技术及其对我们工作习惯的影响不断变化。
58% 的美国上班族（约 9200 万人）能够远程兼职或全职工作也就不足为奇了。据同一项研究，灵活的工作安排是专业人士寻找新工作的三大动力之一，这也很自然。
但随着我们与同事之间的距离越来越远，在彼此的实体公司里度过的时间越来越少，创造力和协作能力会发生什么变化？当您在家庭办公室盯着网络摄像头时，您真的能重现同样的火花吗？
简而言之—是。事实上，混合工作已促使团队协作工具快速发展和改进，从而满足不断增长的需求。
那么，在全新的数字化时代，如何促进协作？在本指南中，我们将解释需要了解的有关 Dropbox Paper 等协作工具的所有信息，以及您的团队可以立即尝试的可行提示。
在讨论这个问题前，让我们先从基础开始，文档协作到底是什么？
什么是文档协作？
文档协作是指团队成员共同供稿和编辑文档的共享访问系统。协作文档类型包括：
Google Docs 或 Dropbox Paper 等基于云的文档协作平台有助于简化远程团队的项目管理。 您可以与所有协作者共同编辑、分配任务和标注单个文档，而不是通过电子邮件链或即时通讯应用来回编辑和共享文档，后者是一个非常耗时的过程。
Trello 等文档管理工具或 Dropbox 中的云存储空间可以为整个团队提供集中的知识库以访问文档进行协作，从而增强这种体验。
为什么要协作处理文档？
在混合和远程办公愈发普遍的许多现代企业中，以数字化工作空间为主意味着强调工作效率和效果。其中，文档协作软件可帮助团队轻松共享文档以供团队输入、简化工作量和产出最佳作品。
文档协作可改善团队工作流程的原因有很多。一些示例包括：
- 使分散式或远程团队能够互联和整合
- 改善团队成员间的知识共享与沟通
- 项目文档中的团队协作可提高团队参与度
- 组织和任务管理更佳—您无需滚动浏览长长的电子邮件链即可找到正确的文档，或将文档的多个版本合并到单个文件中！
- 数字优先策略减少了书面记录，使在不同设备上共享不同格式的文件更容易
- 更高级的功能让您能够自动保存和跟踪更改，并通过版本历史记录和控制来监控实时文档更新—这使得更容易发现错误并回滚至文档的先前版本
鼓励团队协作编辑文档
协作的可能性无限，具体视您的企业性质而定。在创意团队工作？使用共享文档讨论想法、交换想法并在此基础上进行构建。在细节和准确性至关重要的领域工作？作为 QA 流程的一部分，使用协作工具检查彼此的工作。
虽然协作工具用途广泛，但有一些常见方法可以将协作集成到任何团队设置中，如：
- 改进反馈工作流程—将彼此工作的 QA 和审查会话纳入流程，必要时在文档上留下评论和注释
- 高效管理项目—互相分配任务，确保项目工作细节不会在转换中丢失
- 通过中心项目文件保持每个人按计划推进工作—创建“实时”文档，例如时间表和内容日历，以便每位团队成员都知道他们在做什么，什么时候做
可供使用的协作工具
得益于云存储技术，协作工具正变得无处不在。
以下是三个最有名的协作文字处理应用：
- Dropbox Paper—简单、实用的文字处理，告别慌乱
- Google Docs—Google Workspace 生态系统的一部分
- Microsoft Word—Microsoft Office 365 生态系统的一部分
对于跨多个应用工作的团队而言，生态系统之间的不断跳跃可能会破坏工作流程和整体生产力。
如果有一种方法可以将多个生态系统整合在一起，这样您就可以协作处理文档，无论它们是在哪一系统中创建的，这不是很好吗?
碰巧的是，Dropbox 云存储刚好能够让您做到这一点。
无论您是协作处理 Word 文档、Google 文档还是 Dropbox Paper 中的文档，它们均可在 Dropbox 中创建和存储。
最后，您的所有文件尽在一个地方。
对文档协作工具的期望
现在我们已了解一些值得考虑的常见协作工具，您如何得知哪一款适合您的需求？
您的团队需要的确切协作功能取决于一系列因素，包括处理的文档类型、项目要求和优先级。
无论您的具体需求是什么，协作的一些基本特性值得了解和考虑：
- 自动保存—因此关闭文档时不会丢失任何更改
- 易用性—您真的需要高级选项，还是它们只会造成混乱和不一致？
- 将不同媒体（例如图像、视频和 GIF）嵌入和拖放至文档的能力
- 集中式内容库，使每位团队成员均可轻松找到待处理的正确文档
- 可定制模板
- 通知，提醒团队成员需要提供意见或了解的文档新活动
- 实时更新
- 版本历史记录和控制
- 用户和文件权限控制
- 从移动设备和桌面进行访问，以及使用 iOS 和 Android 应用进行访问的可行性
- 安全
- 跨用户和设备同步
- 其他协作特性，例如 @提及或向团队成员分配任务的能力
Dropbox Paper 的内容协作和文档编辑功能让您能够在一份文档中与您的团队成员共享各类型内容—从表格、动画 GIF、表情符号和文件到 SoundCloud 视频片段和 YouTube 链接。
保持同步
让我们明确一点：协作在工作场所至关重要，但拥有合适的工具也同样重要。使用 Dropbox，您的团队可以在单一空间内满足所有内容协作需求。
Paper 的灵活性可以指导您的团队完成协作过程中的每一步。Paper 的文档协作和编辑功能可让您在一份文档中与同事和协作者共享各类型内容。