如何通过 Dropbox Spaces 管理分散式工作

通过 Dropbox Spaces 创建的客户建议预览

在新冠肺炎疫情爆发前,您一天当中最烦的时候或许就是从城市的另一端一路颠簸辗转来到办公室的通勤时间了。现在您要应对难以预测的混乱。令人不安的消息会扑面而来,掌握如何以一种全新的方式办公 — 远离团队的居家办公,面临着诸多难题。

您可能已经体验过 远程办公,并对可以偶尔在家完成工作任务感到轻松自在。但当您的整个团队无限期地不在办公室办公时,又将是另外一番景象。

本月初, 标普全球市场财智旗下研究机构 451 Research 的研究总监 Chris Marsh 已经讨论过  远程工作与分散式工作之间的关键区别。 他表示,刚开始实行分散式工作的公司倾向于过度依赖聊天和视频会议等实时沟通工具,因为他们没有更好的系统来组织工作。

即使在新冠肺炎疫情颠覆我们的生活并改变我们的工作方式之前,我们就已经在电子邮件、聊天会话、状态更新、云文档和文件上花费大量的时间,跟进所有这些细节是一件难事。而在所有这些频道中,您只能按照时间顺序与其中的几名团队成员交换观点。 

这最终会造成团队各自为营,从而难以在整个组织的范围内审视网络的整体环境以及您的项目。而在我们新的分散式工作实际中,这些问题只会更加突出。这也是我们通过构建 智能工作区试图解决的问题。

通过智能工作区,您可以拥有一个而不是一打组织体系。而且您可以跨文件类型进行搜索,快速找到所需内容。

现在全球范围内的团队都必须努力适应居家办公带来的错位和孤立的感觉,更不用说在沟通和协作上还会面临更大的难题。现在,我们将向您展示您的分散团队如何运用 Dropbox Spaces 通过创建环境和改善可见性来减少混乱、恢复秩序的。

让您的所有工作都井然有序 

当您的所有文件、文件夹和文档都杂乱无章地分散在多个应用中,您很容易忘记到哪去找自己需要的内容。现在更是如此,因为现在文档和备忘录的堆积速度比以往任何时候都要快。 

所有内容混杂在同步和异步工具中,这让事情变得更加错综复杂。您可能会记得文件的名称,或者至少是文件主题,但如果您不记得它是作为哪个电子邮件附件、Slack 消息还是 Zoom 聊天链接发送的,那么,您就必须在所有这些地方一一查找。您最终要花大量的时间,在这些分散的工作流程中来回折腾,只为找到一个文件。

但通过 Spaces,您可以在同一个地方保存所有不同类型的内容,这样您就可以在一个系统中管理您所有的工作了。PDF 和 Photoshop 文件可以与 Google 文档或 Figma 文件等云文档一起保存。在 Spaces 中,本地文件和云文档不再天各一方,分属两个不同的世界,它们可以在同一个地方供您访问。这就意味着您可以拥有一个而不是一打组织体系。而且您可以跨文件类型进行搜索,快速找到所需内容。

托盘显示您最近处理的文档,以及针对接下来会议您可能需要的建议内容,所有这些内容都汇聚在一个井然有序的组织系统中。

使内容融入适当的环境

当我们默认使用聊天会话、电子邮件链和视频通话来沟通我们的工作时,就会产生关联信息的问题。项目的目标和有关进度的反馈都与实际工作分离,这会对人的理解造成困扰、误解和错位。

每个人都有自己的工作方式。有些人更喜欢通过电子邮件进行对话,因为电子邮件易于搜索。其他人则喜欢在 Slack 上聊天,获得快速回复。但您团队的人越多,您必须查看的渠道就越多,您必须做的工作就越多,因为您必须收集有关您项目的多达几十个对话。 

想象一下,只有一个 Space 充当项目中心位置的场景。先前针对项目的沟通是孤立的互动,但现在互动是基于关联信息的。项目概述和时间线均可 在内容旁边进行查看,以便您更好地了解项目范围及如何确定任务的优先级。

这就是 Spaces 背后的理念。将所有人力和内容资源汇聚在同一个地方,这样能够确保让对的人了解项目的进展情况,并且每个人都有开展高效工作的关联信息。  

当您处于一个 Space,其中包含项目策略概述及可交付成果截止日期时,很容易向团队成员分配任务、跟踪进度,并查看内容的评论,所有这些内容都在同一个地方。

更有效地管理您的时间

分散的团队很容易导致通知过载。当您的团队工作时依赖聊天等实时工具时,您会不断收到通知。您感觉自己必须马上回复,不然就会显得没有礼貌。这会让您很难专注于您的重点工作。 

上述情况还会拖慢整个团队的工作进度,降低工作效率。有没有出现过这种情况:进入 Zoom 会议室但忘记关闭 Slack 通知功能?在会议中途,一听到通知提示,就会不自觉地瞄一眼。当您打开消息后,红色标记就会消失,但重新投入会议后,您就会将 Slack 消息忘得一干二净。两天后,您的团队成员提醒您,她还在等着您对某个项目的决策。然后,您需要将这个状态重复告知所有与您共事的同事们,接着组织内就会出现流量拥堵现象,而这一切都只是因为一次小小的遗忘。 

Dropbox 的设计焦点是工作,而不是关于工作的对话。当您准备好后,您可以根据自己的时间来回复评论。这样能够为您和您的团队提供工作和阐述想法的空间,而不是争先恐后地在日历上安排一场又一场的会议。 

正如 Daniel Kahneman 在 《快思慢想》中阐述地一样,我们很多人的最佳思考方式是经过深思熟虑的慢思考模式,而不是实时对话。当您可以在项目概述的关联信息中对内容发表评论时,您无需再为阐释关联信息而进行对话和开会,这样能够节省您的宝贵时间。因此,您就可以更有效地利用您的时间了。

减少摩擦

当我们的团队过渡到分散式工作后,大部分人都会将大而笨重的显示器留在办公室,只带着笔记本电脑回家。当我们不清楚居家办公会不会变成我们新的工作常态时,这是一种合理的处理方式。既然我们已经居家办公长达数周之久,当您必须在 13 英寸屏幕上来回切换应用时,很容易看到认知摩擦。

从内容创意到沟通的转变已经够难了,但眯着眼盯着一个更小的窗口,让工作难上加难。但将您的所有工具集成在一个地方,会大有裨益。Spaces 将 Slack、Zoom、Google Cloud、Microsoft、Salesforce、Adobe、HelloSign 以及您需要使用的其他众多工具都整合到一个工作区之中。通过这种方式,您可以在一个地方做更多的事情,无需在不同界面来回切换。

Dropbox 中针对日历的建议文件附件动画

使用 Dropbox Spaces 减少摩擦的四种方式:

  • 附加有关接下来 Zoom 会议的文件,以便在您进入会议室时,其他人均已进入
  • 通过 Slack 就文档展开讨论 
  • 将文件附加到 Trello 看板
  • 使用 HelloSign 发送合同或文档,以供签名

即使渡过新冠肺炎疫情危机之后,我们的工作方式也会继续变化,变得更加流畅和富有活力。随着跨设备、跨频道办公的人群日益增多,因此,拥有统一的工作区对于保持团队的步调一致是至关重要的。

要了解更多信息,请阅读 Dropbox Spaces 简介 或者 访问我们的帮助中心,获取快速概览

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