdrehen teilen und synchronisieren. Sie müssen nicht mehr auf „Aktualisieren“ klicken.

14. Erledigen Sie Arbeit von unterwegs aus

Dank der kleinen Dateigrößen können Sie Ihre Arbeit schnell und unkompliziert erledigen.

PDF-Dateien sind die Lösung für Solopreneure und digitale Nomaden, vor allem, wenn Sie auf weniger zuverlässige Internetverbindungen mit geringer Bandbreite angewiesen sind. Das vermeidet Frust.

15. Teilen Sie Ihre fantastischen Ergebnisse mit der Welt

PDF-Dateien gehören zu den besten Tools, wenn Sie eine maximale Reichweite und Sichtbarkeit erzielen möchten.

Egal, ob es sich um eine Stellenanzeige, einen coolen Videoclip oder um Inhalte handelt, die Sie über Ihre Mailingliste teilen – PDF ist das ideale Format. Sie können Dateien mit der Gewissheit veröffentlichen, dass praktisch jeder sie herunterladen und ansehen kann.

Da PDF-Dateien so klein sind, sind sie insgesamt leicht zu handhaben. Mit kleineren Dateien können Sie die Produktivität steigern, Speicherplatz einsparen und reibungsloser mit den Dateien interagieren. Mit PDF-Dateien können Sie viel Inhalt in einem kleinen Paket verpacken!

Hat die Verwendung von PDF-Dateien auch Nachteile?

Es gibt kaum Nachteile bei der Verwendung von PDF-Dateien in Unternehmen, aber manchmal können ihre nützlichen Features zu Problemen führen. Mögliche Nachteile bei der Verwendung von PDF-Dateien in Unternehmen sind u. a. Folgende:

• Mitunter kann es schwierig sein, PDF-Dateien zu bearbeiten. Das ist jedoch dank der integrierten Features zur Bearbeitung von PDF-Dateien in Dropbox, die bei allen Abos verfügbar ist, kein Problem.
• Die Verwendung einer PDF-Datei für Präsentationen kann weniger ansprechend sein als Folien.
• Das eher an einen „Brief“ erinnernde Erscheinungsbild der PDF-Datei kann sie schwerer lesbar machen und häufiges Scrollen erfordern.

Es gibt also ein paar potenzielle Probleme bei der Verwendung von PDF-Dateien, aber sie lassen sich recht einfach lösen. Es ist nicht zu erwarten, dass PDFs in absehbarer Zeit aus der Mode kommen – die Vorteile überwiegen die Nachteile bei weitem.

Lesen Sie den Artikel Lang lebe PDF, in dem erläutert wird, wie Sie Ihre Dateien mithilfe von Dropbox-Features optimal nutzen, um PDF-Dateien künftig in Ihrem Unternehmen noch effizienter einzusetzen.

Potenzial Ihrer Dateien mit Dropbox voll ausschöpfen

Dank ihrer Größe, Sicherheit und Kompatibilität sind PDF-Dateien für Unternehmen ideal. Mit Dropbox können Sie das Beste aus Ihren Daten herausholen, unabhängig davon, ob Sie Dateien im PDF-Format oder einem beliebigen anderen Format verwenden. Das perfekte Tool für erfolgreiche Unternehmen.

Es bietet Ihnen intuitive Features für Datenspeicherung und -freigabe sowie Zusammenarbeit. Wählen Sie ein Abo aus und holen Sie mit Dropbox das Maximum aus Ihren PDF-Dateien heraus – für noch mehr Produktivität.