기술, 그리고 이것이 우리의 작업 습관에 미치는 영향은 끊임없이 변화합니다.
미국에서 직업이 있는 사람 중 58%, 즉, 약 9,200만 명의 사람이 파트 타임이나 풀 타임으로 원격 근무를 할 수 있다는 사실은 이제 더 이상 놀랍지도 않습니다. 또한, 같은 연구에 따르면 유연 근무제는 이직을 원하는 사람들이 가장 중요하게 생각하는 3가지 요소 중 하나입니다.
하지만 동료들과의 거리가 점점 멀어지고 물리적으로 함께 보내는 시간이 점점 줄어들면 창의성과 협업은 어떻게 될까요? 홈 오피스에서 웹캠을 쳐다보면서 정말로 이전과 같은 번뜩임을 재현할 수 있을까요?
간단히 말하면 네, 그렇습니다. 실제로 하이브리드 근무는 증가하는 수요를 충족하기 위해 팀 협업 도구가 빠르게 진화되고 개선되는 결과를 초래했습니다.
그렇다면 다양한 디지털 이질성이 존재하는 이 새로운 시대에는 어떻게 협업을 촉진할 수 있을까요? 이 안내서에서는 Dropbox Paper 같은 협업 도구에 관한 모든 것과 팀과 함께 시도해 볼 수 있는 팁을 살펴보도록 하겠습니다.
본론으로 들어가기 전에 먼저 기본부터 살펴보도록 하죠. 문서 협업이란 무엇일까요?
문서 협업이란?
문서 협업이란 팀원들이 함께 문서를 작성하고 편집할 수 있는 공용 액세스 시스템을 말합니다. 협업 문서의 유형에는 다음이 포함됩니다.
Google Docs, Dropbox Paper 등의 클라우드 기반 문서 협업 플랫폼은 원격 팀의 프로젝트 관리를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 이메일이나 메신저 앱을 통해 문서를 주고받으며 편집을 하는 시간 소모적인 프로세스 대신 하나의 문서에서 모든 공동 작업자와 함께 편집하고, 작업을 배정하고, 주석을 달 수 있죠.
Trello 같은 문서 관리 도구나 Dropbox 클라우드 스토리지는 팀 전체가 액세스해 문서 협업을 진행할 수 있는 중심 지식 베이스를 제공함으로써 이러한 업무 프로세스를 개선합니다.
문서 협업, 왜 필요한가?
하이브리드 근무와 원격 근무가 점점 더 보편화되고 있는 현대 비즈니스에서 기본 디지털 작업 공간은 생산성과 효율성을 높여주는 공간이어야 합니다. 이러한 맥락에서 문서 협업 소프트웨어는 팀이 간편하게 문서를 공유해 피드백을 주고받고, 워크플로를 간소화하고, 최고의 결과물을 낼 수 있도록 도와줍니다.
문서 협업을 하면 팀의 워크플로가 개선되는 이유는 다양합니다. 그 대표적인 예는 다음과 같습니다.
- 분산 근무 또는 원격 근무를 하는 팀이 하나로 연결
- 팀원 간 지식 공유와 의사소통 개선
- 프로젝트 문서에서 팀 협업을 진행하며 팀의 참여도 향상
- 문서 하나를 찾으려고 긴 이메일 체인을 뒤질 필요가 없고 여러 버전의 문서를 하나의 파일로 통합할 수 있어 체계성과 작업 관리 향상
- 디지털 중심 환경 덕분에 종이 서류 작업이 줄어들어 다양한 장치에서 다양한 형식의 파일을 간편하게 공유할 수 있음
- 고급 기능을 통해 변경 사항을 자동 저장 및 추적하고, 변경내용 기록과 제어 기능을 통해 실시간으로 문서 업데이트를 모니터링할 수 있어 간편하게 실수나 오류를 발견하고 문서를 이전 버전으로 되돌릴 수 있음
팀과 함께 문서 편집
비즈니스의 특성에 따라 협업의 가능성은 무궁무진합니다. 크리에이티브팀에 속해 있나요? 공유 문서에 아이디어를 정리하고, 팀원들과 아이디어를 공유하고, 이를 기반으로 아이디어를 구체화해보세요. 디테일과 정확성이 중요한 분야에 종사하나요? QA 프로세스의 일환으로 협업 도구를 사용해 서로의 작업을 점검해보세요.
협업 도구의 용도가 방대하긴 하지만, 협업을 팀 환경에 통합하는 몇 가지 일반적인 방법이 있습니다. 그 예는 다음과 같습니다.
- 피드백 워크플로 개선—필요한 부분에 댓글과 주석을 남기며 서로의 작업을 점검하는 QA 및 검토 세션을 프로세스에 통합
- 효율적인 프로젝트 관리—전달 과정에서 프로젝트 작업의 세부 사항을 놓치는 일이 없도록 서로에게 직접 작업 배당
- 중심 파일을 통해 모두가 원활하게 작업 진행—팀원 모두가 누가, 언제, 어떤 작업을 하는지 알 수 있도록 타임라인, 콘텐츠 캘린더처럼 '실시간으로 업데이트되는' 문서 생성
어떤 협업 도구를 사용해야 할까?
클라우드 스토리지 기술 덕분에 협업 도구도 점점 보편화되고 있습니다.
가장 잘 알려진 협업 워드 프로세싱 앱 3가지는 다음과 같습니다.
- Dropbox Paper—번거로움 없는 간편하고 실용적인 워드 프로세싱 도구
- Google Docs—Google Workspace 생태계의 일부
- Microsoft Word—Microsoft Office 365 생태계의 일부
여러 앱을 사용하는 팀의 경우 끊임없이 생태계를 전환해야 해 워크플로와 전반적인 생산성에 지장이 갈 수 있습니다.
여러 생태계를 하나로 모아 어디서 작성했든 관계없이 문서 협업을 원활하게 할 수 있는 방법이 있다면 얼마나 좋을까요?
우연찮게도 Dropbox 클라우드 스토리지에서는 이것이 가능합니다.
Word, Google Docs, Dropbox Paper 파일 등 어떤 파일로 협업하든 Dropbox에서 만들고 저장할 수 있죠.
마침내 모든 파일을 한 공간에서 작업하고 보관할 수 있게 된 것입니다.
문서 협업 도구를 선택할 때 고려해야 할 사항
위에서 보편적으로 사용되는 협업 도구를 살펴봤는데요, 그렇다면 어떤 도구가 올바른 선택인지는 어떻게 알 수 있을까요?
팀에 정확히 어떤 협업 기능이 필요한지는 팀이 자주 사용하는 문서 유형, 프로젝트 요구 사항, 우선순위 등 다양한 요소에 따라 달라질 수 있습니다.
요구 사항이 무엇이든 다음과 같은 일부 기본적인 협업 기능이 가능한지는 확인하는 것이 좋습니다.
- 자동 저장: 이 기능이 있어야 문서를 닫았을 때 변경 사항이 손실되지 않습니다.
- 사용 편의성: 고급 옵션이 정말로 필요한가요? 아니면 이러한 고급 기능이 혼란과 비일관성만 야기한다고 생각하시나요?
- 문서에 이미지, 동영상, GIF 등의 다양한 미디어를 끌어다 놓고 삽입할 수 있는 기능
- 각 팀원이 필요한 문서를 간편하게 찾을 수 있는 중심 콘텐츠 라이브러리
- 맞춤형 템플릿
- 피드백 교환이나 주의가 필요한 문서에 새로운 활동이 발생했을 때 팀원에게 알려주는 알림 기능
- 실시간 업데이트
- 변경내용 기록과 제어
- 사용자 권한 및 파일 권한 제어
- 모바일 장치와 데스크톱에서의 접근성 및 iOS와 Android 장치 모두를 지원하는 앱의 유무
- 보안
- 모든 사용자와 장치에 콘텐츠 동기화
- 팀원을 @멘션하거나 작업을 배정하는 등의 기타 협업 기능
Dropbox Paper가 제공하는 콘텐츠 협업 기능과 문서 편집 기능은 하나의 문서에서 도표, 움직이는 GIF, 이모티콘, 파일, SoundCloud 클립, YouTube 링크 등 모든 유형의 콘텐츠를 팀원들과 공유할 수 있도록 지원합니다.
프로젝트 진행 상황 공유
한 가지 분명한 것은 직장에서 협업은 필수적이지만 올바른 도구를 갖추는 것 또한 그만큼 중요하다는 사실입니다. Dropbox를 사용하면 팀이 모든 유형의 콘텐츠 협업을 위한 단일 공간을 갖출 수 있습니다.
Paper는 팀이 문서 협업 프로세스의 모든 단계를 원활하게 진행할 수 있는 유연성을 제공합니다. Paper의 문서 협업 기능과 편집 기능을 사용하면 하나의 문서에서 모든 유형의 콘텐츠를 동료, 공동 작업자들과 공유할 수 있습니다.