Wat is digitale transformatie?

We zijn van analoog naar digitaal gegaan, maar de transformatie is nog niet voorbij.

Twee mensen beoordelen notities in Dropbox Paper in plaats van fysieke notities als onderdeel van de digitale transformatie van hun bedrijf

Wat betekent digitale transformatie?

Digitale transformatie gaat om het gebruik van technologie om analoge processen om te zetten in digitale. We hebben de digitalisering ervaren op alle terreinen, van slimme horloges tot thuisassistenten met kunstmatige intelligentie. Digitale transformatie verwijst meer naar de manier waarop technologie een revolutie ontketende in bedrijven met nieuwe technologie, zoals machinaal leren, big data, en het internet der dingen. Jouw bedrijf hoeft zich misschien nog geen zorgen te maken over deze zware onderwerpen, maar je hebt wel degelijk een digitale transformatiestrategie nodig.

Wat is de impact van digitalisering in het bedrijfsleven?

Digitale transformatie in het bedrijfsleven is iets ingewikkelder dan overstappen van traditionele post op e-mail. Het gaat erom dat je technologie gebruikt om je klantervaring, toeleveringsketen, beheer van belanghebbenden en algemene bedrijfsprocessen te verbeteren. En als wij het hebben over digitale transformatie, dan bedoelen we dat ook. Om digitale technologieën volledig te omarmen, moet je je ook voorbereiden op een totale bedrijfstransformatie. Als je nog steeds analoog werkt, is het tijd om te gaan werken aan je transformatie-initiatieven.

Waarom zou een bedrijf een digitale transformatiestrategie moeten hebben?

Er zijn talloze redenen voor elk merk om digitaal te gaan, niet in de laatste plaats omdat de wereld dat ook doet. De bedrijfsstrategie van een nieuwe start-up zal tegenwoordig digitaal zijn, omdat oude processen achterwege worden gelaten voor nieuwe bedrijfsmodellen. Deze moderne merken zijn niet onderhevig aan de 'digital disruption' die oudere bedrijven heeft getroffen, dus ze lopen al voor als het om operationele efficiëntie gaat. Dat betekent dat als jouw bedrijf bij wil blijven, je je workflows moet updaten voor het digitale tijdperk.

Maar dit gaat niet alleen over het tegenhouden van de concurrentie. Digitaliseren kan je team, je bedrijfscultuur en je algehele productiviteit ten goede komen.

Voorbeelden van digitale transformatie

De overstap naar digitale tools hoeft niet zo intimiderend te zijn als het klinkt. Soms leveren de kleinste aanpassingen al grote voordelen op, zoals je waarschijnlijk in je eigen dagelijks leven hebt gemerkt. Zo tellen de volgende zaken allemaal mee als digitale transformatie:

  • Digitaal bankieren
  • Digitale cadeaubonnen
  • Digitale klantenkaarten
  • Services die werken met click-and-collect
  • Online self-service klantenaccounts

Al deze veranderingen lijken misschien klein, maar in werkelijkheid gebruiken ze de automatisering om de gebruikerservaring ten goede te laten komen. En dat zorgt voor blijere klanten.

Wat zijn de voordelen van digitale transformatie?

Er zitten weinig nadelen aan het digitaliseren van je bedrijf, dit zijn slechts een paar mogelijkheden om je bedrijf te verbeteren:

Verbeter je resourcemanagement

Een archiefkast hier, een werkdocument daar, een programma voor het ene team en weer een ander programma voor het andere team. Oude manieren zijn niet de beste manieren. Digitale processen zoals cloud computing en  cloudopslag  kunnen je team verenigen, waardoor je één centrale, online hub krijgt. Dat betekent dat de  samenwerking  die ooit afhing van Sales die het document naar Financiën stuurde, nu direct kan plaatsvinden vanuit een veilige en  beveiligde gedeelde map.

Documenten, afbeeldingen, zelfs lange video's  kunnen allemaal veilig online worden opgeslagen en makkelijk worden geopend vanaf een pc, laptop of mobiel apparaat, waar je ook bent.

Wees efficiënter

Een digitaal proces is bijna altijd sneller dan een analoog proces. Zo duurde het vroeger dagen of zelfs weken om contracten af te ronden. Digitaal kan dat teruggebracht worden tot slechts enkele minuten. Elektronische handtekeningen  zorgen ervoor dat je de contracten niet meer hoeft af te drukken en per post hoeft te versturen. Je kunt gewoon een handtekening aanvragen via e-mail op je digitale document en je ontvanger kan het ondertekenen zodra het in zijn of haar inbox belandt. Zelfs als je met papieren exemplaren werkt, kun je alles nog steeds efficiënter maken met de Dropbox doc-scanner. Gebruik gewoon je telefooncamera en het document wordt omgezet in een digitaal bestand, klaar om te worden gemaild, gedeeld of veilig te worden opgeslagen in je Dropbox-account.

Nu alles efficiënter verloopt, heb je tijd om belangrijkere dingen te doen. Ook een historische instelling als de Universiteit van Sydney kon hier iets van leren. De CIO legt uit: "We willen ons personeel en onze studenten de beste samenwerkingsoptie aanbieden, zodat ze zich kunnen concentreren op hun belangrijke werk. Dropbox is hier perfect voor."

Verbeter de bedrijfscultuur

Bureaucratie is de aartsvijand van een tevreden team; wie wil er nou verdwaald raken in papierwerk en lange e-mails? Digitaliseren kan helpen om de algemene werkervaring van je team te verbeteren op een manier die de oude technologie nooit zou kunnen. Je kunt bijv. de werksilo's laten verdwijnen door communicatiekanalen te openen om informeel te kunnen chatten, of door te pleiten voor verantwoordelijkheid met deelbare takenlijstjes. Je hebt misschien weleens gezien dat bedrijven dingen als gratis lunches en glanzende nieuwe kantoren aanprijzen als de sleutel tot de bedrijfscultuur. Maar de opkomst van gedistribueerde teams en alle bedrijven die op afstand werken heeft geleid tot een grotere behoefte aan team empowerment en loyaliteit die een kantooromgeving niet meer kan bieden. Om je team echt te versterken en te inspireren, waar ze ook zijn, zorg je ervoor dat ze de middelen hebben om optimaal te presteren en zichzelf steeds te verbeteren. Moderne ondernemers zouden digitalisering prioriteit moeten geven als ze de werknemerstevredenheid willen vergroten.

Bereik je bedrijfsdoelen

Het mag misschien een gewaagde bewering zijn, maar als je digitaliseert, bereik je je zakelijke doelen sneller. Of dat nu winst of klantervaring betekent, in deze tijd is digitaal de enige oplossing. Neem bijvoorbeeld e-commerce. Offline retailers kunnen niet profiteren van sociale media om nieuwe producten te laten zien, van mailinglijsten om terugkerende klanten aan zich te binden of van gegevensanalyses voor een dieper inzicht in de klant. Dit zijn allemaal zaken die bij de moderne verwachtingen van de klant horen en die zwaar meewegen in het besluitvormingsproces van de koper. Niet leveren wat een klant heeft besteld, leidt tot conversieverlies, klantverlies en gederfde winst.

Hoe maak je een digitale transformatieroutekaart?

Als je bedrijf klaar is om nieuwe technologieën te gebruiken, dan heb je een digitale transformatieroutekaart nodig als leidraad. Je kunt op verschillende manieren transformeren, elk merk legt immers een andere route af, maar dit zijn enkele dingen die je op weg kunnen helpen:

1. Bepaal de gebieden die je wilt transformeren

Ja, je hele bedrijf staat op het punt om te veranderen, maar je zult precies moeten aangeven waar je je op gaat concentreren. Er zijn zoveel digitale tools waar je gemakkelijk geld tegenaan kunt smijten in de verwachting dat de klus geklaard wordt. In werkelijkheid zal een investering in de verkeerde tools niet veel opleveren voor je bedrijf. Probeer je bedrijf dus op te splitsen in kerngebieden en bekijk dan welke veranderingen nodig zijn voor een optimale efficiëntie. Algemene gebieden zijn:

  • Mensen en cultuur: hoe je je bedrijfscultuur kunt verbeteren, bijvoorbeeld door een chatdienst in te zetten.
  • Proces: hoe je de belangrijkste werkprocessen kunt verbeteren, zoals het gebruik van financiële software waar men toegang heeft tot openbare zaken als onkosten
  • Klant: hoe eenvoudig je het klantenbereik en -behoud kunt verbeteren, door bijv. online te gaan, of iets ingewikkelder, zoals het updaten van de CMS van je webwinkel

2. Budget

Zorg ervoor dat je voldoende geïnvesteerd hebt in je digitale activiteiten en zorg ervoor dat je het op de juiste manier gebruikt. Multifunctionele tools zorgen voor de meest kosteneffectieve opties. Dropbox, bijvoorbeeld, is niet alleen een veilige plek om je bestanden op te slaan, het is ook een platform om eenvoudig samen te werken, te communiceren en het team efficiënt te laten werken. Neem ook je eigen keuzes in real time in overweging. Niet "we hebben X voor een onbepaalde tijd," maar "we begroten voor een jaarabonnement op X". Veel digitale tools werken volgens een SaaS-model, dus bereid je voor op een doorlopende investering en niet op eenmalige kosten.

3. Personeel toewijzen

Hoewel digitalisering dingen efficiënter kan maken, kan het ook volledig nieuwe processen introduceren in je team. Zo heb je voor het sociale mediakanaal een social media-coördinator nodig en voor een website een contentmanager. Je team krijgt zo de kans om zich te ontwikkelen en nieuwe uitdagingen aan te gaan, maar het kan ook betekenen dat je nieuw talent moet aantrekken voor deze sleutelrollen. Als je net begint te digitaliseren, heb je bij de lancering al een solide team nodig. Dat brengt waarschijnlijk nieuwe starters met zich mee, dus zorg ervoor dat je binnen het budget blijft.

4. Herzie je werkmethoden

Digitale processen hebben gezorgd voor geheel nieuwe manieren van werken, zoals Agile. Deze processen concentreren zich op communicatie, teamwork en het op peil houden van de productiviteit. Het is belangrijk dat je naar je huidige werkprocessen kijkt en deze bijwerkt als dat nodig is. Let op: dit zal waarschijnlijk, zoals alles, met wat kinderziektes gepaard gaan, dus zorg ervoor dat je wat extra weken in je routekaart laat opnemen.

5. Blijf ook na de lancering opletten

Succesvolle digitale transformaties gebeuren niet in één dag. De moderne wereld is volop in beweging en nu ook jij deel uitmaakt van het nieuwe digitale ecosysteem, zul je het tempo moeten bijhouden. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de basisprincipes en best practices op digitaal gebied. Doorlopende professionele ontwikkeling heeft ook een enorme positieve invloed op je bedrijfscultuur en het behoud van talent, dus het is een win-winsituatie.

Start jouw succesvolle digitale transformatie nu

Aan de slag