數位轉型是什麼?

如今類比世界已經拋諸腦後,迎向數位時代。但轉型尚未結束。

兩個人在 Dropbox Paper 中查看筆記,而非紙本筆記,參與公司數位轉型的一環

數位轉型代表什麼?

數位轉型是運用科技技術,將類比過程轉換為數位過程。我們生活的各個層面都經歷了數位化,從智慧型手錶到人工智慧家庭助理都是如此。數位轉型較著重在科技如何運用機器學習、大數據和物聯網等全新的技術領域,徹底改變企業。您的品牌可能還不必擔心這些沉重的話題,但確實需要準備好數位轉型策略。

數位化對企業有什麼影響?

比起將傳統郵件換為電子郵件,企業的數位轉型還要更複雜一點。企業數位轉型牽涉到使用技術來改善客戶體驗、供應鏈、相關人士管理和整體業務流程。因此說到數位轉型,就要來真的。為了全盤採用數位技術,還需要為全面的企業轉型做好準備。如果仍以類比方式營運,是時候該啟動轉型計畫了。

為什麼公司應該制定數位轉型策略?

品牌因為各式原因選擇走向數位化,尤其因為這是世界的趨勢。當今時代新生的新創企業,公司策略從一開始就是數位路線,因為舊有流程早被全新企業模式拋在腦後。這些現代品牌和較有歷史的企業不同,不會受到「數位顛覆」的影響,因此在營運效率方面已經處於領先地位。這代表如果您的品牌想要跟上潮流,則需要因應數位時代的來臨,讓工作流程追上時代。

然而,這不僅是為了防止競爭。走向數位化可為您的團隊、公司文化和整體生產力創造奇蹟。

數位轉型範例

將業務轉向數位化工具不一定像聽起來那樣嚇人。有時候,即使小小的努力也能獲得巨大的回報,可能透過您在日常生活中留意到的小細節即可達成。例如以下都算是數位轉型的範例:

  • 數位銀行
  • 數位購物優惠券
  • 數位客戶忠誠卡
  • 點擊取貨服務
  • 自助線上客戶帳戶

這些表面上看似微不足道的改變,實際上已使用自動化來改造並改善用戶體驗。這些體驗讓客戶更開心。

數位轉型的優點是什麼?

您無法否認轉變為數位企業所帶來的優點,以下方式能協助改善您的品牌:

改善資源管理

有些資料歸檔到資料櫃裡,有些文件放在桌上,不同團隊使用不同的程序。老法子不一定行得通。雲端計算和雲端儲存等數位流程可統一您的團隊,為您提供單一集中的線上中心。這也代表以往必須倚賴銷售人員在空閒時將文件傳給財務人員,才有辦法達成的協作,現在可透過安全可靠的共享資料夾,立即實現。

文件、圖片、甚至長影片都可在線上安全儲存,且無論身在何處,都可透過 PC、筆記型電腦或行動裝置輕鬆存取。

更有效率

數位流程幾乎一定比類比流程更快。例如,以往需要好幾天,甚至好幾週才能敲定合約。透過數位化方式,可以將時間縮短至幾分鐘而已。 使用電子簽章,就不用再煩惱要將合約列印出來再郵寄。只需透過電子郵件請求在數位文件上簽名,寄達對方的收件匣後,收件者就可立即簽名。即使處理的是紙本文件,仍然可以使用Dropbox 文件掃描器,提升每個程序的效率。只需使用手機的相機,再將文件轉成數位檔案,就可隨時以電子郵件傳送檔案、進行分享、或安全儲存在您的 Dropbox 帳戶中。

運作效率全盤提升後,就能空出時間處理更重要的事。甚至雪梨大學這樣歷史悠久的機構也能從中學到一課。其資訊長解釋:「我們希望為教職員和學生提供最佳協作平台,讓他們得以專注在重要的工作。而 Dropbox 正是最佳選擇。」

改善公司文化

官僚作風是幸福團隊的剋星。誰會想將時間耗在文書工作和來來回的電子郵件中,忘記了工作的初衷?數位化有助於改善團隊的整體工作體驗,從前的技術永遠無法達到這種效果。無論是開放即時訊息等溝通管道,讓大家不用離開辦公桌就可隨意聊天,或善用可共享的待辦事項來提倡責任感,都可幫助打破工作孤島。一直以來,免費午餐和光鮮亮麗的新辦公室等公司福利都被吹捧為公司文化的關鍵。但隨著分散式團隊和遠端公司的興起,對於團隊授權和忠誠度產生了更大的需求,辦公室環境無法再繼續滿足這種需要。為了讓團隊能真正發揮實力、激勵成員精神,不論團隊身在何處,都要確保提供齊全的工具讓大家放手去做、不斷精益求精。若現代企業的領導者想提升員工滿意度,應該要將數位化視為優先任務。

實現企業目標

這項主張可能很大膽,但數位化可幫助您更快實現企業目標。企業目標可能是利潤或客戶體驗,在當今時代,數位化是唯一的出路。以電子商務為例,線下零售商無法利用社群媒體來展示新產品、寄送清單來抓住回頭客、或利用資料分析更深入瞭解客戶。每個動作都是現代客戶期望的一部分,而且在買方決策過程中佔有很大的比重。未能滿足客戶的需求代表失去轉換行為、失去客戶和失去利潤。

如何製作數位轉型藍圖?

如果公司已準備好使用新技術,就需要建立數位轉型藍圖來提供指引。轉型可採取多種形式,畢竟每個品牌都有各自的轉型之路,不過以下可提供一些指引方向:

1. 訂定轉型領域

確實整間公司都要展開變革,但需要明確指出要在何處集中火力。市面上的數位化工具無窮無盡,很容易就以為花錢全包就能搞定一切。實際上,投資在錯誤的工具上對業務沒有多大幫助。因此請試著將業務區分為幾大核心領域,然後仔細研究每個領域需要進行哪些修改,才能盡可能提高效率。常見領域包含:

  • 員工和文化:如何改善公司文化,例如採用即時通訊工具
  • 流程:如何改善核心工作流程,例如使用具有共享存取權限的財務軟體來處理費用等事項
  • 客戶:如何提高客戶覆蓋率和慰留率。方法可以很簡單,例如從實體商店變成線上商店;也可以更複雜一點,例如更新線上商店的內容管理系統

2. 編列預算

確保數位化的背後有足夠的投資,並確實將預算投資在最佳工具上。多功能工具是最具成本效益的選擇。例如 Dropbox 不僅提供安全空間來儲存檔案,也是可供輕鬆協作、順暢溝通、增加團隊效率的平台。確保在選擇時考量實際時間。不是「我們會在某段時間內使用 X」,而是「我們會訂購一年的 X 編入預算。」許多數位化工具都採用 SaaS 模型,因此要有心理準備這不是一次性的費用,需要持續投資。

3. 指派人員

數位化不僅可以提高工作效率,還可以為您的團隊引進全新的流程。例如,有了社群媒體就需要社群媒體協調員,有了網站就需要內容管理員。這可能是讓團隊成員提升技能和接受新挑戰的絕佳機會,但也可能因此需要為這些重要職位招募新人才。如果剛開始走向數位化,在上線時您需要堅強可靠的團隊。這表示可能需要新成員,因此如同先前提到的,要確定有足夠的預算。

4. 調整工作方法

數位化流程創造了全新的工作方式,例如敏捷。這些流程著重於溝通、團隊合作和保持高度生產力。檢視您目前的工作流程,並於必要之處進行更新,對您來說至關重要。請注意,和任何事情一樣,初期可能都會發生問題,因此請確保將額外幾周納入藍圖中。

5. 上線後持續經營

數位轉型的成功並非一蹴可幾。現代世界瞬息萬變,現在您是新數位生態系統的一環,必須跟上腳步。務必要掌握最新的數位最佳做法和基礎知識。持續發展專業,對公司文化和慰留人才也具有極大的正面影響,因此能創造雙贏局面。

邁向成功的數位轉型

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