Technologia – oraz jej wpływ na nasze nawyki w pracy – ciągle się zmienia.
Nie jest to zatem zaskakujące, że 58% pracowników w Stanach Zjednoczonych (czyli około 92 miliony osób) jest w stanie pracować zdalnie w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Nie dziwi też, że elastyczna organizacja pracy jest jednym z trzech głównych czynników motywujących profesjonalistów do poszukiwania nowej pracy, co wynika z tego samego badania.
Co jednak dzieje się z kreatywnością i współpracą, gdy przebywamy z dala od naszych współpracowników i spędzamy mniej czasu w swoim fizycznym towarzystwie? Czy naprawdę da się odtworzyć ten sam entuzjazm, gdy patrzymy w kamerę internetową, siedząc w domowym biurze?
Mówiąc krótko – tak! Praca hybrydowa spowodowała, że narzędzia do współpracy w zespole gwałtownie się rozwinęły, aby sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu.
Jak więc ułatwić współpracę w nowej, cyfrowo zróżnicowanej erze? W tym przewodniku znajdziesz wszystkie potrzebne informacje o narzędziach do współpracy, takich jak Dropbox Paper, a także praktyczne porady, które od razu możesz zastosować w swoim zespole.
Zanim do tego przejdziemy, zacznijmy od podstaw – czym w ogóle jest współpraca nad dokumentami?
Czym jest współpraca nad dokumentami?
Współpraca nad dokumentami odnosi się do systemu wspólnego dostępu, dzięki któremu członkowie zespołu mogą razem tworzyć i edytować dokumenty. Dokumenty, nad którymi można współpracować, to m.in.:
- kalendarze,
- arkusze kalkulacyjne;
- listy zadań,
- Notatki ze spotkania
- burze mózgów,
- zawartość taka jak wersje robocze artykułów.
Oparta na chmurze platforma współpracy nad dokumentami, taka jak Dokumenty Google lub Dropbox Paper, pomaga zespołom zdalnym w sprawnym zarządzaniu projektami. Zamiast czasochłonnego procesu edytowania i przesyłania dokumentu tam i z powrotem za pomocą wiadomości e-mail lub komunikatorów, wszyscy współpracownicy mogą wspólnie edytować, przypisywać zadania i dodawać adnotacje do jednego dokumentu.
Narzędzie do zarządzania dokumentami, takie jak Trello, lub przechowywanie w chmurze Dropbox ulepsza to środowisko, zapewniając centralną bazę wiedzy dla całego zespołu, który może uzyskiwać dostęp do dokumentów do współpracy.
Dlaczego współpraca nad dokumentami jest potrzebna?
W wielu nowoczesnych firmach, gdzie coraz bardziej powszechna staje się praca hybrydowa i zdalna, głównie cyfrowy obszar roboczy oznacza zwiększenie produktywności i efektywności. Oprogramowanie do współpracy nad dokumentami pomaga zespołom łatwo udostępniać dokumenty w celu uzyskania wkładu zespołu, sprawniej wywiązywać się z obowiązków i wykonywać zadania jak najlepiej.
Istnieje wiele powodów, dla których współpraca nad dokumentami może usprawnić pracę zespołu. Niektóre z nich są następujące:
- Umożliwienie komunikacji i integracji w zespołach rozproszonych i zdalnych.
- Lepsza wymiana wiedzy i komunikacja między członkami zespołu.
- Współpraca zespołu nad dokumentami w projekcie może zwiększyć zaangażowanie zespołu.
- Lepsza organizacja i zarządzanie zadaniami – nie trzeba przewijać długiego łańcucha wiadomości e-mail, aby znaleźć właściwy dokument ani konsolidować wielu wersji dokumentu w jeden plik.
- Środowisko głównie cyfrowe zmniejsza papierowy ślad i ułatwia udostępnianie plików w różnych formatach i na różnych urządzeniach.
- Bardziej zaawansowane funkcje umożliwiają automatyczne zapisywanie i śledzenie zmian oraz monitorowanie aktualizacji dokumentu w czasie rzeczywistym za pośrednictwem historii wersji i kontroli – ułatwia to znajdowanie błędów i przywracanie poprzednich wersji dokumentu.
Wspólne edytowanie dokumentów w zespole
W zależności od charakteru Twojej działalności możliwości współpracy są nieograniczone. Pracujesz w zespole kreatywnym? Użyj dokumentu udostępnionego, aby omawiać pomysły, wymieniać się nimi i opracowywać nowe na ich podstawie. Pracujesz w branży, w której najważniejsze są szczegóły i dokładność? Korzystaj z narzędzi do współpracy, aby sprawdzać pracę innych osób w ramach procesu kontroli jakości.
Chociaż zastosowania narzędzi do współpracy są szerokie, istnieje kilka powszechnych sposobów na wprowadzenie współpracy w dowolnym zespole, na przykład:
- Usprawnienie przepływu pracy opinii – włącz do procesu sesje kontroli jakości i wzajemnych przeglądów pracy z możliwością pozostawiania komentarzy i adnotacji w dokumentach tam, gdzie jest to konieczne.
- Wydajne zarządzanie projektami – przypisujcie zadania sobie nawzajem, aby szczegóły pracy nad projektem nie zaginęły w tłumie.
- Informowanie wszystkich na bieżąco dzięki scentralizowaniu plików projektu – twórz dokumenty dynamiczne, takie jak harmonogramy i kalendarze zawartości, aby każdy członek zespołu wiedział, co i kiedy ma zrobić.
Narzędzia do współpracy, których warto używać
Dzięki technologii przechowywania w chmurze narzędzia do współpracy stają się wszechobecne.
Oto przykłady trzech najlepiej znanych aplikacji do przetwarzania tekstu, które umożliwiają współpracę:
- Dropbox Paper – proste i praktyczne edytowanie tekstu bez niepotrzebnego zamieszania.
- Dokumenty Google – część ekosystemu Google Workspace.
- Microsoft Word – część ekosystemu Microsoft Office 365.
W przypadku zespołów pracujących z wieloma aplikacjami ciągłe przeskakiwanie między ekosystemami może zakłócać przepływ pracy i ogólną produktywność.
Czy nie byłoby miło, gdyby istniał sposób na połączenie wielu ekosystemów, aby można było współpracować nad dokumentami niezależnie od tego, w jakim środowisku zostały utworzone?
Tak się składa, że przechowywanie w chmurze Dropbox właśnie to umożliwia.
Niezależnie od tego, czy współpracujesz nad dokumentem programu Word, dokumentem Google, czy nad plikiem w Dropbox Paper, wszystkie z nich możesz utworzyć i przechowywać w Dropbox.
Wszystkie Twoje pliki w jednym miejscu – nareszcie!
Na co zwrócić uwagę, wybierając narzędzie do współpracy nad dokumentami
Skoro już poznaliśmy kilka popularnych narzędzi do współpracy, które warto rozważyć, skąd wiadomo, które z nich będzie odpowiednie dla Twoich potrzeb?
Konkretne funkcje współpracy, których potrzebuje Twój zespół, będą zależeć od wielu czynników, w tym od rodzaju dokumentów, nad którymi pracujesz, wymagań projektu i priorytetów.
Niezależnie od konkretnych potrzeb, warto rozważyć i sprawdzić kilka podstawowych funkcji współpracy, takich jak:
- Automatyczne zapisywanie – aby żadne zmiany nie przepadły w razie zamknięcia dokumentu.
- Łatwość użycia – czy naprawdę potrzebujesz zaawansowanych opcji, czy będą one tylko wprowadzać zamieszanie i niespójności?
- Możliwość osadzania oraz przeciągania i upuszczania w dokumencie różnych multimediów, takich jak obrazy, filmy i pliki GIF.
- Scentralizowana biblioteka zawartości, która ułatwi każdemu członkowi zespołu znalezienie odpowiedniego dokumentu, nad którym ma pracować.
- Szablony z możliwością dostosowania
- Powiadomienia, aby informować członków zespołu o nowej aktywności w dokumencie wymagającej ich wkładu lub wiedzy.
- Aktualizacje w czasie rzeczywistym.
- Historia wersji i kontrola.
- Kontrola uprawnień użytkowników i uprawnień do plików.
- Dostępność zarówno z urządzeń mobilnych, jak i komputerów stacjonarnych, z aplikacjami na urządzenia z systemami iOS i Android.
- Bezpieczeństwo
- Synchronizacja między użytkownikami i urządzeniami.
- Dodatkowe funkcje współpracy, takie jak możliwość dodawania @wzmianek lub przypisywania zadań do członków zespołu.
Funkcje współpracy nad zawartością i edytowania dokumentów Dropbox Paper umożliwiają udostępnianie członkom zespołu wszelkich typów zawartości – od tabel, animowanych plików GIF, emoji i plików po klipy SoundCloud i łącza do YouTube – w jednym dokumencie.
Bądź na bieżąco
Wyjaśnijmy jedną rzecz: współpraca w miejscu pracy jest niezbędna – ale posiadanie odpowiednich narzędzi jest równie ważne. Dzięki Dropbox Twój zespół ma ujednoliconą przestrzeń, która zaspokaja wszystkie potrzeby współpracy nad zawartością.
Elastyczność, jaką zapewnia Paper, przeprowadzi Twój zespół przez każdy etap procesu współpracy nad dokumentem. Funkcje współpracy i edytowania Paper umożliwiają udostępnianie współpracownikom wszelkich typów zawartości w jednym dokumencie.