Was ist digitale Transformation?

Wir haben die analoge Welt verlassen und befinden uns jetzt in einer digitalen Welt, doch der Wandel ist noch nicht abgeschlossen.

Zwei Personen prüfen Notizen in Dropbox Paper anstelle von physischen Notizen im Rahmen der digitalen Transformation ihres Unternehmens

Was bedeutet digitale Transformation?

Digitale Transformation ist der Einsatz von Technologie, um analoge Prozesse in digitale umzuwandeln. Wir erleben die Digitalisierung in allen Bereichen unseres Lebens, von intelligenten Uhren bis hin zu Haushaltshilfen mit künstlicher Intelligenz. Digitale Transformation bezieht sich eher darauf, wie die Technologie die Unter­nehmen mit neuen Technologiebereichen wie maschinelles Lernen, Big Data und das Internet der Dinge revolutioniert hat. Ihre Marke muss sich vielleicht noch keine Sorgen um diese umfangreichen Themen machen, aber Sie brauchen definitiv eine Strategie für die digitale Transformation.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die Wirtschaft?

Die digitale Transformation in der Wirtschaft ist etwas komplexer als die Umstellung von Post auf E-Mail. Es geht um den Einsatz von Technologie zur Verbesserung des Kundenerlebnisses, der Lieferkette, des Stakeholder-Managements und der allgemeinen Geschäftsprozesse. Wenn wir also digitale Transformation sagen, dann meinen wir es auch. Sie müssen sich auch auf eine vollständige Umgestaltung Ihres Unternehmens vorbereiten, um digitale Technologien vollständig nutzen zu können. Wenn Sie immer noch analog vorgehen, ist es an der Zeit, Ihre Transformations­initiativen endlich zu starten.

Warum sollte ein Unternehmen eine Strategie zur digitalen Transformation haben?

Für jede Marke gibt es unendlich viele gute Gründe für die digitale Transformation, nicht zuletzt deshalb, weil die Welt dies ebenfalls tut. Die Geschäftsstrategie eines jeden neuen Start-ups ist in diesen modernen Zeiten von Natur aus digital, da die alten Prozesse für neue Geschäftsmodelle keine Rolle spielen. Diese modernen Marken kennen keine „digitale Störung“, wie sie sich auf ältere Unternehmen ausgewirkt hat, so dass sie in Bezug auf die betriebliche Effizienz bereits einen Vorsprung haben. Das heißt, wenn Ihre Marke mithalten will, müssen Sie Ihre Arbeitsabläufe für das digitale Zeitalter auf den neuesten Stand bringen.

Es geht jedoch nicht nur darum, im Wettbewerb die Nase vorn zu haben. Die Digitalisierung kann Wunder für Ihr Team, Ihre Unternehmenskultur und die allgemeine Produktivität bewirken.

Beispiele für digitale Transformation

Die Umstellung Ihres Unternehmens auf digitale Tools muss nicht so furchteinflößend sein, wie es zunächst klingt. Manchmal können selbst die kleinsten Anstrengungen große Früchte tragen, was Sie wahrscheinlich in Ihrem täglichen Leben schon erfahren haben. Die folgenden Möglichkeiten sind Beispiele für die digitale Transformation:

  • Digitales Banking
  • Digitale Einkaufsgutscheine
  • Digitale Treuekarten
  • Click-and-collect-Dienste
  • Selbstverwaltete Online-Kundenkonten

All diese Änderungen mögen oberflächlich betrachtet geringfügig erscheinen, aber in Wirklichkeit haben sie die Nutzererfahrung durch die Automatisierung erheblich verbessert. Das bedeutet zufriedenere Kunden.

Welche Vorteile hat die digitale Transformation?

Es gibt keine guten Argumente gegen die Umstellung auf ein digitales Unternehmen. Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie Ihre Marke damit verbessern können:

Verbesserung des Ressourcenmanagements

Ein Aktenschrank hier, ein Desktop-Dokument dort, ein Programm für ein Team und ein anderes für ein anderes Team. Die alten Methoden sind nicht die besten. Digitale Prozesse wie Cloud Computing und Cloud-Speicher können Ihr Team vereinheitlichen und Ihnen eine zentrale Anlaufstelle online zur Verfügung stellen. Das bedeutet, dass Zusammenarbeit, die früher davon abhing, dass der Vertrieb dieses Dokument an die Finanzabteilung weitergab, wenn sie Zeit dazu hatten, jetzt sofort von einem sicheren und geschützten freigegebenen Ordner aus erfolgen kann.

Dokumente, Bilder, sogar lange Videos können alle sicher online gespeichert werden, und der Zugriff darauf ist überall von einem PC, Laptop oder Mobilgerät aus möglich.

Mehr Effizienz

Ein digitaler Prozess ist fast immer schneller als ein analoger. Früher dauerte es beispielsweise Tage oder sogar Wochen, bis Verträge abgeschlossen waren. Digital können Sie das auf wenige Minuten verkürzen. Dank der elektronischen Unterschrift brauchen Sie sich nicht mehr darum zu kümmern, Verträge auszudrucken und per Post zu verschicken. Sie können eine Unterschrift auf Ihrem digitalen Dokument einfach per E-Mail anfordern, und Ihr Empfänger kann es unterschreiben, sobald es in seinem Posteingang landet. Selbst wenn Sie mit Papierdokumenten arbeiten, können Sie mit dem Dokumentenscanner von Dropbox alles noch effizienter machen. Scannen Sie das Dokument einfach mit Ihrer Handykamera und lassen Sie es in eine digitale Datei umwandeln, die Sie dann per E-Mail versenden, mit anderen teilen oder sicher in Ihrem Dropbox-Konto speichern können.

Wenn die Abläufe effizienter sind, bleibt mehr Zeit für wichtigere Dinge. Diese Lektion durfte sogar eine historische Institution wie die Universität von Sydney lernen. Der CIO erklärt es so: „Wir möchten unseren Mitarbeitenden und Studierenden die besten Möglichkeiten für die Zusammenarbeit bieten, damit sich alle voll auf ihre Arbeit konzentrieren können. Dropbox passt perfekt zu unserem Konzept.“

Verbesserung der Unternehmenskultur

Bürokratie ist der Untergang eines glücklichen Teams. Wer möchte sich schon in Papierkram und langwieriger E-Mail-Korrespondenz verlieren. Durch die Digitalisierung kann sich die gesamte Arbeitserfahrung Ihres Teams auf eine Weise verbessern, wie es mit der alten Technik nie möglich war. Einerseits werden durch die Öffnung von Kommunikationskanälen wie Instant Messaging Arbeitssilos aufgebrochen und informelle Chats ermöglicht, ohne dass jemand seinen Schreibtisch verlassen muss. Andererseits führt die Freigabe von To-do-Listen zu mehr Eigenverantwortung. Vielleicht haben Sie schon erlebt, dass Unternehmensvorteile wie kostenlose Mittagessen und schicke neue Büros als Schlüssel zur Unternehmenskultur angepriesen wurden. Doch mit dem Aufkommen dezentraler Teams und an entfernten Standorten tätigen Unternehmen ist der Bedarf an Teamfähigkeit und Loyalität gestiegen, den eine Büroumgebung nicht mehr bieten kann. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die Tools verfügt, mit denen es sein Bestes geben kann und sich ständig verbessert, unabhängig davon, wo es sich befindet. So befähigen und inspirieren Sie Ihr Team am besten. Moderne Geschäftsführer sollten die Digitalisierung zu einer Priorität machen, wenn sie die Mitarbeiterzufriedenheit steigern wollen.

Erreichen Sie Ihre Geschäftsziele

Es mag eine gewagte Behauptung sein, aber die Digitalisierung wird Ihnen helfen, Ihre Geschäftsziele schneller zu erreichen. Ob es nun Gewinne oder Kundenerfahrungen bedeutet, die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit der einzig gangbare Weg. Nehmen wir das Beispiel E-Commerce. Offline-Händler können die Vorteile der sozialen Medien nicht nutzen, um neue Produkte vorzustellen. Sie haben keine Mailing-Listen, um Stammkunden zu gewinnen, oder Datenanalysen für tiefere Einblicke in die Kunden­daten. Diese Dinge sind Teil der modernen Kundenerwartungen und haben im Entscheidungsprozess des Käufers ein großes Gewicht. Wenn die Wünsche eines Kunden nicht erfüllt werden, bedeutet dies verlorene Umsätze, verlorene Kunden und entgangene Gewinne.

Wie erstellen Sie einen Fahrplan für die digitale Transformation?

Wenn Ihr Unternehmen bereit ist, neue Technologien einzusetzen, brauchen Sie einen Fahrplan für die digitale Transformation, der Ihnen als Leitfaden dient. Ihre Bemüh­ungen um Transformation können viele Formen annehmen, schließlich wird jede Marke einen anderen Weg der Transformation einschlagen. Hier sind jedoch einige Dinge, die Ihnen den Weg weisen sollen:

1. Transformationsbereiche definieren

Ihr gesamtes Unternehmen steht definitiv vor einem Wandel, aber Sie müssen genau angeben, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren wollen. Es gibt endlos viele digitale Tools. Sie können viel Geld dafür ausgeben und erwarten, dass die Arbeit erledigt wird. In Wirklichkeit wird die Investition in die falschen Werkzeuge nicht viel für Ihr Unternehmen bringen. Versuchen Sie also, Ihr Unternehmen in Kernbereiche zu unterteilen, und prüfen Sie dann, was geändert werden muss, um so effizient wie möglich zu sein. Übliche Bereiche:

  • Menschen und Kultur – wie Sie Ihre Unternehmenskultur verbessern können, zum Beispiel durch die Einführung eines Instant Messengers
  • Prozesse – wie Sie Kernarbeitsprozesse verbessern können, wie zum Beispiel mit Finanzsoftware und freigegebenem Zugriff auf Dinge wie Ausgaben
  • Kunden – wie Sie Ihre Kundenreichweite und -bindung verbessern können, was so einfach sein kann wie online zu gehen, oder etwas komplexer, wie die Aktualisierung des CMS Ihres Online-Shops

2. Budget

Vergewissern Sie sich, dass Sie für Ihre digitalen Bemühungen genügend Mittel haben und geben Sie diese nur für die besten Tools aus. Multifunktionale Tools sind die kosteneffektivsten Optionen. Dropbox zum Beispiel ist nicht nur ein sicherer Ort zur Aufbewahrung Ihrer Dateien, sondern auch eine Plattform für einfache Zusammen­arbeit, Kommunikation und Teameffizienz. Überlegen Sie auch, was Ihre Wahl in Echtzeit bedeutet. Nicht „Wir haben X für unbestimmte Zeit“, sondern „Wir planen X für ein Jahresabonnement ein“. Viele digitale Tools arbeiten nach einem SaaS-Modell. Stellen Sie sich also auf kontinuierliche Investitionen ein und gehen Sie nicht von einmaligen Kosten aus.

3. Mitarbeiter zuweisen

So sehr die Digitalisierung die Dinge auch effizienter machen kann, kann sie auch völlig neue Prozesse in Ihrem Team einführen. Beispielsweise ist für die Präsenz in den sozialen Medien ein Koordinator für die sozialen Medien erforderlich, und eine Website braucht einen Content Manager. Für Ihr Team kann das eine großartige Gelegenheit sein, sich weiterzubilden und neue Herausforderungen anzunehmen. Es kann aber auch bedeuten, dass Sie neue Mitarbeiter für diese Schlüsselpositionen einstellen müssen. Wenn Sie gerade erst mit der Digitalisierung beginnen, brauchen Sie bei der Einführung ein solides Team. Das könnte Neueinstellungen bedeuten und Sie müssen klären, ob Ihr Budget dafür ausreicht.

4. Arbeitsmethoden überarbeiten

Digitale Prozesse haben ganz neue Arbeitsweisen geschaffen, wie zum Beispiel die agile Methode. Diese Prozesse konzentrieren sich auf Kommunikation, Teamarbeit und die Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich Ihre aktuellen Arbeitsprozesse ansehen und sie bei Bedarf aktualisieren. Stellen Sie sich auf wahrscheinliche Anfangsschwierigkeiten ein und planen Sie diese zusätzlichen Wochen in Ihren Fahrplan ein.

5. Pflege nach der Umstellung

Der Erfolg der digitalen Transformation stellt sich nicht an einem Tag ein. Die moderne Welt ist schnelllebig. Da Sie nun Teil des neuen digitalen Ökosystems sind, müssen Sie mit dem Tempo Schritt halten. Vergewissern Sie sich, dass Sie auf dem neuesten Stand der digitalen Best Practices und Grundlagen sind. Laufende berufliche Weiterbildung hat außerdem einen enorm positiven Einfluss auf Ihre Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung – eine echte Win-win-Situation also!

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