Teknologi—dan pengaruhnya terhadap kebiasaan kerja kita—selalu berubah.
Tidak mengejutkan jika 58% tenaga kerja di Amerika Serikat, atau sekitar 92 juta orang, dapat bekerja dari jarak jauh baik paruh waktu maupun penuh waktu. Atau bahwa pengaturan kerja yang fleksibel adalah salah satu dari tiga motivasi utama bagi para profesional untuk mencari pekerjaan baru, menurut penelitian yang sama.
Namun seiring dengan semakin menjauhnya kita dari rekan-rekan kita, kita lebih sedikit menghabiskan waktu bersama secara fisik, apa yang terjadi dengan kreativitas dan kolaborasi? Bisakah Anda benar-benar menciptakan kembali percikan yang sama, sambil menatap webcam dari kantor di rumah?
Singkatnya—ya. Faktanya, kerja hibrida telah memungkinkan alat kolaborasi tim berkembang dan berkembang pesat untuk memenuhi permintaan yang semakin meningkat.
Jadi, bagaimana Anda memfasilitasi kolaborasi di era baru yang berbeda secara digital? Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang alat kolaborasi seperti Dropbox Paper, beserta kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk dicoba bersama tim Anda sekarang.
Sebelum kita membahasnya, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya—apa sih yang dimaksud dengan kolaborasi dokumen?
Apa itu kolaborasi dokumen?
Kolaborasi dokumen mengacu pada sistem akses bersama bagi anggota tim untuk berkontribusi dan mengedit dokumen bersama. Jenis dokumen kolaboratif meliputi:
- Kalender
- Spreadsheet
- Daftar tugas
- Catatan rapat
- Curah pendapat
- Potongan konten seperti draf artikel
Platform kolaborasi dokumen berbasis awan, seperti Google Docs atau Dropbox Paper, membantu merampingkan manajemen proyek untuk tim jarak jauh. Daripada melakukan proses pengeditan dan berbagi dokumen bolak-balik melalui jaringan email atau aplikasi perpesanan yang memakan waktu, Anda dapat mengedit bersama, menetapkan tugas, dan membuat anotasi pada satu dokumen dengan semua kolaborator Anda.
Alat manajemen dokumen seperti Trello, atau penyimpanan cloud di Dropbox, menyempurnakan pengalaman ini dengan menyediakan basis pengetahuan terpusat bagi seluruh tim Anda untuk mengakses dokumen untuk kolaborasi.
Mengapa berkolaborasi dalam dokumen?
Di banyak bisnis modern, di mana pekerjaan hibrida dan jarak jauh menjadi hal yang biasa, ruang kerja yang terutama digital berarti menekankan produktivitas dan efisiensi. Dalam hal ini, perangkat lunak kolaborasi dokumen membantu tim dengan mudah berbagi dokumen untuk masukan tim, menyederhanakan beban kerja mereka, dan menghasilkan karya terbaik mereka.
Ada berbagai alasan mengapa kolaborasi dokumen dapat meningkatkan alur kerja tim Anda. Beberapa contohnya meliputi:
- Memungkinkan tim terdistribusi atau tim jarak jauh untuk terhubung dan berintegrasi
- Peningkatan berbagi pengetahuan dan komunikasi di antara anggota tim
- Kolaborasi tim dalam dokumen proyek dapat meningkatkan keterlibatan tim
- Organisasi yang lebih baik dan manajemen tugas—Anda tidak perlu menelusuri rangkaian email yang panjang untuk menemukan dokumen yang tepat, atau menggabungkan beberapa versi dokumen ke dalam satu file!
- Digital-first mengurangi jejak kertas dan mempermudah berbagi file dalam format berbeda dan di perangkat berbeda
- Fungsionalitas yang lebih canggih memungkinkan Anda menyimpan otomatis dan melacak perubahan, serta memantau pembaruan dokumen real-time melalui riwayat versi dan kontrol—ini memudahkan untuk menemukan kesalahan atau galat dan memutar kembali ke versi dokumen sebelumnya
Mendorong pengeditan dokumen kolaboratif di tim Anda
Tergantung pada sifat bisnis Anda, kemungkinan kolaborasi tidak terbatas. Bekerja dalam tim kreatif? Gunakan dokumen bersama untuk menyusun ide, menukarnya, dan mengembangkannya. Bekerja di bidang yang mengutamakan detail dan akurasi? Gunakan alat kolaborasi untuk memeriksa pekerjaan satu sama lain sebagai bagian dari proses QA.
Meskipun penggunaan alat kolaborasi sangat luas, ada beberapa cara umum untuk mengintegrasikan kolaborasi ke dalam pengaturan tim apa pun, misalnya:
- Tingkatkan alur kerja umpan balik Anda—sertakan sesi QA dan peninjauan pekerjaan masing-masing ke dalam proses Anda, tinggalkan komentar dan anotasi pada dokumen jika diperlukan
- Kelola proyek secara efisien—tetapkan tugas satu sama lain, sehingga detail pekerjaan proyek tidak hilang saat diterjemahkan
- Pastikan semua orang tetap pada jalurnya dengan file proyek pusat—membuat dokumen “hidup” seperti garis waktu dan kalender konten, sehingga setiap anggota tim mengetahui apa yang mereka lakukan dan kapan
Alat kolaboratif yang dapat digunakan
Berkat teknologi penyimpanan awan, alat kolaboratif kini ada di mana-mana.
Berikut tiga aplikasi pengolah kata kolaboratif yang paling terkenal, misalnya:
- Dropbox Paper—pengolah kata yang sederhana, praktis, dan tanpa ribet
- Google Docs—bagian dari ekosistem Google Workspace
- Microsoft Word—bagian dari ekosistem Microsoft Office 365
Bagi tim yang bekerja menggunakan banyak aplikasi, peralihan yang terus-menerus antar ekosistem dapat mengganggu alur kerja dan produktivitas secara keseluruhan.
Bukankah lebih baik jika ada cara untuk menyatukan berbagai ekosistem, sehingga Anda dapat berkolaborasi dalam dokumen, apa pun bahan pembuatannya?
Kebetulan, penyimpanan awan Dropbox memungkinkan Anda melakukan hal itu.
Baik Anda berkolaborasi pada dokumen Word, Google Doc, atau file di Dropbox Paper, semua dapat dibuat dan disimpan di dalam Dropbox.
Akhirnya semua file Anda ada di satu tempat.
Apa yang harus dicari dalam alat kolaborasi dokumen
Sekarang setelah kita menjelajahi beberapa alat kolaborasi umum yang patut dipertimbangkan, bagaimana Anda tahu mana yang tepat untuk kebutuhan Anda?
Fitur kolaborasi tepat yang dibutuhkan tim Anda akan bergantung pada berbagai hal, termasuk jenis dokumen yang Anda kerjakan, persyaratan proyek, dan prioritas Anda.
Apa pun kebutuhan spesifik Anda, beberapa fitur mendasar untuk kolaborasi patut dipertimbangkan dan diperiksa:
- Simpan otomatis—sehingga tidak ada perubahan yang hilang saat dokumen ditutup
- Kemudahan penggunaan—apakah Anda benar-benar memerlukan opsi lanjutan, atau apakah opsi tersebut hanya akan menimbulkan kebingungan dan inkonsistensi?
- Kemampuan untuk menyematkan serta menarik dan menaruh berbagai media ke dalam dokumen, seperti gambar, video, dan GIF
- Pustaka konten terpusat yang memudahkan setiap anggota tim menemukan dokumen yang tepat untuk dikerjakan
- Templat yang dapat disesuaikan
- Pemberitahuan, untuk memperingatkan anggota tim tentang aktivitas baru pada dokumen yang memerlukan masukan atau kesadaran mereka
- Pembaruan waktu nyata
- Riwayat versi dan kontrol
- Kontrol izin pengguna dan file
- Aksesibilitas dari perangkat seluler serta desktop, dengan aplikasi untuk perangkat iOS dan Android
- Keamanan
- Sinkronisasi antar pengguna dan perangkat
- Fitur kolaborasi tambahan, seperti kemampuan untuk @sebutan atau menetapkan tugas kepada anggota tim
Kolaborasi konten dan pengeditan dokumen Dropbox Paper memungkinkan Anda berbagi semua jenis konten—mulai dari tabel, GIF animasi, emoji, dan file ke klip SoundCloud dan tautan YouTube—bersama anggota tim Anda hanya dalam satu dokumen.
Tetap selaras
Mari kita perjelas satu hal: kolaborasi sangat penting di tempat kerja—tetapi memiliki alat yang tepat sama pentingnya. Dengan Dropbox, tim Anda memiliki satu ruang untuk semua kebutuhan kolaborasi konten Anda.
Fleksibilitas Paper dapat memandu tim Anda melalui setiap langkah proses kolaborasi dokumen. Kemampuan kolaborasi dan pengeditan dokumen Paper memungkinkan Anda berbagi semua jenis konten dengan kolega dan kolaborator hanya dalam satu dokumen.