Teknologien og dens indflydelse på vores arbejdsvaner er i konstant forandring.
Ikke overraskende kan 58 % af personer i arbejde i USA, cirka 92 millioner mennesker, arbejde hjemmefra, enten på deltid eller fuld tid. Det er heller ingen overraskelse, at fleksible arbejdsformer er en af de tre største motivationsfaktorer for, at folk søger nyt job, i henhold til samme undersøgelse.
Men efterhånden som vi kommer længere væk fra vores kolleger og tilbringer mindre tid fysisk i hinandens selskab, hvad sker der så med kreativiteten og samarbejdet? Er det virkelig muligt at skabe tænde gnist, når man kigger ind i et webkamera fra sit hjemmekontor.
Kort sagt – ja. Faktisk har hybridarbejde gjort det muligt for værktøjer til teamsamarbejde at udvikle sig hurtigt, så de kan tilfredsstille den hastigt voksende efterspørgsel.
Men hvordan kan du så skabe grobund for samarbejdet i denne nye, digitalt opsplittede tidsalder? I denne vejledning forklarer vi alt, hvad du har brug for at vide om samarbejdsværktøjer som Dropbox Paper, ligesom vi giver praktiske tips, som du kan afprøve med dit team i dag.
Før vi går i dybden med det, vil vi starte med det helt grundlæggende – hvad er dokumentsamarbejde egentlig?
Hvad er dokumentsamarbejde?
Dokumentsamarbejde henviser til et system med delt adgang for teammedlemmer, hvor de kan bidrage til og redigere i dokumenter sammen. Dokumenter med disse samarbejdsmuligheder er f.eks.:
- Kalendere
- Regneark
- Opgavelister
- Mødenotater
- Brainstorming
- Indhold som f.eks. udkast til artikler
En cloudbaseret platform til dokumentsamarbejde, f.eks. Google Docs eller Dropbox Paper, hjælper med at strømline projektstyringen for fjernarbejdende teams. I stedet for den tidskrævende redigering af dokumenter og beskeder frem og tilbage via e-mail eller beskedapps kan du redigere, tildele opgaver og annotere i ét og samme dokument sammen med alle dine samarbejdspartnere.
Et dokumentstyringsværktøj som f.eks. Trello eller cloudlagring i Dropbox gør denne oplevelse endnu bedre ved at udgøre en central videnbase for hele dit team, hvor de kan tilgå de dokumenter, de vil samarbejde om.
Hvorfor skal man samarbejde i dokumenter?
I mange moderne virksomheder, hvor hybridarbejde og fjernarbejde bliver mere almindeligt, er en primært digital arbejdsplads med til at sætte større fokus på produktivitet og effektivitet. Som en del af dette hjælper dokumentsamarbejde teams med nemt at dele dokumenter, så andre i teamet kan give deres input, de kan strømline deres arbejde og yde deres allerbedste.
Der er mange forskellige årsager til, at dokumentsamarbejde kan forbedre dit teams arbejdsgange. Her er nogle eksempler:
- Giver distribuerede eller fjernarbejdende teams mulighed for at holde kontakt og skabe integration
- Forbedret videndeling og kommunikation mellem teammedlemmerne
- Teambaseret samarbejde i projektdokumenter kan øge engagementet i teamet
- Bedre organisering og opgavestyring – du behøver ikke at rulle gennem en lang liste af e-mails for at finde det rigtige dokument eller bruge tid på at samle flere versioner af et dokument i én fil.
- Når det digitale er udgangspunktet, bliver der skabt mindre papir og færre dokumenter, og det er nemmere at dele filer i forskellige formater og på forskellige enheder
- Mere avancerede funktioner giver dig mulighed for at gemme automatisk og spore ændringer og også overvåge dokumentændringer i realtid via versionshistorik og -styring – og det gør det nemmere at opdage fejl og vende tilbage til en tidligere version af dokumentet'
Motivér til fælles dokumentredigering i dit team
Afhængigt af hvad din virksomhed beskæftiger sig med, er mulighederne for samarbejde uendelige. Arbejder du i et kreativt team? Brug et delt dokument til at samle nye idéer, dele dem og bygge videre på dem. Arbejder du inden for et felt, hvor detaljer og præcision er altafgørende? Brug samarbejdsværktøjer til at læse korrektur på hinandens arbejde som en del af kvalitetsprocessen.
Selv om der er et utal af måder at bruge samarbejdsværktøjer på, er der nogle få almindelige måder at integrere samarbejde i forskellige former for teams:
- Optimer jeres feedbackworkflow – Indarbejd kvalitetssikrings- og evalueringssessioner for hinandens arbejde i jeres processer, hvor I indsætter kommentarer og annotationer i dokumenter, når det er nødvendigt
- Administrer projekter effektivt – Tildel opgaver til hinanden, så detaljerne i projektarbejdet ikke går tabt
- Hold alle på sporet med fælles centrale projektfiler – Opret “levende” dokumenter, som f.eks. tidslinjer og indholdskalendere, så alle medlemmer af teamet ved, hvad de skal lave og hvornår
Samarbejdsværktøjer, der kan bruges
Takket være cloudlagerteknologier er samarbejdsværktøjer overalt i dag.
Her er tre eksempler på de mest kendte samarbejdsprogrammer til tekstbehandling:
- Dropbox Paper – enkel og praktisk tekstbehandling uden alt det unødvendige
- Google Docs – en del af Google Workspace-verdenen
- Microsoft Word – en del af Microsoft Office 365-verdenen
For teams, der arbejder i flere forskellige programmer, kan det være forstyrrende for arbejdsgangen og den samlede produktivitet at skulle springe frem og tilbage mellem forskellige systemer.
Ville det ikke være skønt, hvis der fandtes noget, der gjorde det muligt at forene de mange systemer, så I kan samarbejde om dokumenter, uanset hvilket program de er oprettet i?
Faktisk er det præcis det, som Dropbox-cloudlager kan hjælpe dig med.
Uanset om I samarbejder om et Word-dokument, et Google-dokument eller en fil i Dropbox Paper, kan det hele oprettes og gemmes i Dropbox.
Alle jeres filer, samlet på ét sted – endelig!
Hvad skal værktøjer til dokumentsamarbejde kunne?
Nu, hvor vi har set på nogle af de almindelige samarbejdsværktøjer, der er værd at overveje, hvordan ved du så, hvad der opfylder netop dine behov?
Helt nøjagtigt hvilke samarbejdsfunktioner dit team har brug for, afhænger af en række forskellige ting, f.eks. hvilken type dokumenter I arbejder med, jeres projektforudsætninger, og hvad I prioriterer højest.
Uanset hvad jeres specifikke behov er, er der nogle grundlæggende funktioner, som det er værd at holde øje med:
- Automatisk dokumentlagring – så ingen ændringer går tabt, når dokumentet bliver lukket
- Brugervenlighed – har du virkelig brug for avancerede funktioner, eller vil de bare skabe forvirring og uregelmæssigheder?
- Muligheden for at trække forskellige typer medieindhold direkte ind i dokumentet, f.eks. billeder, videoklip og GIF-filer
- Et centralt indholdsbibliotek, der gør det nemt for alle i teamet at finde de rigtige dokument at arbejde på
- Skabeloner, der kan tilpasses
- Meddelelser, der giver teammedlemmerne besked om ny aktivitet i dokumentet, som kræver deres input eller opmærksomhed
- Opdatering i realtid
- Versionshistorik og versionsstyring
- Styring af bruger- og filtilladelser
- Adgang fra både mobilenheder og computere med apps til både iOS- og Android-enheder
- Sikkerhed
- Synkronisering mellem brugere og enheder
- Yderligere samarbejdsfunktioner, som f.eks. muligheden for at @omtale eller tildele opgaver til teammedlemmer
Dropbox Papers indholdssamarbejde og dokumentredigering giver dig mulighed for at dele alle typer indhold – lige fra tabeller, animerede GIF-filer, emojier og filer til SoundCloud-klip og YouTube-links med medlemmerne af dit team i ét eneste dokument.
Hold alle opdateret
Lad os sige det klart og tydeligt: Samarbejde er essentielt på arbejdspladsen – men det er lige så vigtigt at have de rigtige værktøjer. Med Dropbox har dit team ét samlet sted til alt jeres indholdssamarbejde.
Papers fleksibilitet gør det nemt at guide dit team gennem hvert trin af processen i dokumentsamarbejdet. Funktionerne til dokumentsamarbejde og -redigering i Paper giver dig mulighed for at dele alle typer indhold med dine kolleger og samarbejdspartnere i ét og samme dokument.