Tekniken förändras ständigt – och även dess påverkan på våra arbetsvanor.
Det är ingen överraskning att 58 % av de anställda i USA, cirka 92 miljoner människor, kan arbeta på distans antingen på deltid eller på heltid. Eller att ett flexibelt arbetsarrangemang är en av de tre främsta anledningarna för yrkesverksamma att söka ett nytt jobb, enligt samma undersökning.
Men vad händer med kreativiteten och samarbetet när vi rör oss längre bort från våra kollegor och tillbringar mindre tid i varandras fysiska närhet? Kan du verkligen återskapa samma känsla när du stirrar in i en webbkamera från hemmakontoret?
Kort sagt – ja. Faktum är att hybridarbete har gjort det möjligt för verktyg för teamsamarbete att utvecklas i snabb takt och förbättras för att möta den ökande efterfrågan.
Så hur underlättar man samarbetet i den nya, digitalt fragmenterade tidsåldern? I den här guiden förklarar vi allt du behöver veta om samarbetsverktyg som Dropbox Paper samt ger konkreta tips att prova med ditt team redan idag.
Men innan vi går in på det ska vi börja med grunderna – vad är dokumentsamarbete egentligen?
Vad är dokumentsamarbete?
Dokumentsamarbete är ett system med delad åtkomst för teammedlemmar för att arbeta med och redigera dokument tillsammans. Exempel på samarbetsdokument är:
- Kalendrar
- Kalkylblad
- Att-göra-listor
- Mötesanteckningar
- Idékläckning
- Delar av innehåll som utkast till artiklar
En molnbaserad plattform för dokumentsamarbete som Google Docs eller Dropbox Paper hjälper till att effektivisera projekthantering för team som arbetar på distans. Istället för den tidskrävande processen att redigera och dela dokument fram och tillbaka via e-postkedjor eller meddelandeappar kan du samredigera, tilldela uppgifter och kommentera ett enda dokument med alla dina samarbetspartners.
Ett dokumenthanteringsverktyg som Trello, eller molnlagring i Dropbox, förbättrar denna upplevelse genom att ge en centraliserad kunskapsbas där hela teamet kan komma åt dokument för samarbete.
Varför ska man samarbeta kring dokument?
I många moderna företag, där hybrid- och distansarbete blir allt vanligare, innebär en huvudsakligen digital arbetsplats att man betonar produktivitet och effektivitet. Programvara för dokumentsamarbete hjälper team att enkelt dela dokument för att få input, effektivisera arbetsbelastningen och producera sitt bästa arbete.
Det finns många anledningar till varför dokumentsamarbete kan förbättra teamets arbetsflöde. Några exempel på dessa är:
- Det möjliggör för team som är utspridda eller arbetar på distans att kommunicera och integrera.
- Det skapar förbättrad kunskapsdelning och kommunikation mellan teammedlemmarna.
- Teamsamarbete i projektdokument kan öka teamets engagemang.
- Det ger bättre organisation och uppgiftshantering – du behöver inte bläddra igenom en lång e-postkedja för att hitta rätt dokument, eller konsolidera flera versioner av ett dokument i en fil.
- Fokus på digitala lösningar minskar pappershanteringen och gör det enklare att dela filer i olika format och på olika enheter.
- Med mer avancerade funktioner kan du autospara och spåra ändringar samt övervaka dokumentuppdateringar i realtid genom versionshistorik och -kontroll – detta gör det enklare att upptäcka misstag eller fel och gå tillbaka till en tidigare version av dokumentet.
Främja gemensam dokumentredigering i teamet
Beroende på vilken typ av företag du har är möjligheterna till samarbete oändliga. Arbetar du i ett kreativt team? Använd ett delat dokument för att ta fram idéer, utbyta dem och bygga vidare på dem. Arbetar du inom ett område där detaljer och noggrannhet är av största vikt? Använd samarbetsverktyg för att kontrollera varandras arbete som en del av kvalitetssäkringsprocessen.
Användningsområdena för samarbetsverktyg är många, men det finns några vanliga sätt att integrera samarbete i en teamuppsättning, till exempel:
- Förbättra arbetsflödet för feedback: Inför kvalitetssäkring och granskning av varandras arbete i processen och lämna kommentarer och anteckningar på dokument vid behov.
- Hantera projekt effektivt: Tilldela varandra uppgifter så att detaljerna i projektarbetet inte går förlorade.
- Håll alla på rätt spår med centrala projektfiler: Skapa "levande" dokument som tidslinjer och innehållskalendrar, så att alla teammedlemmar vet vad de gör och när.
Samarbetsverktyg att använda
Tack vare molnlagringstekniken blir samarbetsverktyg allt vanligare.
Här är tre av de mest kända programmen för gemensam ordbehandling:
- Dropbox Paper – enkel, praktisk ordbehandling utan krångel
- Google Docs – del av ekosystemet för Google Workspace
- Microsoft Word – del av ekosystemet för Microsoft Office 365.
För team som använder flera olika program kan det ständiga hoppandet mellan olika ekosystem vara störande för arbetsflödet och den övergripande produktiviteten.
Vore det inte bra om det fanns ett sätt att sammanföra flera ekosystem så att ni kunde samarbeta i dokument oavsett vilket program de skapats i?
Med Dropbox molnlagring kan ni faktiskt göra precis det.
Oavsett om ni samarbetar i ett Word-dokument, ett Google-dokument eller en fil i Dropbox Paper kan allt skapas och lagras i Dropbox.
Alla dina filer på ett ställe, äntligen.
Vad du ska tänka på när det gäller verktyg för dokumentsamarbete
Nu när vi har utforskat några av de vanligaste samarbetsverktygen som är värda att överväga, hur vet du då vilket som är rätt för dina behov?
Exakt vilka samarbetsfunktioner ditt team behöver beror på en rad olika faktorer, bland annat vilken typ av dokument ni arbetar med, vilka projektkrav ni har och vilka prioriteringar ni har.
Oavsett vilka era specifika behov är, finns det några grundläggande funktioner för samarbete som är värda att överväga och kontrollera:
- Spara automatiskt – så att inga ändringar går förlorade när dokumentet stängs
- Användarvänlighet – behöver du verkligen avancerade alternativ, eller kommer de bara att skapa förvirring och inkonsekvens?
- Möjligheten att bädda in och dra och släppa olika medier i dokument, som bilder, videor och GIF-filer
- Ett centraliserat materialbibliotek som gör det enkelt för varje teammedlem att hitta rätt dokument att arbeta med
- Anpassningsbara mallar
- Aviseringar – för att varna teammedlemmar om ny aktivitet i dokumentet som kräver deras input eller uppmärksamhet
- Uppdateringar i realtid
- Versionshistorik och -kontroll
- Behörighetskontroller för användare och filer
- Tillgänglighet från såväl mobila enheter som stationära datorer, med appar för både iOS- och Android-enheter
- Säkerhet
- Synkronisering mellan användare och enheter
- Ytterligare samarbetsfunktioner, som möjligheten att @nämna eller tilldela uppgifter till teammedlemmar
Med Dropbox Papers innehållssamarbete och dokumentredigering kan du dela alla typer av material med dina teammedlemmar i ett enda dokument – från tabeller, animerade GIF-filer, emoji och filer till SoundCloud-klipp och YouTube-länkar.
Håll er uppdaterade med varandra
Vi vill klargöra en sak: samarbete är nödvändigt på arbetsplatsen – men att ha rätt verktyg är minst lika viktigt. Med Dropbox har teamet ett enda utrymme för alla behov av innehållssamarbete.
Flexibiliteten hos Paper kan vägleda ditt team genom varje steg i processen för dokumentsamarbete. Med Papers funktioner för dokumentsamarbete och redigering kan du dela alla typer av material med kollegor och samarbetspartners i ett enda dokument.