O que significa transformação digital?
Transformação digital é o uso da tecnologia para transformar processos analógicos em digitais. Passamos por processos de digitalização em todas as áreas de nossas vidas, desde relógios inteligentes a assistentes domésticos de inteligência artificial. A transformação digital se refere principalmente a como a tecnologia revolucionou as empresas com novos recursos tecnológicos, como aprendizado de máquina, big data e a internet das coisas. Sua marca talvez ainda não precise se preocupar com esses tópicos mais complexos, mas você definitivamente precisa ter uma estratégia de transformação digital.
Qual é o impacto da digitalização nas empresas?
A transformação digital nas empresas é um pouco mais complexa do que trocar o correio tradicional pelo e-mail. Trata-se de usar a tecnologia para melhorar a experiência do cliente, a rede de fornecedores, a gestão de partes interessadas e os processos da empresa de maneira geral. Por isso, quando falamos em transformação digital, estamos falando sério. Para adotar totalmente as tecnologias digitais, também é preciso se preparar para a transformação total da empresa. Se você ainda estiver operando no modo analógico, é hora de acelerar as iniciativas de transformação.
Por que uma empresa deve ter uma estratégia de transformação digital?
Há inúmeras razões para qualquer marca se tornar digital, inclusive o mundo inteiro está fazendo o mesmo. Qualquer nova estratégia de uma empresa start-up é naturalmente digital nos dias de hoje, uma vez que os processos antigos foram deixados para trás, dando espaço para novos modelos de empresas. Essas marcas mais modernas não estão sujeitas aos “transtornos digitais” que afetaram as empresas mais antigas, elas já estão em vantagem quando se trata de eficiência operacional. Isso significa que, se sua marca não quiser ficar para trás, será preciso atualizar seus fluxos de trabalho para a era digital.
Mas não se trata apenas de afastar a concorrência. A digitalização pode fazer maravilhas para sua equipe, cultura da empresa e pela produtividade de maneira geral.
Exemplos de transformação digital
Fazer a transição da empresa para ferramentas digitais não é tão intimidador quanto parece. Às vezes, até mesmo os pequenos esforços podem gerar grandes recompensas, e isso é algo que você provavelmente já notou em seu próprio cotidiano. Por exemplo, todos os itens da lista a seguir contam como transformação digital:
- Bancos digitais
- Cupons de compras digitais
- Cartões de fidelidade de clientes digitais
- Serviços de clique e retire
- Contas on-line de autoatendimento
Todas essas mudanças podem parecer pequenas na superfície, mas, na realidade, elas usaram a automação para transformar e melhorar a experiência do usuário. Isso significa clientes mais satisfeitos.
Quais são os benefícios da transformação digital?
Não podemos argumentar contra as vantagens de transformar digitalmente uma empresa, aqui estão apenas algumas formas de ajudar a melhorar sua marca:
Melhore a gestão de recursos
Um arquivo aqui, um documento em um desktop ali, um programa para uma equipe e outro para outra. Os velhos hábitos não são os melhores. Processos digitais, como computação e armazenamento na nuvem, podem unificar sua equipe, oferecendo um hub on-line centralizado. Isso significa que a colaboração, que antes dependia de o departamento de vendas passar um documento para o departamento financeiro assim que tivesse um tempinho, agora acontece de maneira instantânea e segura, diretamente de uma pasta compartilhada.
Documentos, fotos e até mesmo vídeos longos podem ser armazenados on-line com segurança e fácil acesso através de um PC, laptop ou dispositivo móvel, onde quer que você esteja.
Seja mais eficiente
Um processo digital é quase sempre mais rápido do que um analógico. Contratos, por exemplo, costumavam levar dias ou até mesmo semanas para serem finalizados. Digitalmente, você pode reduzir isso a poucos minutos. Assinaturas eletrônicas significam que você não precisa mais se preocupar com a impressão de contratos e o envio deles pelo correio. Você pode simplesmente solicitar uma assinatura via e-mail em seu documento digital, e o destinatário pode assiná-lo assim que estiver disponível na caixa de entrada. Mesmo trabalhando com cópias impressas, você pode tornar tudo mais eficiente com o scanner de documentos do Dropbox. Basta usar a câmera do seu telefone e transformar o documento em um arquivo digital, pronto para ser enviado por e-mail, compartilhado ou armazenado com segurança em sua conta do Dropbox.
Com tudo funcionando com mais eficiência, você tem tempo para investir em assuntos mais importantes, uma lição que até mesmo uma instituição histórica como a Universidade de Sydney foi capaz de aprender. O diretor de Tecnologia da Informação explica: “Queremos oferecer a melhor opção de colaboração para nossa equipe e alunos para que eles possam se concentrar em seu trabalho, e o Dropbox se encaixa perfeitamente nisso.”
Melhorar a cultura da empresa
A burocracia é a inimiga de uma equipe satisfeita. Quem quer se perder com papeladas e longas trocas de e-mails? A digitalização ajuda a melhorar a experiência de trabalho da sua equipe de um jeito que a tecnologia antiga jamais fez. Seja rompendo silos de trabalho e abrindo canais de comunicação, como mensagens instantâneas, dando espaço para conversas informais sem precisar sair das mesas ou assumindo responsabilidades com listas de tarefas compartilhadas. Você já deve ter visto empresas com benefícios, como almoços gratuitos e escritórios modernos, sendo apontados como peças fundamentais para a cultura da empresa. Porém, o aumento de equipes distribuídas e empresas remotas trouxe uma necessidade maior de se ter uma equipe empoderada e leal que um ambiente de escritório não pode mais oferecer. Para realmente empoderar e inspirar sua equipe, não importa onde esteja, certifique-se de que todos têm as ferramentas necessárias para fazer o seu melhor e estar sempre melhorando. Os líderes de empresas modernos devem priorizar a digitalização se quiserem impulsionar a satisfação dos funcionários.
Alcance seus objetivos empresariais
Pode ser uma afirmação ousada, mas a digitalização vai ajudar você a alcançar seus objetivos empresariais mais rapidamente. Seja gerando lucro ou melhorando a satisfação do cliente, nos dias de hoje, a digitalização é o único caminho a seguir. Veja o comércio eletrônico, por exemplo. Os vendedores off-line não têm a vantagem de usar as redes sociais para mostrar novos produtos, listas de e-mails para manter os clientes ou análises de dados para explorar insights mais profundos sobre os clientes. Tudo isso são fatores que fazem parte das expectativas dos clientes modernos e pesam muito no processo de escolha e decisão do comprador. Não proporcionar o que um cliente precisa significa perder conversões, perder clientes e perder lucros.
Como fazer um roteiro de transformação digital?
Se sua empresa estiver pronta para usar novas tecnologias, é preciso ter um roteiro de transformação digital para guiá-lo. Seus esforços para a transformação podem ter várias formas, afinal, cada marca tem uma jornada de transformação diferente, mas aqui estão algumas coisas para guiar seu caminho:
1. Defina suas áreas de transformação
Sim, toda a sua empresa está prestes a passar por mudanças, mas é preciso especificar exatamente onde você vai concentrar seus esforços. Há inúmeras ferramentas digitais disponíveis, e é fácil simplesmente pagar por todas elas e esperar que o trabalho seja feito. Na realidade, investir em ferramentas erradas não vai trazer nenhum benefício para sua empresa. Então, tente dividir sua empresa em áreas principais e, em seguida, estabeleça quais mudanças elas precisam para que sejam o mais eficientes possível. As áreas comuns incluem:
- Pessoas e cultura: como você pode melhorar a cultura da sua empresa, por exemplo, implementando um software de mensagens instantâneas
- Processos: como você pode melhorar os principais processos de trabalho, como por exemplo, usar um software financeiro com acesso compartilhado para lidar com as despesas
- Cliente: como você pode melhorar o alcance e a retenção de seus clientes, isso pode ser tão simples quanto estar on-line, ou um pouco mais complexo, como atualizar o CMS da sua loja on-line
2. Orçamento
Certifique-se de que você tem investimento suficiente em seus esforços digitais e tenha certeza de que está investindo nas melhores ferramentas. As ferramentas multifuncionais são as opções mais econômicas. O Dropbox, por exemplo, não é apenas um local seguro para armazenar seus arquivos, é também uma plataforma para facilitar a colaboração, a comunicação e a eficiência da equipe. Também considere as suas escolhas em tempo real. Em vez de “teremos X por um tempo indeterminado”, pense “temos orçamento para assinar X por um ano". Muitas ferramentas digitais funcionam em um modelo SaaS, portanto, esteja preparado para um investimento contínuo e não uma tarifa única.
3. Atribuição de pessoas
Por mais que a digitalização torne as coisas mais eficientes, ela também introduz processos completamente novos para sua equipe. Por exemplo, as redes sociais vão precisar de um coordenador de mídias sociais, um site vai precisar de um gerenciador de conteúdo. Essa pode ser uma ótima oportunidade para sua equipe melhorar suas habilidades e enfrentar novos desafios, mas também pode ser que você precise recrutar novos talentos para essas funções importantes. Se você está começando a se digitalizar, vai precisar de uma equipe sólida para o lançamento. Talvez isso signifique que novos membros serão contratados para a equipe, o que reforça o fato de que você precisa ter certeza de que está dentro do orçamento.
4. Revise seus métodos de trabalho
Os processos digitais criaram novas formas de trabalho, como o Agile. Esses processos focam na comunicação, no trabalho em equipe e na manutenção da alta produtividade. É crucial que você reveja seus processos de trabalho atuais e atualize-os sempre que necessário. Saiba que, como qualquer coisa, isso provavelmente vai contar com alguns problemas iniciais, então tenha certeza de ter essas semanas extras planejadas em seu roteiro.
5. Cuidados pós-lançamento
O sucesso da transformação digital não acontece em um dia. O mundo moderno se move rapidamente e agora você faz parte do novo ecossistema digital, você vai precisar acompanhar o ritmo. Certifique-se de que você está atualizado com as melhores práticas digitais e fundamentos. O desenvolvimento profissional contínuo também tem grande impacto positivo na cultura da sua empresa e na retenção de talentos, por isso você sempre sai ganhando.