¿Qué es la transformación digital?

Hemos dejado lo analógico atrás por un mundo digital, pero la transformación todavía no ha acabado.

Dos personas revisan notas en Dropbox Paper en lugar de hacerlo en papel como parte de la transformación digital de su empresa

¿Qué significa la transformación digital?

La transformación digital es el uso de la tecnología para transformar los procesos analógicos en digitales. Hemos vivido la digitalización en todas las partes de nuestras vidas, desde los relojes inteligentes hasta los asistentes domésticos con inteligencia artificial. La transformación digital se refiere más a cómo la tecnología ha revolucionado las empresas con nuevas áreas tecnológicas, como el aprendizaje automático, el big data y el Internet de las cosas. Es posible que tu marca no tenga que preocuparse todavía de estos temas complejos, pero sin lugar a duda necesitas preparar una estrategia de transformación digital.

¿Cuál es el impacto de la digitalización en las empresas?

La transformación digital en las empresas es algo más complicado que pasar del correo postal al correo electrónico. Se trata de usar la tecnología para mejorar la experiencia del cliente, la cadena de suministro, la gestión de las partes interesadas y los procesos empresariales generales. Por tanto, cuando hablamos de transformación digital, lo decimos en serio. Para adoptar plenamente las tecnologías digitales, también necesitas prepararte para una transformación empresarial completa. Si sigues funcionando en analógico, es hora de impulsar tus iniciativas de transformación.

¿Por qué una empresa debería tener una estrategia de transformación digital?

Hay un sinfín de razones para que cualquier marca se digitalice, y no solo porque todo el mundo esté haciendo lo mismo. En estos tiempos modernos, la estrategia empresarial de cualquier empresa nueva será nativa digitalmente, mientras que se están dejando atrás los procesos antiguos en beneficio de los nuevos modelos de negocio. Estas marcas actuales no se someten a la "perturbación digital" que ha afectado a las empresas antiguas, por lo que ya van un paso por delante en lo referente a eficiencia operativa. Por tanto, si tu marca quiere seguir el ritmo, tendrá que actualizar sus flujos de trabajo a la época digital.

No obstante, no se trata de mantener la competencia a raya. La digitalización puede ser una maravilla para tu equipo, tu cultura empresarial y la productividad general.

Ejemplos de transformación digital

Implementar herramientas digitales en tu empresa no tiene por qué ser tan intimidante como suena. A veces, incluso los esfuerzos más pequeños pueden cosechar grandes recompensas, y eso es algo de lo que probablemente te hayas percatado en tu vida cotidiana. Por ejemplo, lo siguiente cuenta como transformación digital:

  • Banca digital
  • Cupones digitales de compra
  • Tarjetas de fidelización digitales para clientes
  • Servicios de clic y recogida
  • Cuentas de clientes de autoservicio en línea

Todos estos cambios pueden parecer menores a simple vista, pero, en realidad, se ha usado la automatización para mejorar la experiencia de usuario. Esto genera clientes más contentos.

¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital?

En realidad, las virtudes de convertirse en un negocio digital son indiscutibles. A continuación, te contamos algunas de las maneras en que puede ayudar a mejorar tu marca:

Mejora tu gestión de recursos

Un archivador por aquí, un documento en papel por allá, o un programa para un equipo y uno diferente para otro. Las metodologías antiguas no siempre son las mejores. Los procesos digitales como la computación en la nube y el almacenamiento en la nube pueden ayudarte a unificar a tu equipo y que tengáis una plataforma en línea centralizada. Esto implica que la colaboración, que antes consistía en que el departamento de ventas enviara ese documento al de finanzas en un rato libre, ahora se puede producir al instante desde una carpeta compartida segura.

Es posible almacenar documentos, imágenes e incluso vídeos de larga duración en Internet y de forma segura, además de acceder a ellos desde un PC, un portátil o un dispositivo móvil, estés donde estés.

Sé más eficiente

Un proceso digital es casi siempre más rápido que uno analógico. Por ejemplo, los contratos solían tardar días e incluso semanas en terminarse. De forma digital, puedes reducirlo a solo unos minutos. Con las firmas electrónicas, ya no tienes que preocuparte de imprimir contratos y enviarlos por correo postal. Sencillamente, puedes solicitar una firma del documento digital por correo electrónico, y el destinatario puede firmarlo en cuanto lo reciba en su bandeja de entrada. Aunque estés trabajando con copias en papel, puedes ser todavía más eficiente con el escáner de documentos de Dropbox. Solo tienes que usar la cámara del teléfono y transformarás el documento en un archivo digital, listo para enviarlo por correo, compartirlo o almacenarlo de forma segura en tu cuenta de Dropbox.

Ahora que todo se lleva a cabo de forma más eficiente, tienes tiempo para seguir con cosas más importantes, y eso es algo que incluso una institución con historia como la Universidad de Sídney ha llegado a experimentar. "Queremos ofrecer las mejores opciones de colaboración a nuestro personal y a nuestros alumnos para que puedan centrarse en lo más importante, y Dropbox se adapta perfectamente a eso", explica el director del departamento de informática.

Mejorar la cultura de la empresa

La burocracia representa el némesis de un equipo feliz: ¿quién querría hundirse en papeleo y largas idas y venidas de correos electrónicos? La digitalización puede ayudar a mejorar la experiencia de tu equipo en el trabajo de una manera que las antiguas tecnologías nunca podrían. Ya sea desintegrando los silos laboral mediante la apertura de canales de comunicación, como la mensajería instantánea, para permitir conversaciones informales sin tener que levantarte, o el fomento de la responsabilidad con listas de tareas compartidas. Es posible que la empresa te haya brindado ciertos beneficios, como almuerzos gratuitos y nuevas oficinas que se consideran clave para la cultura de la empresa. Sin embargo, ahora que hay más equipos distribuidos y más empresas que trabajan a distancia, se necesita una mayor autonomía y lealtad. Y un entorno de oficina ya no puede ofrecerlo. Para potenciar e inspirar realmente a tu equipo, independientemente de dónde se encuentre, asegúrate de que dispone de las herramientas necesarias para dar lo mejor de sí mismo y mejorar continuamente. Los líderes de las empresas modernas deberían priorizar la digitalización si quieren aumentar la satisfacción de los empleados.

Logra tus objetivos empresariales

Puede que sea una afirmación atrevida, pero la digitalización te ayudará a alcanzar tus objetivos empresariales más rápidamente. Tanto si se trata de conseguir beneficios como de ofrecer una buena experiencia al cliente, hoy en día, este enfoque es el más acertado. Tomemos el comercio electrónico de ejemplo. Los minoristas que no están en Internet no pueden aprovechar las ventajas de las redes sociales para mostrar sus nuevos productos, ni las listas de correo para asegurar clientes habituales, ni los análisis de datos para profundizar en las estadísticas de los clientes. Todos estos aspectos forman parte de las expectativas de los clientes hoy en día y tienen mucho peso en su proceso de toma de decisiones. No satisfacer sus necesidades provoca pérdida de conversiones, de clientes y de beneficios.

¿Cómo crear una hoja de ruta de la transformación digital?

Si tu empresa está lista para usar las nuevas tecnologías, entonces necesitas plan de transformación digital para orientarte. Tus esfuerzos de transformación pueden adoptar muchas formas, después de todo, cada marca tendrá un recorrido diferente, pero estos consejos pueden servirte de guía:

1. Define las áreas de transformación

Sí, toda la empresa va a experimentar ciertos cambios, pero tendrás que especificar con precisión dónde vas a centrar tus esfuerzos. Hay un sinfín de herramientas digitales disponibles, y lo más fácil es desperdiciar el dinero en ellas y confiar en que ellas se encarguen de hacerlo todo. En realidad, invertir en las herramientas incorrectas no le servirá de mucho a tu negocio. Por tanto, intenta dividir tu empresa en áreas básicas y analiza qué cambios son necesarios para ser lo más eficiente posible. Entre las áreas habituales se incluyen las siguientes:

  • Personas y cultura: cómo puedes mejorar la cultura de tu empresa, por ejemplo, adoptando una herramienta de mensajería instantánea
  • Proceso: cómo puedes mejorar los procesos laborales básicos, como el uso de software financiero con acceso compartido para asuntos como los gastos
  • Cliente: cómo puedes mejorar el alcance y la retención de tus clientes; esto puede ser tan fácil como usar Internet, o un poco más complejo, como actualizar el CMS de tu tienda online

2. Presupuesto

Asegúrate de disponer de la inversión suficiente para tus esfuerzos digitales y de que la dedicas a las mejores herramientas. Las herramientas multidisciplinares son las opciones con la mejor relación calidad-precio. Dropbox, por ejemplo, no solo es un lugar seguro donde almacenar tus archivos, también es una plataforma fácil de colaboración, comunicación y eficiencia de equipos. Trata de tener en cuenta tus opciones en tiempo real. No te limites a "tendremos X de forma indefinida", sino "vamos a presupuestar X para la suscripción de un año". Muchas herramientas digitales funcionan con el modelo SaaS, así que prepárate para una inversión continua y no para una única cuota.

3. Asigna personal

Por mucho que lo digital aumente la eficiencia de todo, también puede introducir nuevos procesos en tu equipo. Por ejemplo, para la presencia en redes sociales será necesario un coordinador de redes sociales, y un sitio web requerirá un responsable de contenidos. Esto puede suponer una gran oportunidad para que tu equipo mejore sus capacidades y asuma nuevos retos, pero también puede provocar que tengas que contratar nuevos empleados para estos roles clave. Si acabas de empezar el proceso de digitalización, necesitas un equipo sólido desde el principio. Esto puede significar un nuevo comienzo, y eso nos vuelve a llevar a asegurarte de que no te pasas de presupuesto.

4. Revisa tus métodos de trabajo

Los procesos digitales han creado formas completamente nuevas de trabajar, como la metodología agile. Estos se centran en la comunicación, el trabajo en equipo y el mantenimiento de una productividad alta. Es crucial analizar tus procesos actuales de trabajo y actualizarlos cuando sea necesario. Ten en cuenta que, como todo, probablemente conlleve problemas iniciales, así que asegúrate de disponer de esas semanas adicionales incluidas en tu hoja de ruta.

5. Enriquecimiento tras el inicio

Una transformación digital de éxito no sucede de un día a otro. El mundo moderno avanza rápido y, ahora que formas parte del nuevo ecosistema digital, tienes que seguir el ritmo. Asegúrate de que estás al día con respecto a las prácticas recomendadas y a los aspectos básicos digitales. Un desarrollo profesional continuo también tiene un enorme impacto positivo en la cultura de tu empresa y en conservar el talento, por lo que todos ganáis.

Comienza tu transformación digital de éxito

Primeros pasos