Che cos'è la trasformazione digitale?

Ci siamo lasciati alle spalle l'analogico per passare al digitale, ma la trasformazione non è ancora terminata.

Due persone leggono le note in Dropbox Paper anziché quelle fisiche in seguito alla trasformazione digitale dell'azienda

Che cosa significa trasformazione digitale?

La trasformazione digitale è l'uso della tecnologia per trasformare i processi analogici in digitali. La digitalizzazione ha fatto la sua comparsa in tutti gli aspetti delle nostre vite, dagli smart watch agli assistenti domestici dotati di intelligenza artificiale. Quando si parla di trasformazione digitale, ci si riferisce soprattutto al modo in cui la tecnologia sta rivoluzionando le aziende attraverso nuove aree della tecnologia, come apprendimento automatico, big data e l'internet delle cose (IoT). È possibile che al momento il tuo brand non debba preoccuparsi di questi temi importanti, tuttavia è molto probabile che tu abbia una strategia di trasformazione digitale in atto.

Che impatto ha la digitalizzazione nelle aziende?

Attuare la trasformazione digitale nelle aziende è un po' più complesso rispetto a passare dalla posta tradizionale a quella elettronica. Si tratta di utilizzare la tecnologia per migliorare l'esperienza del cliente, la filiera, la gestione degli stakeholder e i processi aziendali generali. Perciò, quando parliamo di trasformazione digitale lo intendiamo nel vero senso della parola. Per accogliere appieno le tecnologie digitali è necessario prepararsi a una trasformazione totale dell'azienda. Se ancora lavori in modalità analogica, è giunto il momento di mettere in atto il tuo piano di trasformazione.

Perché un'azienda deve avere una strategia di trasformazione digitale?

Ci sono infinite ragioni per cui un brand deve passare al digitale, se non altro perché il mondo sta andando in quella direzione. In questi tempi moderni, la strategia aziendale di qualsiasi nuova start-up sarà digitalmente nativa, poiché i vecchi processi vengono abbandonati in favore dei nuovi modelli di business. Questi brand moderni non sono soggetti alle "interruzioni digitali" che hanno avuto un impatto sulle aziende più datate, perciò sono già all'avanguardia per quanto riguarda l'efficienza operativa. Ciò significa che se il tuo brand vuole tenere il passo, dovrai aggiornare i flussi di lavoro per adattarli all'era digitale.

Non si tratta solo di non lasciarsi superare dalla concorrenza, però. Passare al digitale può fare davvero la differenza per il tuo team, la cultura aziendale e la produttività complessiva.

Esempi di trasformazione digitale

Far passare la tua azienda all'uso di strumenti digitali non deve essere un'operazione così spaventosa come può sembrare. A volte, anche le azioni più semplici possono portare a grandi risultati, lo avrai sicuramente notato nella tua vita quotidiana. Ad esempio, anche i servizi elencati di seguito contano come trasformazione digitale:

  • Digital banking
  • Buoni acquisto digitali
  • Carte fedeltà digitali
  • Servizio di ritiro postale in un clic
  • Account cliente self-service online

A prima vista possono sembrare piccoli cambiamenti, ma in realtà ognuno di essi sfrutta un'automazione per migliorare l'esperienza cliente. Ciò significa quindi clienti più felici.

Quali sono i vantaggi della trasformazione digitale?

I vantaggi di diventare un'azienda digitale sono indiscutibili. Ecco alcuni metodi che possono aiutarti a migliorare il tuo brand:

Migliorare la gestione delle risorse

Uno schedario qui, un documento digitale lì, un programma per un team e uno per un altro. I metodi tradizionali non sono sempre quelli migliori. I processi digitali come il cloud computing e l'archiviazione cloud sono in grado di unificare il team, offrendo un hub online centralizzato. In questo modo, la collaborazione, che un tempo dipendeva dal fatto che l'ufficio vendite avesse passato un documento al reparto contabilità in un momento libero, ora può avvenire in tempo reale in una cartella condivisa sicura.

È possibile archiviare online documenti, immagini e persino video di lunga durata e accedervi facilmente da PC, laptop o dispositivi mobili, ovunque ci si trovi.

Essere più efficienti

Un processo digitale è quasi sempre più rapido di uno analogico. I contratti, ad esempio, in passato richiedevano giorni o addirittura settimane prima di essere completati. Con il metodo digitale, è possibile ridurre le tempistiche a pochi minuti.Con le firme elettroniche non dovrai più preoccuparti di stampare i contratti e spedirli per posta. Ora ti basta richiedere una firma sul documento digitale per e-mail e il destinatario potrà firmarla non appena la riceve nella casella di posta. Anche se stai lavorando con delle copie cartacee, puoi comunque ottimizzare i processi con lo scanner di documenti Dropbox. Usa la fotocamera del telefono per trasformare il documento in un file digitale pronto per essere inviato via e-mail, condiviso o archiviato in modo sicuro nel tuo account Dropbox.

Quando tutto funziona in maniera più efficiente, hai il tempo per pensare agli più importanti, una lezione che anche l'Università di Sydney ha avuto modo di imparare. "Vogliamo offrire a studenti e personale universitario la migliore scelta di collaborazione possibile, per consentire loro di concentrarsi sulle attività più importanti e Dropbox è davvero perfetto," spiega il CIO.

Migliorare la cultura aziendale

La burocrazia è la nemesi di un team soddisfatto. Insomma, chi vorrebbe perdersi tra mille scartoffie e continui scambi di e-mail? Passare al digitale può aiutare a migliorare l'esperienza complessiva di lavoro del team in un modo mai visto prima, che si tratti di abbattere le barriere nell'ambiente lavoro aprendo canali di comunicazione come la messaggistica istantanea, che permettono di avere conversazioni informali rimanendo fermi alla propria scrivania, o di rafforzare la responsabilità dei membri del team attraverso elenchi attività condivisibili. È possibile che tu abbia visto vantaggi aziendali come pasti gratuiti o uffici splendenti venire promossi come elementi chiave della cultura aziendale. Tuttavia l'aumento di team distribuiti e di aziende che operano completamente in remoto ha fatto emergere una maggiore necessità di rafforzare i team e accrescere la lealtà verso di essi che un ambiente di ufficio non è più in grado di fornire. Per responsabilizzare e ispirare i membri del tuo team in modo incisivo, indipendentemente da dove lavorano, assicurati che abbiano gli strumenti necessari per fare del proprio meglio e continuare a migliorare. I business leader moderni devono rendere il passaggio al digitale una priorità se vogliono aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Raggiungi i tuoi obiettivi di business

Può sembrare un'affermazione un po' audace, ma passare al digitale ti aiuterà a realizzare i tuoi obiettivi di business più rapidamente. Che si tratti di profitti o di customer experience, ad oggi il digitale è l'unico modo per raggiungerli. Pensiamo ad esempio all'e-commerce. I venditori offline non possono sfruttare i social media per promuovere nuovi prodotti, creare mailing list per fidelizzare i clienti o utilizzare i dati analitici per ottenere informazioni più approfondite sui clienti. Ci sono una serie di aspetti che fanno parte delle aspettative dei clienti moderni e che hanno molto peso nel processo decisionale dell'acquirente. Non essere in grado di soddisfare le esigenze dei clienti significa perdere occasioni di conversazione, clienti e profitti.

Come si crea una roadmap per la trasformazione digitale?

Se la tua azienda è pronta a utilizzare nuove tecnologie, avrai bisogno di una roadmap che ti guidi nella trasformazione digitale. Il tuo percorso di trasformazione può assumere svariate forme. Dopotutto, ogni brand ha il suo. Ecco alcuni suggerimenti che possono esserti utili:

1. Definisci le aree di trasformazione

D'accordo, l'intera azienda deve adattarsi al cambiamento. Tuttavia, dovrai specificare esattamente le aree in cui vuoi concentrare i tuoi sforzi. Ci sono un'infinità di strumenti digitali disponibili ed è facile lanciarsi a capofitto nell'acquisto sperando che facciano loro tutto il lavoro. In realtà, investire in strumenti negli strumenti sbagliati non è una scelta efficace per la tua azienda. Perciò, prova a dividere la tua azienda in aree principali e stabilisci di quali modifiche hanno bisogno, in modo da essere il più efficiente possibile. Tra le aree più comuni troviamo:

  • Personale e cultura:  come puoi migliorare la cultura aziendale (ad es. adottando un sistema di messaggistica istantanea)
  • Processi: come migliorare i processi di lavoro fondamentali, come l'utilizzo di software finanziari con accesso condiviso per la gestione delle spese
  • Clienti: come ampliare la portata e migliorare la fidelizzazione dei clienti. A volte per riuscire basta mettere la propria attività online, mentre altre volte sono necessarie operazioni più complesse, come l'aggiornamento del CMS del tuo negozio online

2. Budget

Assicurati che i tuoi sforzi siano supportati da sufficienti investimenti e fai in modo di investire sugli strumenti giusti. Gli strumenti multifunzionali offrono le opzioni più convenienti. Dropbox, ad esempio, non è solo un luogo sicuro in cui archiviare i tuoi file, ma anche una piattaforma per semplificare la collaborazione e la comunicazione e migliorare l'efficienza del team. Assicurati inoltre di prendere decisioni da applicare tempo reale. Non "adotteremo X in un periodo indefinito", ma "investiremo il budget nell'abbonamento annuale di X". Molti strumenti digitali funzionano su un modello SaaS, perciò preparati ad affrontare un investimento continuo anziché un pagamento una tantum.

3. Assegna gli incarichi al personale

Per quanto il digitale possa rendere il lavoro più efficiente, può anche introdurre processi completamente nuovi nel tuo team. Ad esempio, una presenza sui social media avrà bisogno di un coordinatore dei social media, mentre un sito web avrà bisogno di un gestore di contenuti. Questa può essere una grande opportunità che il tuo team può sfruttare per migliorarsi e affrontare nuove sfide, ma potrebbe anche significare che devi assumere nuovi professionisti che svolgano questi ruoli chiave. Se hai appena iniziato la transizione verso il digitale, avrai bisogno di un valido team al momento del lancio, tra cui potrebbero esserci anche dei nuovi arrivati, e qui ci ricolleghiamo al discorso di assicurarsi che il budget sia sufficiente.

4. Rivedi i tuoi metodi di lavoro

I processi digitali hanno dato vita a nuovi modi di lavorare, come il metodo Agile. Questi processi si basano sulla comunicazione, sul lavoro di squadra e sul mantenimento di una produttività elevata. È fondamentale esaminare i processi di lavoro in vigore e aggiornarli dove necessario. Tieni presente che, come per qualsiasi altra cosa, ciò probabilmente si tradurrà in una serie di problemi iniziali, perciò preventiva qualche settimana in più nella tua roadmap.

5. Cura e attenzione dopo il lancio

Il successo della trasformazione digitale non si vede in un giorno. Il mondo moderno è in rapida evoluzione e, ora che fai parte del nuovo ecosistema digitale, dovrai tenere il passo. Assicurati di essere al passo con le best practice e le nozioni fondamentali relative al digitale. Uno sviluppo professionale continuo ha anche un enorme impatto positivo sulla cultura aziendale e sul mantenimento dei talenti in azienda, dunque è una strategia vincente.

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