Vad menas med digital omvandling?

Vi har nu lämnat den analoga världen bakom oss och gått över till en digital, men omvandlingen är långt ifrån slutförd.

Två personer granskar anteckningar i Dropbox Paper i stället för fysiska anteckningar som en del av sitt företags digitala omvandling

Vad innebär den digitala omvandlingen?

Digital omvandling innebär att man använder teknik för att omvandla analoga processer till digitala. Vi har upplevt digitalisering inom alla områden i våra liv, från smarta klockor till hemassistenter baserade på artificiell intelligens. Digital omvandling syftar mer på hur tekniken har revolutionerat företagsverksamheter genom nya teknikområden som maskininlärning, stordata och sakernas internet. Ditt varumärke kanske inte påverkas direkt av de här stora förändringarna ännu, men du behöver definitivt ha en strategi för digital omvandling.

Hur påverkas företagen av digitalisering?

Digital omvandling inom ett företag är lite mer komplext än att gå från snigelpost till e-post. Det handlar om att använda tekniken för att förbättra kundupplevelsen, leveranskedjan, intressenthanteringen och de övergripande affärsprocesserna. En digital omvandling är alltså något genomgripande. För att fullt ut dra nytta av den digitala tekniken måste man också förbereda sig på en total verksamhetsomvandling. Om ditt företag fortfarande arbetar analogt är det dags att ta itu med omvandlingsinitiativen.

Varför behöver ett företag ha en strategi för digital omvandling?

Det finns mängder med anledningar för alla varumärken att bli digitala, inte minst eftersom hela världen håller på att digitaliseras. Ett nystartat företags affärsstrategi kommer automatiskt att vara digitalt, eftersom de gamla processerna håller på att överges för nya affärsmodeller. Moderna varumärken utsätts inte för den ”digitala störning” som påverkar äldre företag, så de ligger redan före när det kommer till effektivitet i verksamheten. Om ditt varumärke ska hänga med i konkurrensen måste du alltså uppdatera dina arbetsflöden och anpassa dem till den digitala eran.

Det handlar emellertid inte bara om att hävda sig mot konkurrenterna. En digitalisering kan göra underverk för ditt team, företagskulturen och den allmänna produktiviteten.

Exempel på digital omvandling

Att låta ditt företag gå över till digitala verktyg behöver inte vara så överväldigande som det låter. Ibland kan även små insatser ge stor utdelning och det är något sin du förmodligen har märkt i ditt eget dagliga liv. Till exempel räknas samtliga av följande som digital omvandling:

  • Digitala banktjänster
  • Digitala rabattkuponger
  • Digitala kundlojalitetskort
  • Tjänster för att klicka och hämta upp
  • Konton för självbetjäningskunder online

Alla dessa förändringar kan verka obetydliga på ytan, men i verkligheten har man använt automatisering för att förbättra användarupplevelsen. Det innebär nöjdare kunder.

Vilka är fördelarna med digital omvandling?

Det finns egentligen bara fördelar med att bli ett digitalt företag. Här är några av de faktorer som kan bidra till att stärka ditt varumärke:

Förbättra resurshanteringen

Ett arkivskåp här, ett skrivbordsdokument där, ett program för ett team och ett för ett annat. De gamla metoderna är inte alltid de bästa. Digitala processer som databehandling och lagring i molnet kan förena ditt team och ge dig ett centraliserat nav på nätet. Det betyder att samarbete som en gång var beroende av att försäljningsavdelningen skickade ett önskat dokument till ekonomiavdelningen när personalen hade en stund över nu kan utföras direkt från en säker delad mapp .

Dokument, bilder, till och med långa videor kan alla säkert lagras online och lätt nås från en stationär eller bärbar dator eller en mobil enhet, var du än befinner dig.

Bli mer effektiv

En digital process är nästan alltid snabbare än en analog. Ett kontrakt, exempelvis, kunde förr ta dagar eller till och med veckor att färdigställa. Men ett digitalt kontrakt kan tas fram på bara några minuter. Med elektroniska signaturer behöver du inte längre oroa dig för att skriva ut kontrakt och skicka dem med posten. Du kan helt enkelt begära en signatur via e-post på ditt digitala dokument och din mottagare kan signera det så snart det hamnar i inkorgen. Även om du arbetar med papperskopior kan du fortfarande göra allt mer effektivt med Dropbox-dokumentskannern. Använd bara din mobilkamera och omvandla dokumentet till en digital fil, redo att skickas via e-post, delas eller lagras säkert på ditt Dropbox-konto.

Eftersom allting fungerar mer effektivt har man tid att ta itu med viktigare saker, något som även en historisk institution som Sydneys universitet fick erfara. Universitetets informationsansvarige förklarar: "Vi vill erbjuda det bästa samarbetsalternativet för vår personal och våra studenter, så att de kan fokusera på sitt viktiga arbete, och Dropbox motsvarar helt denna målsättning.”

Stärk företagskulturen

Byråkrati är hämmande för ett team – vem vill gräva ned sig i pappersarbete och långa e-postkonversationer fram och tillbaka? En digitalisering kan bidra till att förbättra ditt teams övergripande arbetsupplevelse på ett sätt som gammal teknik aldrig skulle ha kunnat. Oavsett om digitaliseringsprocessen bryter upp arbetssilor genom att öppna kommunikationskanaler som snabbmeddelanden för att möjliggöra informella chattar utan att någon lämnar sitt skrivbord eller främjar ansvarstagande med delbara att-göra-listor. Du kanske har sett att företagsförmåner som gratis luncher och fräscha nya kontor framhävs som en viktig faktor när det kommer till att stärka företagskulturen. Men framväxten av distansarbetande team och företag har medfört ett större behov av självbestämmande hos teamen och en lojalitet som en kontorsmiljö inte längre kan ge. För att verkligen stärka och inspirera ditt team, oavsett var teammedlemmarna befinner sig, bör du se till att medlemmarna har de verktyg som krävs för att göra sitt bästa och ständigt bli bättre. Moderna företagsledare bör prioritera ett digitalt arbetssätt om de vill göra medarbetarna nödjare.

Nå affärsmålen

Att digitalisera hjälper dig faktiskt att nå dina affärsmål snabbare. Oavsett om detta innebär större vinster eller en förbättrad kundupplevelse är digitalisering den enda vägen framåt. Ta till exempel e-handel. Den som säljer offline kan inte dra nytta av sociala medier för att demonstrera nya produkter, e-postlistor för att säkra återkommande kunder eller dataanalyser för förbättrad kundkännedom. Detta är alla faktorer som ingår i den moderna kundens förväntningar och de spelar en stor roll för köparens beslutsprocess. Att inte leverera det som en kund behöver innebär missade konverteringar, förlorade kunder och utebliven vinst.

Hur tar man fram en färdplan för digital omvandling?

Om ditt företag är redo att använda ny teknik behöver ni en färdplan för digital omvandling som kan fungera som en vägledning. Omvandlingsarbetet kan ta sig många uttryck –när allt kommer omkring kommer varje varumärke att genomgå en unik omvandlingsprocess –men här är några faktorer som kan vara vägledande:

1. Definiera omvandlingsområdena

Hela ditt företag håller på att genomgå förändringar, men du måste ange exakt var du ska koncentrera dina ansträngningar. Det finns oändligt många digitala verktyg där ute, och det är lätt att lägga pengar på flera olika och förvänta sig att få jobbet gjort. Men i verkligheten kommer investeringar i fel verktyg inte att bidra så mycket till verksamheten. Så försök dela upp verksamheten i kärnområden och undersök sedan vilka förändringar som krävs för att de ska fungera så effektivt som möjligt. Nedan finns exempel på vanliga områden:

  • Medarbetare och företagskultur: Hur du kan stärka din företagskultur genom att exempelvis börja använda en snabbmeddelandefunktion
  • Processen: Förbättra grundläggande arbetsprocesser, exempelvis genom att använda ekonomiprogram med delad åtkomst för sådant som utgifter
  • Kunden: Förbättra kundräckvidden och behålla den. Det kan vara så enkelt som att finnas online eller lite mer komplext, som att uppdatera CMS till webbutiken

2. Budgetera

Säkerställ att det finns tillräckligt med investeringar bakom digitaliseringsarbetet och se till att använda de bästa verktygen. Multifunktionella verktyg ger de mest kostnadseffektiva alternativen. Dropbox, till exempel, är inte bara en säker plats där du kan lagra filer, utan även en plattform för smidigt samarbete, kommunikation och teameffektivitet. Se även till att överväga dina val i realtid. Inte "vi använder X under en odefinierad tid", utan "vi kommer att budgetera för ett års prenumeration på X". Många digitala verktyg fungerar i en SaaS-modell, så var beredd på kontinuerliga investeringar och inte en engångsutgift.

3. Tilldela personal

Ett digitaliserat arbetssätt kan öka effektiviteten, men det kan också gör att helt nya processflöden förs in i teamet. Till exempel kräver närvaro på sociala medier en mediekoordinator, en webbplats behöver en innehållsansvarig och så vidare. Detta kan vara ett utmärkt tillfälle för teamet att utvecklas och ta sig an nya utmaningar, men det kan också innebära att man behöver rekrytera nya talanger för dessa nyckelroller. Om digitaliseringsarbetat precis har börjat behöver du ett sammansvetsat team när ni drar igång. Det kan innebära nya medarbetare och det är därför viktigt att hålla ett öga på budgetramarna.

4. Revidera arbetsmetoderna

Digitala processer har gett upphov till helt nya arbetssätt, exempelvis Agile. Dessa processer är inriktade på kommunikation, teamarbete och på att hålla produktiviteten hög. Det är viktigt att granska sina nuvarande arbetsprocesser och uppdatera dem vid behov. Men tänk på att detta, som allt förändringsarbete, förmodligen kommer att orsaka problem i början, så se till att den extra tidsåtgången tas med i färdplanen.

5. Fortlöpande insatser

Digital omvandling är ingenting som går på en dag. Den moderna världen är snabbrörlig och nu ingår du i det nya digitala ekosystemet, så det gäller att hålla jämna steg. Se till att hålla dig uppdaterad med beprövade digitala rutiner och grundläggande arbetssätt. Fortlöpande professionell utveckling har också en enormt positiv inverkan på din företagskultur och bidrar till att behålla kompetenta medarbetare, så alla vinner.

Kom igång med en lyckad digital omvandling

Kom igång